31 марта 2013 от business
Телефон был изобретен и создан для общения людей, находящихся на расстоянии. И несмотря на то, что разговаривать по телефону с тех пор научился каждый, телефонный этикет знаком далеко не всем.Правила телефонного разговора предполагают способность определять характер звонка и контролировать свои эмоции во время общения по телефону.
Если вы хотите научиться правильно разговаривать по телефону, начните с эмоций. Не нужно бояться общения по телефону, наоборот, перед важным звонком необходимо расслабиться:
• сначала сильно напрягите все мышцы, глубоко вдохните и начинайте считать от 1 до 5;
• затем медленно выдыхайте и постепенно расслабляйте тело;
• повторите это упражнение еще раз (следите за тем, чтобы зубы не сжимались);
• подышите спокойно в течение нескольких секунд;
• представьте, что находитесь в приятном месте, слышите шум воды, пение птиц.
Как же разговаривать по телефону, не испытывая страх? Правильно разговаривать по телефону поможет воображение — представьте, что ваш собеседник сидит перед вами, внимательно слушает и реагирует на ваши слова.
Чтобы разговаривать по телефону более свободно, вы можете жестикулировать, как при обычной беседе.
Как правильно разговаривать по телефону в зависимости от природы звонка?
Если предстоящее общение по телефону для вас неприятно, и разговор хочется отложить, лучше этого не делать. Наоборот, позвоните сами и начните сложный разговор, таким образом вы будете иметь преимущество в общении:
• тот, кто начинает разговор, невольно делает собеседника зависимым — тот должен оторваться от дел и выслушать вас;
• именно вы задаете тему разговора;
• право закончить разговор тоже принадлежит вам.
Чтобы общение по телефону было продуктивным, необходимо сразу определить для себя, чего вы хотите добиться в ходе разговора. Говорите как можно увереннее, для этого можно разговаривать по телефону стоя.
Если во время разговора вы намерены производить какие-то расчеты, анализировать показатели — трубку лучше держать у правого уха. Так звуковые импульсы быстрее попадают в левое полушарие мозга, ответственное за анализ сложной информации.
Если же предполагается эмоциональная беседа, приложите трубку телефона к левому уху — правое полушарие отвечает именно за анализ эмоций.
Если вы заранее знаете, что разговаривать по телефону с конкретным собеседником вам будет неприятно, но тем не менее разговор необходим — звоните, как только почувствуете, что готовы, и сразу излагайте суть вопроса. Если на какой-либо вопрос вы не готовы ответить, пообещайте перезвонить, выясните и обдумайте информацию. Окончив разговор, убедитесь, что ваша цель достигнута.
Если вы хотите напомнить должнику о возврате долга, не нужно разговаривать на посторонние темы — сразу назовите сумму долга и уточните срок выплаты. При этом будьте готовы ответить на все отговорки собеседника.
Как правильно разговаривать по телефону, когда вас в чем-то обвиняют.
Сохраняйте спокойствие, все угрозы и крики пропускайте мимо ушей. Не пререкайтесь с собеседником, постарайтесь разговаривать по телефону спокойно, отвечайте односложными фразами — это немного успокоит звонящего. Затем подумайте, насколько велика степень вашей вины, не преувеличивая ее. Затем перезвоните и, соблюдая правила телефонного разговора, постарайтесь объяснить ситуацию.
Если же вы чем-то или кем-то недовольны, и хотите выразить это недовольство по телефону, определите для себя цель разговора и желаемый результат. Соблюдайте телефонный этикет — не меняйте тон разговора, не переходите на личности.
Внимательно изучив материал о том, как правильно разговаривать по телефону, вы сможете легче справляться с различными проблемами.