В жизни случаются различные ситуации, и иногда необходимо составить такой документ, как
объяснительная записка работника. Как написать объяснительную записку грамотно и по правилам, знают не все. Документ не является типовым, специальной формы его заполнения нет, поэтому каждый обычно пишет его, как знает, в свободном стиле. Тем не менее, объяснительная записка работника может отличаться, например, от объяснительной записки в школу, иметь определенные требования к оформлению и информационной наполненности. В чем заключаются эти нюансы, как написать объяснительную записку, об этом мы поговорим дальше.
Правила написания записки
Объяснительная записка – это такой вид делового документа, который призван собрать всесторонние факты для выяснения какой-то сложившейся ситуации. От заявления или докладной она отличается тем, что человек, составляющий этот документ, ни о чем не заявляет и ничего не просит у начальства, не делает никаких выводов. Объяснительная записка – это максимально точное отражение того, что произошло.
Написание этого документа требуется в тех случаях, когда есть основания рассматривать какую-то острую ситуацию. Например, в случае прогула, опоздания, нарушения сроков выполнения работ или вовсе невыполнение задания и прочие случаи.
Несмотря на то, что документ составляется в свободной форме, чтобы
написать объяснительную записку, необходимо придерживаться таких общих правил составления документов:
• составлять документа надо исключительно от первого лица, факты излагать в хронологическом порядке, предложения формировать логично;
• излагать информацию кратко и исключительно достоверно;
• придерживаться делового стиля, не использовать просторечные выражения или ненормативную лексику;
• завершать документ датой его составления и личной подписью.
Существуют разные виды объяснительных записок. Далее мы рассмотрим примеры составления наиболее часто встречающихся.
Образец объяснительной записки работника
Практически каждому сотруднику хоть раз в жизни приходится составлять объяснительную. Объяснительная записка работника составляется по таким правилам.
Вверху справа пишут имя должностного лица, которому адресуется документ. Чуть ниже пишется, от кого этот документ исходит. Под именем составителя тут же пишется его должность. После этого по центру листа проставляется название документа – объяснительная.
Далее идет основная часть документа. Здесь объяснительная записка работника должна содержать точное и последовательное изложение всех фактов, которые имели место быть в рассматриваемой ситуации. Примером составление может служить следующий документ о прогуле:
«
27.11.2016 г. я не вышел на работу в связи с аварийной ситуацией, которая возникла у меня в квартире. Рано утром я обнаружил, что у меня прорвало трубу холодного водоснабжения. Я вызвал аварийную службу и до ее приезда пытался остановить поток воды и максимально минимизировать потенциальный ущерб от нее. Работники аварийной службы приехали на вызов в 11.00 – через четыре часа после моего звонка. В 11.30 бригада приступила к работам. Поскольку авария оказалась серьезной, работы заняли три часа, и в 14.30 бригада только закончила намеченный фронт работ. Поскольку я проживаю в квартире один, ни у кого больше не было возможности обеспечить бригаде доступ к точке аварии. В 15.00 сотрудники аварийной службы собрали инструменты и уехали. До 16.00 я убирал в квартире, чтобы минимизировать ущерб от аварии себе и соседям. Поскольку рабочий день в нашей компании заканчивается в 17.00, а ехать до работы мне надо не менее часа, я принял решение остаться дома.
Сообщить о произошедшем по телефону я не мог, так как телефонная линия стационарной связи порвана после недавних снегопадов и еще не отремонтирована. А на моем мобильном телефоне закончились средства.
К объяснительной прилагаю справку от ремонтной службы, которая подтверждает факт аварии и время проводимых работ».
Далее ставите подпись, указываете фамилию и дату.
Составленная записка передается уполномоченному лицу или руководителю, который должен поставить на ней резолюцию, указав действия, которые надо совершить в отношении работника. Если было принято решения применить к нему меры дисциплинарного характера, записка используется как доказательство и прикрепляется к личному делу сотрудника.
Объяснительная записка в школу
Главное отличие этой объяснительной записки от предыдущей заключается только в адресате. В этом случае документ может направляться:
• заучу школы;
• директору школы;
• классному руководителю.
Аналогично в шапке в правом верхнем углу указывается, кому и от кого составляется документ. Если его пишут родители, то они указывают свое имя. Основную часть документа тогда они тоже пишут от своего имени, излагая обстоятельства со своей точки зрения. По возможности к записке также прилагаются документы в качестве доказательств, например, справка осмотра врачом ребенка.
Глобальных отличий в составлении документа нет. Важно лишь заранее разобраться, на имя кого будет составлен документ. Как правило, небольшие недоразумения решаются на уровне классного руководителя.
Примерно по таким правилам составляется объяснительная записка работника. Как написать объяснительную записку, как видим, нет никакой сложности.
Объяснительная записка на работу пример скачать (435)
Объяснительная записка в школу пример скачать (261)
