Замечали за собой, что вам трудно работать, если на вашем рабочем месте бардак, и в том помещении, в котором вы находитесь, беспорядок? Действительно, внешнее всегда имеет очень сильное влияние на внутреннее: некоторые офисные работники признаются, что им трудно работать, даже если на подоконниках пыль.
Каким образом навести порядок и как организовать своё рабочее пространство? Читайте об этом более подробно в нашей статье.
На работе человек проводит довольно много времени. Рабочий стол – одна из важных составляющих рабочего процесса. Как правило, беспорядок на рабочем месте характеризует человека как некомпетентного работника: если он не в состоянии поддерживать порядок на своём рабочем месте, это значит, что у него отсутствует порядок в голове, что, в свою очередь, приводит к хаосу в делах.
Зачем нужен порядок на столе?
Уже давно закончились времена, когда работа в офисе означала всего лишь работу с 9 до 6 и выполнение своих обязанностей. Теперь большинство работодателей ищут тех работников, которые будут со всей ответственностью относиться к своей работе, быть в ней заинтересованными, активно участвовать в делах компании. Такие люди смогут сделать работу плодотворной и принести массу полезного. К сожалению или к счастью, но беспорядок на рабочем месте не с лучшей стороны раскрывает работника. Как же добиться повышения работоспособности, как грамотно организовать свой рабочий процесс?
1. Критично осмотрите свой рабочий стол: вам точно нравится, как он выглядит? Если ваш ответ – «нет», вы обязательно должны заняться уборкой рабочей поверхности. В противном случае, очень скоро вы заметите, что вы ничего не успеваете, что не можете собраться с мыслями и выполнить свою работу. Сейчас ваша задача – посмотреть на своё рабочее место глазами коллег и клиентов и поставить себя на их место. У кого вы бы скорее спросили совета или сделали заказ – у человека, на столе которого вразброс валяются кипы бумаг, или у того, для кого правила поддержания порядка на рабочем месте – не пустой звук, и всё лежит на своих местах?
2. Не думайте, что руководство ничего не замечает: они всё видят и наблюдают за вами, в том числе и за организацией вашего рабочего процесса. Поверьте, гораздо привлекательнее и солиднее выглядит сотрудник, который на 100% уверен, где и какие документы у него хранятся, чем тот, кто перед партнёрами или клиентами начинает судорожно искать в беспорядке нужные бумаги. Порядок на рабочем месте необходим не только для того, чтобы показать себя в лучшем свете перед начальством, но и для выстраивания хороших взаимоотношений с партнёрами и клиентами и другими участниками рабочего процесса.
3. Хотите научиться поддерживать порядок на рабочем месте? Научитесь следить за организацией своего рабочего пространства и старайтесь не допускать ситуаций, когда в самый неподходящий момент у вас закончилась бумага в принтере, скобы для степлера или файлики. Поддержание порядка на рабочем месте подразумевает наличие специального канцелярского органайзера, где вы сможете хранить всё необходимое для своей работы.
Как научиться поддерживать порядок на рабочем месте?
Если вы хотите прослыть ответственным работником, ждёте повышения и мечтаете о подъёме по карьерной лестнице, воспользуйтесь некоторыми хитростями, которые наверняка обратят на вас внимание со стороны вашего начальства. С позитивной точки зрения, разумеется.
1. Научитесь сортировать свои документы. Если есть те, которые вам наверняка не понадобятся в ближайшее время, уберите их на дальнюю полку. То, что вам точно не пригодится, сложите в мусорный пакет. На рабочем столе может скопиться куча ненужного хлама, который вы порой даже не замечаете. Придумайте особую систему хранения: документы в алфавитном порядке, по дате создания и так далее. Так вам будет проще найти необходимые бумаги.
Для поддержания порядка существует одна любопытная программа под названием «Мастер стикеров для папок». Ваша задача – распечатать специальные бумажные этикетки, которые вы сможете прикрепить на торец папки или поместить в пластиковый карман папки. Чистота и порядок на рабочем месте с подобной программой будут обеспечены на все 100%!
2. Всегда возвращайте на место все папки с документами. Даже если вы не успели сделать это в разгар рабочего дня, уделите этому 10 минут до окончания вашего рабочего времени. Психологи утверждают, что эта небольшая хитрость не только поможет навести порядок на рабочем месте, но и дать своему мозгу сигнал о том, что рабочий день окончен, и теперь можно расслабиться.
3. Если вам сложно запомнить, по какому принципу вы распределили папки и документы, обязательно запишите свой способ в блокнот, тетрадь или в заметки в телефоне. Ещё один вариант – таблица excel в компьютере. Кстати, не забывайте, что порядок на рабочем месте касается не только вашего рабочего стола, но и вашего компьютера, многочисленных папок и файлов.
4. Одно из главных правил по наведению порядка на рабочем месте – ведение списков дел. Казалось бы, не относится к порядку на рабочем месте, но зато помогает структурировать всё в голове, научиться выполнять дела и обязанности вовремя. Список рекомендуется вести по мере необходимости выполнения дел: сложные и важные и те, что могут подождать. Список лучше составлять накануне рабочего дня. От этого зависит не только повышение работоспособности, но даже повышение вашего уровня самодовольства: так приятно видеть, как дела из списка постепенно заканчиваются!
5. Если у вас есть срочные дела, обязательно записывайте их на цветных стикерах или больших бумажках и кладите их так, чтобы они всё время были у вас на виду – например, на монитор компьютера. Кстати, не забудьте подписать сроки, в которые вы должны будете выполнить то или иное дело. Так вам будет легче ориентироваться.
Порядок на рабочем месте – легко!
Ваше рабочее место не должно содержать ничего лишнего: в прямом и переносном смысле. Разумеется, никаких свалок из скомканных бумажек, ручек, которые уже не пишут, чеков быть не должно. Всё аккуратно и…по полочкам. Да, именно по полочкам: если вам не хватает места на рабочем месте, лучше поговорить об этом с начальством, чтобы они решили вопрос по чистоте и порядку вашего рабочего пространства. Помимо файлов с документами, убрать можно также компьютерную клавиатуру – для этого существует специальные выдвигающиеся полочки под столешницей. Удобно и освобождает пространство.
Кстати, ещё одной хитростью по организации вашего рабочего пространства является умение следить за своим столом не только с точки зрения отсутствия там ненужных вещей, но и умения следить за своими рабочими принадлежностями. Так, например, мы рекомендуем вам еженедельно протирать клавиатуру, мышку, монитор, поверхность стола от пыли и грязи. Не забудьте очистить и другие приборы: факс, телефон и иные средства, необходимые вам для работы.
От того, как вы сможете
навести порядок на рабочем месте, зависит не только ваш рабочий процесс, его плодотворность, но и даже ваше настроение. В ваших силах создать своё настроение – не забывайте о простых правилах поддержания чистоты, и тогда рабочая рутина очень скоро превратится для вас в приятное времяпрепровождение!
