Каждый индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, работающие с наличными деньгами, обязаны соблюдать правила финансовой дисциплины, установленные законодательством. То есть правильно оформлять прием и выдачу наличных денежных средств.
Приходный кассовый ордер (ПКО) заполняется при поступлении наличных денег в кассу организации. Его заполняют как при ручном режиме ведения бухгалтерского учета, так и в случае применения специализированных компьютерных программ. Приходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре и относится к первичной учетной документации.
Заполнение приходного кассового ордера поручено сотруднику бухгалтерии, затем он должен быть подписан главным бухгалтером (или уполномоченным на это лицом). Существует унифицированная
форма приходного кассового ордера № КО-1. Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей — непосредственно ПКО и отрывная квитанция к нему.
Бланк квитанции к приходному кассовому ордеру должен быть зарегистрирован в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов, заверен подписью и печатью кассира, подписью главного бухгалтера (или уполномоченного на это лица) и выдан сотруднику, сдавшему деньги в кассу. ПКО остается в кассе. Необходимо заметить, что при его заполнении не допускаются исправления и помарки, иначе выписывается новый ордер.
Поскольку приходный кассовый ордер часто является отчетным финансовым документом для организации, приобретающей товар или услугу, необходимо внимательно относиться к правильности его заполнения.
Порядок заполнения приходного кассового ордера:
• в поле «Организация» указывается название организации, оформившей приходный кассовый ордер, и ее правовая форма (ИП, ЗАО, ООО);
• код ОКПО — указывается код организации, который присваивают органы статистики (в случае отсутствия — прочерк);
• поле «Структурное подразделение» (необязательное поле, актуальное для организаций с несколькими кассами) предназначено для указания структурного подразделения организации, выдавшей ПКО;
• поле «Номер документа» предназначено для указания порядкового номера ПКО, т. к. при выдаче приходных кассовых ордеров ведется их непрерывная нумерация;
• в поле «Дата составления» указывается дата заполнения ПКО;
• «Дебет» (необязательное поле) - предназначено для указания дебетового счета формируемой на основании ПКО операции (как правило, это счет 50 «Касса»). Организации, работающие по УСН, не заполняют данную графу;
• поле «Код целевого назначения» заполняется только организациями, использующими систему кодирования;
• в поле «Сумма руб. коп.» указывается поступившая в кассу предприятия сумма в цифрах;
• поле «Принято от» предназначено для указания лица (фамилия, имя, отчество без сокращений), передающего денежные средства, или наименования организации, от которой поступают денежные средства, с указанием лица, осуществляющего перевод;
• поле «Основание» предназначено для указания операции поступления денег («за что»);
• в поле «Сумма» указывается сумма поступивших денежных средств прописью в рублях — с начала строки с заглавной буквы (слово «рублей», «рубля» не сокращается), копейки указываются цифрами. В оставшемся свободном месте строки ставится прочерк;
• поле «В том числе» - предназначено для указания суммы НДС в цифрах или записи «без налога» в том случае, когда операция не облагается НДС;
• в поле «Приложение» перечисляются приложенные документы с указанием их реквизитов.
После
заполнения приходного кассового ордера должна быть аналогично заполнена квитанция к нему. Затем документ подтверждается печатью организации (часть оттиска на ордере, часть — на квитанции) и подписью ответственного сотрудника.
С образцами
заполнения приходного кассового ордера можно ознакомиться в Интернете. Просто наберите в поисковой строке запрос приходный кассовый ордер — все тонкости заполнения будут вам доступны.
