Бизнес-статьи » Планирование рабочего времени (эффективные методы)


15 марта 2013 от business
В этой статье рассмотрим основные принципы планирования рабочего времени и эффективные методы его планирования.

Эффективное планирование времени особенно важно, когда перед вами стоит много задач, а справиться с ними необходимо за определенный период времени. Причем одинаково важно как планирование времени руководителя, так и сотрудников и подчиненных. Научиться планированию рабочего времени может любой человек, нужно только исключить некоторые факторы:

• технические ошибки — вы просто не знакомы с методами и приемами планирования рабочего времени. Начните с малого — составляйте список важных дел на бумаге;
• внешние факторы — вы можете соблюдать все правила планирования времени, но не все зависит только от вас;
• психологические установки — эффективное планирование времени не поможет, если то, чем вы занимаетесь, кажется вам бессмысленным и скучным.

Рассмотрим некоторые практические советы по планированию рабочего времени:

• отводите для выполнения какой-либо задачи определенный отрезок времени. Постарайтесь выбирать время в соответствии со своими биоритмами (жаворонок, сова), с привычным вам темпом работы. Сложные задания (или просто очень объемные) разбивайте по частям, выполнение которых не требует очень больших усилий;
• обязательно фиксируйте все задачи в ежедневнике, чтобы ничего не упустить;
• одно из основных правил планирования времени — организация рабочего пространства. Наведите порядок на рабочем столе, рассортируйте по папкам электронные документы, чтобы легко можно было найти любую информацию;
• подумайте серьезно — то, чему вы себя посвящаете, действительно ваше дело? Может, отказавшись от того, что вам скучно, вы будете с легкостью решать другие задачи?

Приступая к планированию рабочего времени, не оставляйте без внимания свое окружение. Всегда учитывайте возможность влияния внешних обстоятельств. Здесь можно дать следующие советы по эффективному планированию времени:

• не преувеличивайте свои возможности — беритесь только за тот объем задач, с которыми вы способны справиться. Учитывайте время, которое вы уделяете семье, хобби, спорту. В то же время в период дедлайна некоторые дела можно отложить на время;
• необходимо давать себе передышку, если вы плохо себя чувствуете. Отгородившись от дел всего на один день, вы быстро сможете все наверстать;
• в период серьезных перемен (переезд, свадьба, рождение ребенка) не старайтесь все успеть, расставьте для себя приоритеты и следуйте самому главному;
• всегда оставляйте время для непредвиденных ситуаций, решения экстренных вопросов, особенно если вы работаете в обстановке непредсказуемости (брокер, трейдер, врач и т. д.);
• если результат вашей работы зависит не только от вас, но и от партнеров, совместно определите конечную цель, выделите конкретные обязанности каждого из вас, планируйте этапы своей работы.

На планирование рабочего времени будут влиять и ваши личные психологические установки. Ваши мысли и убеждения подсознательно могут мешать эффективному планированию. Рассмотрим некоторые из них:

• ваши жизненные цели еще не определены. Не имея четкой цели на будущее, сложно определить, чем и в каких пропорциях должна быть наполнена ваша жизнь;
• вам нравится находится в состоянии постоянного цейтнота. Заполняйте свой график другими интересными делами, чтобы вам было выгодно завершить работу вовремя;
• вас пугает бездействие. Если вы стараетесь заполнить каждую минуту своего времени, возможно, есть проблемы, о которых не хочется думать в свободное время. Может, лучше уделить им внимание и найти решение?
• вы не можете сказать «нет» и готовы браться за любые поручения. В таком случае будьте готовы к тому, что ваши личные цели так и останутся просто написанными на бумаге;
• вас пугают неудачи. В этом случае задайте себе вопрос: «Что самого худшего может произойти со мной в случае неудачи?». И помните, неудача — это не тупик, а еще один шаг вперед;
• вы боитесь успеха — возможно и такое. Ведь новая желанная должность может означать отказ от части времени, проводимого с семьей или друзьями. Постарайтесь больше общаться с успешными людьми, чтобы проникнуться атмосферой успеха;
• вы опасаетесь перемен — этот страх преодолевается поэтапным планированием движения к своей цели;
• вы боитесь завершения проекта — для некоторых людей процесс важнее результата. Напомните себе, что завершая один этап, вы имеете возможность приступить к другой интересной задаче.

Попробуйте применить лишь некоторые из этих методов планирования рабочего времени, и ваша жизнь станет намного продуктивнее и ярче.