Матрица Эйзенхауэра – это принцип расстановки приоритетов, который позволяет эффективно решать наибольшее количество задач в течение дня. Данный способ управления временем назван в честь его автора и создателя – тридцать четвертого президента США
Дуайта Дэвида Эйзенхауэра. В силу своего положения он был вынужден выполнять огромное количество дел за день и для того, чтобы делать это успешно, придумал принципы планирования времени, которые впоследствии стали известны как матрица приоритетов Эйзенхауэра или квадрат Эйзенхауэра.
В чем заключается суть принципа Эйзенхауэра?
Это своеобразный процесс систематизации дел в зависимости от их важности и срочности. Эйзенхауэр предлагал делить дела на четыре категории в зависимости от их значимости. Все задачи нужно классифицировать и вписывать в своеобразную таблицу в виде четырех квадратов (
A,B,C,D). Для задач, которые требуют безотлагательного выполнения и имеют особую значимость, существует квадрат «А». В квадрат «В» вписываются дела, которые тоже очень важны, но с их выполнением можно повременить. Категория «С» - это место для дел, которые не так важны, но приступить к ним нужно незамедлительно. И наконец, в квадрат «D» включаются задачи неважные и не срочные. Такая расстановка приоритетов позволяет управлять своим временем.
Для того чтобы понять секреты тайм-менеджмента по принципу Эйзенхауэра, нужно как следует разобрать каждую из категорий.
Категория А: значимые дела, которые не терпят отлагательств
В пространство этого квадрата вписываются дела и задачи, которые больше не могут ждать и являются очень важными для нас. Принцип Эйзенхауэра предполагает, что данный квадрат должен быть пуст, потому что человек, грамотно владеющий тайм-менеджментом, не допустит авральной, критической ситуации в делах. Часто дела превращаются в срочные по нашей вине. Привычка откладывать все на потом или примитивная человеческая лень – распространенные причины заполнения квадрата «А».
Матрица Эйзенхауэра, категория «А», задачи и дела, которые следует поместить:
• все дела, которые связаны со здоровьем;
• задачи, игнорирование которых, станет причиной проблем, трудностей;
• дела, которые должны приблизить к поставленной цели.
Например:
• посещение медицинского учреждения;
• совершение важного звонка по рабочему вопросу;
• выполнение рабочей задачи, если близится крайний срок ее завершения;
• приглашение специалиста с целью устранения серьезной технической неполадки;
• отдых, в котором есть острая необходимость.
Не следует допускать переход текущих дел в квадрат «А», так как организовать нормальный рабочий процесс, постоянно находясь на грани аврала, очень трудно. Расстановка приоритетов должна происходить так, чтобы проблемы решались до их появления, то есть нужно просчитывать все ходы наперед и не откладывать важные дела на потом.
Категория «В»: важные дела, которые могут подождать
Матрица приоритетов Эйзенхауэра отводит этому квадрату значительную роль. Опыт подсказывает, если уделять внимание делам из категории «В» и систематически их выполнять, то результаты не заставят себя ждать. Такая расстановка приоритетов сделает рабочий процесс максимально эффективным и приблизит к успеху.
Реальное преимущество дел из этого квадрата в том, что на их выполнение есть достаточное количество времени, так как они несрочные. И важно помнить, что если не уделить таким делам внимание и время, то есть риск их перемещения в квадрат «А», чего нельзя допускать согласно принципу Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра, категория «В», примеры задач и дел:
• - планирование рабочих проектов;
• - действия предупреждающего характера;
• - поиск новых партнеров;
• - оценка результатов завершенных проектов;
• - поиск дополнительных перспектив развития.
Категория «С»: Второстепенные дела, которые не терпят отлагательств
Сектор «С» квадрата Эйзенхауэра должен содержать задачи, которые не так важны, но являются срочными. Чаще всего расстановка приоритетов происходит так, что человек бросает все силы на выполнение этих задач и при этом не осознает, что это отдаляет его от поставленной цели. Такие дела отвлекают от того, что действительно важно.
Матрица Эйзенхауэра – это система, которая требует точного и безошибочного использования, поэтому важно правильно классифицировать задачи. При расстановке приоритетов многие путают задачи, которые относятся к квадрату «С» с задачами, относящимися к квадрату «А». Например, если начальник дал задание, которое требует незамедлительного исполнения, но не относится к работе, то эта задача должна оказаться в квадрате «С», как важная, но несрочная, а не в квадрате «А».
Матрица Эйзенхауэра настраивает на то, что нельзя отходить от намеченных целей и тратить свою энергию и время на отвлеченные и незначимые дела.
Матрица Эйзенхауэра, категория «С», примеры задач:
• нежданные гости, которые отнимут время и внимание;
• ликвидация неприятных последствий собственной халатности;
• срочные встречи, которых не было в вашем плане.
Категория «D»: незначимые дела, выполнение которых терпит или вообще не требуется
Расстановка приоритетов по принципу Эйзенхауэра должна происходить таким образом, чтобы задачам из этого квадрата уделялось меньше всего времени и сил. Их можно вообще не выполнять и это пойдет вам на пользу. Скорее всего, задачи будут несложными и интересными, но это не повод браться за них. Учитывая то, что они не приближают вас к намеченной цели, строго ограничивайте время на их выполнение или вовсе исключите из списка дел.
Матрица Эйзенхауэра, категория «С», задачи и дела, которые следует включить:
• пустые разговоры по мобильному;
• развлечения и увеселительные мероприятия;
• любые отвлекающие, мешающие основной деятельности объекты.
Матрица Эйзенхауэра поможет решить такую сложную задачу, как расстановка приоритетов. Этот метод позволит управлять своим временем и достигать намеченных целей.
