Каждая нормально работающая организация рано или поздно понимает, что ей необходимо
правильное управление временем: как успевать больше. В данной статье представлены принципы действий, которые, при толковом применении, помогут повысить КПД каждой секунды.
Вот от чего необходимо отталкиваться:
1) Необходимо точно определить цель, чтобы не сворачивать с пути и не отвлекаться на мелкие раздражители.
2) Сосредоточенность на главном. Её можно повысить, если грамотно составить список всех дел.
3) Придумайте себе стимулы. Ведь любимые дела всегда делаются быстрее, качественнее и эффективнее.
4) Установите сроки. Возьмите на себя обязательство выполнить какое-либо задание за точно установленное время.
5) Решительность. Не надо медлить, сомневаться и чего-то бояться! Обдумывайте, ищите решения, действуйте! Успешный человек тот, кто поступает правильно в 51% случаев;
6) Научитесь говорить «нет». Это относится не только к людям. Давайте отрицательный ответ всем ненужным делам и разговорам.
7) Контролируйте время, которое вы проводите за телефонными разговорами и работой в Интернете. Ведь эти вещи, помимо сокращения вашего времени, могут отвлекать Вас неважной чепухой. Помните про пункты 2 и 6.
8) Научитесь слушать. Это самый простой способ получения информации, а уж она бывает как никогда ценна.
9) Откажитесь от повторов и шаблонов. Ваша работа который раз выполняется по одному правилу? Но ведь это не обязательно самый лучший вариант. Попробуйте найти информацию о том, как это делают другие, ведь, возможно, есть более простой и эффективный способ.
10) Будьте внимательны к мелочам. Учитывая их, Вас редко можно будет застать врасплох тем, что они выльются во что-то большое.
11) Используйте время по полной. Стоите в очереди? Едите куда-то? Обдумайте в это время что-нибудь, какой-то план на будущее или текущее положение дел.
12) Поощряйте подчинённых за быстроту и точность изложения проблемы. Так Вы покажите, что цените именно такой подход, что, впоследствии, уменьшит время бесполезного «трёпа».
13) Всегда есть резерв времени. Сумейте его правильно активировать и потратить. Так, например, Вы же всегда найдёте время на срочный вызов начальника, даже если на работе аврал.
Если помнить о пункте 13, то всегда будет возможным подчинение работы Вам и управление временем. В противном же случае может возникнуть ряд проблем:
А) При накоплении работы повышается шанс упустить важные дела.
Б) Рабочая перегрузка – предвестник сильнейших стрессов.
В) Не получится выделить время для важных задач, не разобравшись с рутинной работой.
Г) Быть успешным просто – нужно только делать то, что нужно. Если рабочий стол человека покрыт документами, это значит, что он не делает важные дела.
Д) А самое важное: Вы не будете готовы к новым задачам, т.е. при её появление просто не получится выделить время на её решение, не пожертвовав чем-то другим.
Если Вы имеете завал на работе, то не откладывайте его, выберите какой-нибудь ближайший день, отметьте его в календаре и в выбранный день разберите его. Не забывайте о то, что он может разрастись ещё больше.
Классификация дел.
Упорядочить неотложные дела, существующие на данный момент, полезно потому, что, во-первых, видеть всю гору дел страшно, и Вы продолжаете откладывать и откладывать. Но после структурирования Вы будете рассматривать эту гору, как кучу маленький холмов, а это уже выглядит более привлекательно. Да и после сортировки работу можно выполнить более эффективно, действуя шаг за шагом.
Как классифицировать? Для начала следует выписать все существующие дела и выделить ближайшие свободные дни. Затем, сортируем бумаги, которые у Вас завалялись: телефоны в одну сторону, материалы для прочтения в другую. Скорей всего некоторые бумаги нельзя будет отнести к какой-либо группе, тогда распределите их как «разное» и как «мусор», выкинув последнее.
Есть такая установленная информация, что на 80% от всего дела уходит только 20% времени. Учите это и постарайтесь определить приоритеты так, чтобы посвятить продуктивные 20% на самое важное.
Дела, которые были выписаны, необходимо разделить на 4 группы: важные и срочные, важные, но не срочные, срочные, но не важные и не важные и не срочные. Первую группу лучше всего выполнять самостоятельно. Важные, но не срочные дела лучше поместить в график выполнения долгосрочных задач. Последние 2 пункта лучше перепоручить подчинённым. Это позволит не тратить лишнее время и увеличить свободное время.
Затем необходимо составить график выполнения задач, которые остались на Вас. Руководство по составлению графика, благодаря которому управление временем повысится:
1) Делегируйте все дела, которые невозможно отложить.
2) Выберите дела, для которых есть возможность делегировать их позднее.
3) Внесите в план выполнения самые важные и неотложные дела.
4) Составьте график, учитывая количество групп задач, количество времени и средние затраты.
5) Придерживайтесь графика, каким бы Вы его не составили.
Теперь, в самую первую очередь необходимо избавиться от всех быстро решаемых проблем, действуя в логическом порядке. Для этого сначала сгруппируйте их по скорости выполнения.
Учтите, что все глобальные решения (например, увольнение сотрудника) следует отложить до тех пор, пока Вы не разберётесь с обыденными, но важными делами. Помните, что любой менеджер, не зависимо от его загруженности, имеет обязанность знакомиться с различной документацией. Для быстрого решения такой задачи необходимо либо быстро читать, либо читать только нужные вещи. Узнать, стоит ли читать книгу, статью или документ, вначале прочтите, если они имеются, оглавление и предисловие.
Также, будет просто замечательно, если Вы возьмёте за правило разбираться с пришедшим к Вам материалом, будь то какая-либо бумага или электронная почта, сразу же. Есть только 4 варианта такого «разбирательства»: бумагу можно выбросить, сохранить, отдать другому или прочитать/выполнить то, что в ней указано.
