Наверное, каждый из нас сталкивался с моментом, когда организовать порядок на рабочем месте становится просто необходимо. Ведь именно рабочий стол является тем местом, где мы выполняем все наиболее важные дела, будь то заполнение квитанций, составление отчетов или другие рабочие моменты. Эффективность и результативность работы во многом зависит от того, как организовано рабочее место. Когда количество папок и бумаг загромождает практически весь стол, а найти ручку или карандаш просто невозможно, человек тратит много лишнего времени на поиски нужного. Другое дело, когда каждая вещь имеет свое место и находится в свободном доступе.
Беспорядок на рабочем месте снижает эффективность работы, отнимает лишнее время, да и просто действует на нервы, что сказывается на настроении человека. Поэтому в данном материале мы предлагаем вашему вниманию ряд действий, которые необходимо выполнить для того, чтобы организовать порядок на рабочем месте.
1. Начнем с уборки. Все бумаги, ручки, папки необходимо просто убрать с территории своего стола для того, чтобы можно было оценить полный размер рабочего места. После этого рассортируйте предметы по отдельным группам. Допустим, одна группа – это бумаги и папки, другая – техника: ноутбук, телефон, мышка и так далее, третья группа будет состоять из постоянно используемых предметов, таких как ручка, карандаш, скотч и прочие необходимые мелочи. В то время, когда вы будете формировать вещи в группы, старайтесь внимательно оценивать нужность каждой из них: возможно, какие-то документы устарели и уже не являются актуальными, тогда стоит отправить их в мусорную корзину. Если вы обнаружили предметы, которые принадлежат коллегам или знакомым, то для них сформируйте отдельную группу.
2. Порядок на рабочем месте должен касаться не только поверхности стола, но и ящиков, которые в нем находятся. Поэтому, все содержимое полок и ящичков необходимо выложить и разгруппировать так же, как и предметы с поверхности. В итоге ваш стол должен быть полностью пустым, включая все его отделения.
3. Теперь наверняка видны места, где накопилась пыль. Берем влажную тряпку и тщательно протираем рабочее место, используя специальные средства для очищения поверхностей. Можно после провести восковую обработку, а затем хорошо просушить стол.
4. Далее начнем с книг и записных книжек. Рассортируйте их в зависимости от частоты использования и тематического значения, выделив те, которые являются самыми необходимыми.
5. Помните, что на рабочий стол пойдут лишь те предметы, которые постоянно используются или же те, которые красиво будут смотреться на поверхности стола. Все остальные вещи будут размещены на полках, но также с учетом их важности и частоты использования. Если вы заметили, что записная книжка поизносилась, а книга немного надорвалась, необходимо откорректировать все эти нюансы и выстраивать на полках только аккуратно подклеенные и обернутые книжки. Те вещи, которые используются крайне редко, можно не оставлять на рабочем месте, а разместить в книжном шкафу или на полках, расположенных вне кабинета.
6. В процессе расстановки предметов на полках рабочего стола, постарайтесь достигнуть того, чтобы количество эстетических и рабочих вещей не превышало друг друга. Ведь надо не только навести порядок на рабочем месте, но и сделать его приятным и уютным. Поэтому милые сердцу статуэтки, фотографии и прочие мелочи тоже должны присутствовать, но при этом не занимать все место, усложняя размещение рабочей литературы и документации. На верхней полке стола отлично будут смотреться семейные фотографии, любимый кактус или другие близкие сердцу мелочи. Те сувениры, которым не нашлось места на рабочем столе, следует отложить до того момента, пока не будет окончена уборка. После вы непременно найдете им место в другой комнате или в серванте.
Повышение работоспособности напрямую зависит от гармонии на рабочем месте, поэтому перегружать его той или иной группой предметов не стоит.
7. Те ящички, которые расположены ближе всего к вам, необходимо заполнять предметами наиболее частого использования. Так если ранее они стояли на поверхности, то теперь их можно перенести в удобный ящичек, оставив только те вещи, которые обязательно должны находиться на рабочем месте. К ним относятся клавиатура, компьютер или ноутбук, телефон и мышь. В некоторых столах не предусмотрено достаточное количество ящичков, тогда следует докупить специальные конструкции, которые содержат недостающие отделения, например, подставка под монитор с полочками или небольшую тумбу с ящичками.
8. Наводя порядок на рабочем месте, выделите себе определенное отделение, в котором будут хранить бумаги и вещи, связанные с вашей текущей работой или проектом. Их может быть довольно большое количество, и размещать все на поверхности стола неудобно, а раскладывая документы по разным местам, потом будет трудно вспомнить, где и что лежит.
9. Кроме этого, определите место, где будете хранить все канцелярские принадлежности, чтобы не засорять ими рабочий стол, а складывать в определенный ящичек ли на полочку.
10. Те книги, блокноты и прочие вещи, которые остались в данной группе, следует поместить в ящички, оставшиеся невостребованными. Если же таких нет, то придется разложить предметы по другим местам в кабинете.
11. Продолжаем наводить порядок на рабочем месте, и переходим к следующей группе вещей. Например, к той, в которую мы поместили предметы, принадлежащие коллегам и знакомым. Их следует раздать законным владельцам, не оставляя у себя ничего чужого. Далее необходимо вернуть на рабочее место те предметы, которые отнесены к группе важных.
12. Для начала следует оценить, насколько загружен рабочий стол и достаточно ли свободной территории для того, чтобы разложить важные предметы. Еще раз проверьте, чтобы все группы предметов были размещены не хаотично, а систематизировано и аккуратно. Вся канцелярия лежит в одном отделении, книги выставлены на полках, согласно их приоритетности, а чужие вещи отправлены к владельцам. Если вы заметили, что появилась тематическая группа документов, которую следует обобщить и выделить, создайте специальную папку для нее, подписав название тематики бумаг. Если вы видите, что пространства хватит для того, чтобы разложить всю документацию, то можно приступать к перемещению. Но, чтобы чистота и порядок на рабочем месте сохранялись, необходимо тщательно отнестись к размещению бумаг. Как только вы увидите, что недостаточно места. Следует приостановить процесс.
13. Далее организовать порядок на рабочем месте нам помогут специальные контейнеры: для бумаг, дисков и папок. Если такой элемент отсутствует, необходимо приобрести его контейнеры дополнительно, так как они отлично помогают поддерживать чистоту на рабочем месте. Подставки для телефонного аппарата облегчают поиск телефонной книжки и записей с номерами, а сам аппарат лучше установить на ней, чтобы не затрачивать лишнее пространство. Те отделения, в которых храниться архивная документация, необходимо также пересмотреть и организовать порядок. Для того чтобы вещи не путались в ящике, можно установить органайзер. Если ярусный органайзер поможет не засорять поверхность стола мелочами, такими как записные книжки, очки и прочие, то вертикальный направлен скорее на сохранение важной документации.
Чтобы
чистота и порядок на рабочем месте сохранялась постоянно, можно установить специальные лотки для документов. Именно в них коллеги смогут класть отчеты и бумаги, которые хотят оставить для вас, не бросая при этом на поверхности стола. Еще один лоток можно приспособить под чистые листы бумаги. Невостребованные вещи помогут систематизировать специальные коробочки из пластика, которые можно подписать и отправить в другую комнату.
14. Чтобы
организовать порядок на рабочем месте, можно использовать различные коробки от купленных вещей или техники. В них можно уложить вещи в шкафу, на полке или даже на самом столе. Постарайтесь заново систематизировать все предметы, после чего можно заканчивать расстановку.
15. Рабочее место всегда содержит те документы, которым необходимо уделить особое внимание. Для них можно выделить отдельное место, будь то полка, контейнер или папка. Удобно размещать такие бумаги в органайзерах, которые содержат несколько ярусов, выстраивая их в зависимости от степени значимости. В принципе, каждому человеку подходит свой вариант, но главное, чтобы эти бумаги не находились на поверхности рабочего места. В противном случае, именно такие бумаге станут первым шагом к возвращению хаоса и беспорядка.
16. Итак, мы навели порядок на рабочем месте и можно говорить о том, что уборка подошла к концу. Теперь вас ждет повышение работоспособности, улучшение настроения и свободное время, которое ранее вы тратили на поиск того или иного предмета. Для того, чтобы сохранить чистоту, следует учитывать некоторые нюансы:
• На поверхности стола необходимо размещать только те бумаги, над которыми идет работа, все прочие квитанции, документы и отчеты должны быть разложены по своим местам. После окончания работы над той или иной задачей, все вещи, связанные с ней следует разложить по местам, не оставляя ничего на столе.
• Не жалейте пары минут на то, чтобы каждый день по окончанию трудового дня привести в порядок свое рабочее место. Разложите по отделениям все предметы, которые использовали во время работы, сложите бумаги и выбросьте ненужные вещи.
• Чтобы помнить о том, что необходимо сделать за день и какие вещи вам могут понадобиться, можно составлять перечень задач, выполнение которых вы планируете на сегодня. Это поможет не только организовать порядок на рабочем месте, но и повысить эффективность работы.
