На сегодняшнее время
заполнение трудовых книжек в 2013 году установлено законом, этот нормативный документ имеет много противоречий, итак для кадровиков мы предлагаем инструкцию, как можно научиться заполнять трудовую книжку.
Заполнение трудовой книжки - общие правила
Трудовая книжка оформляется на каждого сотрудника предприятия, который должен проработать больше 5 дней и данный вид работы, является основным. Все записи должны заполняться полностью, сокращения не допустимы, каждое сведение в разделе имеет порядковый номер. Все даты записываются арабскими цифрами. При зачислении сотрудника на работу, обязательно проверяется подлинность трудовой книжки. Титульный лист должен иметь печать первого предприятия и вся информация должна совпадать с паспортными данными работника. Если возникли, какие, либо нарушения или трудовая книжка отсутствует, работодатель вправе завести новую. Если последняя запись с прошлого места работы не закрыта, то новую запись делать нельзя. Заполненная трудовая книжка не должна содержать взыскания, наложенные на сотрудника, за исключением самого увольнения. А информация, которая касается непрерывного стажа, вносится в обязательном порядке.
Заполнение трудовой книжки в 2013 году имеет обязательные 3 раздела:
1. Информация о работнике;
2. Сведения о сотруднике;
3. Информация о награждениях.
На титульной странице находится 1-й раздел, который содержит информацию о работнике. Все данные заполняются без сокращений. После того как титульная страница заполнена сотрудник должен проверить ее и поставить свою подпись. Сотрудник отдела кадров так же подписывает титульную страницу. Внизу страницы должна находиться гербовая печать предприятия. 2-й раздел содержит информацию о прошлом месте работы, где должны указывается записи, когда сотрудник был принят на работу, а так же его перевод или увольнение с прописанными сроками. Так же должна присутствовать информация о его должности и название предприятия. Каждая запись имеет свой номер приказа, печать или штамп предприятия. Раздел награждения должен отражать все имеющиеся награждения, каким был удостоен работник. Если один из разделов закончился, работник отдела кадров должен оформить для трудовой книжки специальный вкладыш.
Инструкция по заполнению трудовой книжки
1 Шаг. Проверка или заполнение титульной страницы, которая должна содержать:
* ФИО;
* дата рождения;
* образование;
* специальность;
* дата заполнения;
* подпись владельца;
* печать предприятия.
2 Шаг. Занесенные записи. Для начала ставиться штамп предприятия, в котором указываются все его сведения, потом заполняются графы:
№1 графа - ставится порядковый номер под печатью организации или его названия;
№2 графа - дата, пишется арабскими цифрами и соответствует той дате, когда сотрудник был принят на работу.
№3 графа - информация о приеме на работу;
№4 графа - содержит информацию, на основе чего сделана запись, протокол, приказ, его дата и номер.
3 Шаг. Данный раздел должен иметь информацию обо всех имеющихся награждений и почетных званий. В данный раздел так же входят грамоты, дипломы, почетные значки. Записи заполняются в виде формы:
* №1 графа - порядковый № записи;
* №2 графа - дата;
* №3 графа - тип награды;
* №4 - основания.
Ценные подарки и денежные премии в этом разделе не фиксируются.
Заполняем вкладыш трудовой книжки
Вкладыш, является строгим бланком учета и при его выдаче в книжке ставится печать " вкладыш выдан" в нем указывается его номер. Вкладыш, который не имеет трудовой книжки принято считать недействительным. Вшивается он между обложкой и последней страницей. Титульный лист должен содержать печать предприятия.
Сведения о совместительстве
Трудовая книжка оформляется в том предприятии, где сотрудник работал на постоянной основе. Записи о совместительстве делать не обязательно. Если сотрудник желает в своей трудовой книжке видеть данные сведения, то это можно сделать. Занимается этим работник отдела кадров той организации, где сотрудник работал постоянно. А сами записи оформляются по документам с места работы, где происходила совмещение трудовой деятельности. Если сотрудник совмещает работу на том же предприятии, где работает постоянно, то за основу берут записи внутренних документов и порядок их написания:
* №1 графа - порядковый № записи;
* №2 графа - дата приема по совместительству;
* №3 графа - указывается название структурного подразделения, должность, квалификация;
* №4 - содержит документ с датой и номером, который служил основой для данных записей.
Исправление записей на титульной странице
Данные зачеркиваются очень аккуратно и вписываются новые. Все изменения основываются на документах (свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении и так далее). Документ, на который ссылаются при исправлении, находится на внутренней стороне трудовой книжки, заверяется печатью предприятия и подписью руководителя.
Наиболее часто встречаемыми ошибками при оформлении трудовой книжки считаются:
- неправильное ФИО;
- неправильная дата рождения;
- нет информации об образовании;
- информация касающееся образования написана не полностью;
- не указана специальность и профессия;
- нет даты заполнения;
- нет подписи владельца;
- титульный лист не имеет печати предприятия;
- информация о зачислении на работу написана спустя 6 дней;
- неправильная информация в графе награждения.
Раздел " сведения о работе", а так же " сведения о награждении" не допускают зачеркиваний исправлений. Не правильная запись признается не действительной и вносится верная.
Устаревшие или испорченные бланки трудовой книжки, а так же ее вкладыши должны быть уничтожены. Для этого необходимо создать специальную комиссию, которая в свою очередь подтвердит процесс уничтожения на основе, которого будет создан соответствующий акт.
Особые случаи
Случается так, что в трудовой книжке нужно отразить информацию, которая не входит в непрерывный стаж, к примеру, если сотруднику назначили исправительные работы. В таком случае трудовая книжка должна содержать записи в следующем порядке:
* №1 графа - порядковый № записи;
* №2 графа - дата, когда запись была внесена;
* №3 графа - информация в виде формы: " Время работы" содержащая число, месяц и год.
* №4 графа - указывается информация, на каких основаниях была сделана запись.
К особым случаям относится присвоенный сотруднику новый разряд, категория, класс. Если предприятие меняет свое название, это тоже считается особым случаем, так печать организации изменяется. То же относится и к переименованию должностей, на которых работают сотрудники. Если меняется штатное расписание, это тоже отражается документально.
Научится
заполнять трудовую книжку с помощью наших советов достаточно просто, она всегда будет оформлена грамотно и без ошибок.
Инструкция по заполнению трудовых книжек (doc) (1240)
