Как правильно писать жалобу в книгу жалоб и предложений, чтобы ее действительно заметило руководство и она возымела хоть какой-то эффект? Оказывается, есть некоторые секреты, зная которые Вы сможете написать жалобу правильно. Многим кажется, что писать жалобу (жаловаться) — это самый последний шаг в цепочке действий. Так ли это на самом деле? Да, жалоба — это средство получить желаемое.
До написания жалобы....
Подумаем, а что может предшествовать написанию жалобы? Сначала стоит проанализировать все «за» и «против» написания жалобы. Есть иные варианты воздействия? Используйте их, чтобы не быть жалобщиком. Многим достаточно пригрозить жалобой и сложная ситуация оказывается решенной. Пригрозить жалобной книгой можно в любой организации, будь то магазин, пункт проката коньков или место общественного питания. Руководство каждой компании обязано проверять эту волшебную книгу, а сотрудники переживают о том, чтобы в текст не попала их фамилия. У каждого заведения могут возникнуть проблемы, если во время проверки контрольный орган взял жалобную книгу, а там вместо пустых страниц ряд жалоб, не обратить внимание на которые просто невозможно. Даже ненаписанной жалобой можно легко манипулировать, угрожая в скором времени написать ее. Часто этот способ действительно помогает.
Знаковые моменты в искусстве написания жалобы
Следует знать,
что такое книга жалоб и предложений и что там нужно писать. Написание жалобы может либо принести свои плоды, либо — нет. Эффект не предугадать. Если Вы не соблюли порядок написания жалобы, то не принесет ли она больше вреда, чем пользы?
8 советов, как правильно написать жалобу.
• Обращайте внимание на стиль изложения. Жалоба — это тот текст, который должен быть написан не вольными словами, стиль ее написания: официально-деловой;
• Нет эмоциям. Оформляя жалобу в письменном виде, абстрагируйтесь от чувств и эмоций, в жалобе должны звучать факты. Большинство начинает писать жалобу с эмоций, но это не правильно. Ваш гнев и плохое настроение не важны никому, руководству или же контролирующим органам нужны лишь точные и конкретные факты.
Вот живой пример, показывающий, как эмоции лишь навредили. Одна дама, придя в магазин, приобрела просроченный продукт. Негодуя, она через некоторое время вернулась в стены торгового помещения и потребовала вернуть денежные средства, потраченные на покупку. Продавец отказался сделать это. Тогда покупательница попросила Книгу жалоб и со слезами на глазах написала всё, что думала, описывая свои чувства и эмоции. Продавец же, давая объяснения, выставила покупательницу истеричкой и это, судя по жалобе, было похоже на правду. Продавец смог исказить ситуацию. Так, всё замяли. Прошло время и эта же покупательница в жаркий период снова приобрела некачественный товар. Ситуация повторилась бы и снова, если бы не новая жалоба, которую теперь она написала с чувством и толком. В жалобе были изложены факты, но не эмоции. Сотрудника магазина оштрафовали, а покупателю принесли извинения за неудобства, которые были доставлены.
• В момент написания жалобы следует руководствоваться фактами, излагать нужно лишь аргументы. Аргументируйте свою позицию по максимуму, тогда Вы получите результат. Не старайтесь «лить воду». Начиная писать жалобу, проанализируйте, как донести Ваши мысли до того, кто будет это читать. Доводы, прописанные в жалобе, должны быть объективными. Указывайте лишь те факты, которые имеют значимость. Приукрашать случившееся не стоит, ведь правда всегда останется правдой. Задумываясь,
как правильно писать жалобу, помните «полезные» слова и обороты,которые не помешало бы употребить в тексте: «что крайне негативно может сказаться на...», «это представляет реальную угрозу для...», «эта ситуация дискредитирует...», «это может привести к ...»
• «Не лейте воду», не стоит писать объемную жалобу. Чем больше слов будет в Вашем послании, тем меньше шансов, что весь текст будет прочитан до конца. Сконцентрируйтесь и напишите лишь суть проблемы. При этом, очень короткое послание без указаний на факты и события тоже никого не заинтересует и ни на что не повлияет.
•
Порядок написания жалобы таков, что в тексте следует определенно высказывать все требования. Если Вы не готовы выставить какие-либо требования, просто попросите руководство компании принять меры и привлечь к дисциплинарной ответственности должностных лиц. Любое требование следует начинать со слова «Прошу» или «Просим Вас»;
• Ссылайтесь на законодательство, оформляя жалобу в книге жалоб и предложений. В любой сфере деятельности есть свои нормативные акты, которыми руководствует как руководитель компании, так и весь персонал. Жалуясь на кого-нибудь, не забудьте указать ссылку на ту или иную статью закона. Это обязательное условие написания жалобы. Должностное лицо знакомится с текстом и ему не приходится самому изыскивать нормы законодательства, меры ответственности. Вы все делаете за него.
•
Написание жалобы коллективной — это отдельная глава нашей большой темы. Жалоба оказывается тем больший эффект, чем больше людей подписаны под текстовкой. Да, жалобу может подать один гражданин, это его право. А если жалобщиков, например, около 100 человек (к примеру, жители дома). Это уже существенно. Безусловно, как правильно писать жалобу, может знать один человек, остальные лишь подпишутся под его словами.
• Нет ошибкам в тексте! В жалобе ни в коем случае не должно быть никаких ошибок. Руководство компании, читая жалобу, написанную с ошибками, сделает определенные выводы и не воспримет ее в всерьез.
Написание жалобы — дело серьезное, подойти к которому стоит со всей долей ответственности. Если Вам нахамили, продали испорченный товар, обманули — не ждите, жалуйтесь. Прочитав наши рекомендации, написание жалобы не вызовет у Вас никаких сложностей. Единожды запомнив
порядок написания жалобы, Вы легко и просто справитесь с этой задачей в повседневной жизни.
