Коммерческая деятельность ИП и юридических лиц предполагает ведение учета всех операций с наличными. Для этого в организации заводится
кассовая книга, в которой оформляются финансовые транзакции.
Кассовая книга — это бухгалтерский документ, ведение которого обязательно в каждой организации, где есть кассовый аппарат. Кассовая книга отражает все операции с наличными средствами. Форма ведения кассовой книги (
КО-4) была утверждена в 1998 г. Постановлением Госкомстата РФ.
В соответствии с законодательством, на предприятии кассовая книга должна быть в одном экземпляре. Однако если компания имеет структурные подразделения, функционирующие на отдельном балансе, в каждом ведется отдельная кассовая книга, а в головной офис передается ее копия.
Правила оформления кассовой книги.
В 1993 г. Совет Директоров Центробанка России утвердил Порядок ведения кассовых операций в РФ, согласно которому кассовая книга предприятия должна быть пронумерована, прошнурована, заверена печатью. В процессе заполнения кассовой книги каждая запись должна заверяться подписью главного бухгалтера и руководителя.
Ведение кассовой книги осуществляется в течение одного календарного года, а с наступлением следующего года начинают вести новую кассовую книгу. Обычно кассовая книга состоит из 50 или 100 листов. В тех случаях, когда одной книги не хватает на весь календарный год, по ее окончании заводят новую, при этом на титульном листе заполненной книги указывается временной промежуток, в течение которого велись записи.
Помимо этого, на титульном листе кассовой книги должна содержаться следующая информация:
• ОКПО организации;
• ФИО индивидуального предпринимателя;
• Название структурного подразделения, если в организации ведется несколько кассовых книг.
Заполнение кассовой книги.
При ведении кассовой книги записи вносятся в готовую форму (бланк кассовой книги). Финансовые операции за сутки записываются на одной странице, состоящей из двух одинаковых частей (лист книги и отчет кассира) с линией отрыва. Обе части могут заполняться одновременно под копирку. В конце рабочего дня кассир, в обязанности которого входит
ведение кассовой книги, составляет отчет и сдает наличные средства в бухгалтерию. При этом к отчету кассира должны быть прикреплены все расходные и приходные документы, ведомости, выписки из приказов, заявления на аванс и т.д.
Как правильно заполнить кассовую книгу:
• графа «Остаток на начало дня» - с предыдущей страницы переносится сумма из графы «Остаток на конец дня»;
• графа «Номер документа» - фиксируются номера ПКО и РКО;
• графа №2 — вносится информация из ордеров, суммы записываются в рублях и копейках;
• корреспондирующие счета указываются следующим образом: 51 — р/с; 62 — покупатели и заказчики; 70 — заработная плата; 71 — подотчет;
• «Перенос» - все операции в предыдущих строках суммируются; обратная сторона бланка заполняется или прочеркивается латинской «Z»;
• Остаток на конец дня должен быть равен остатку на начала дня + приход — расход;
• В нижней части страницы ставятся подписи кассира и бухгалтера и фиксируется количество кассовых ордеров (приходных и расходных).
Заполнение кассовой книги в электронном виде.
Специальное программное обеспечение позволяет отказаться от ручного заполнения кассовой книги. В конце рабочего дня распечатываются заполненные лист кассовой книги и отчет кассира. После проверки они подписываются кассиром, после чего отчет передается в бухгалтерию, а пронумерованные листы за весь календарный год хранятся в кассе, затем подшиваются в одну книгу.
Эта статья содержит основную информацию по
заполнению кассовой книги, лучшие советы по ведению этого документа вы всегда можете найти на специализированных порталах в Интернет.
