Кассовая книга является документом, в котором отражаются все операции с наличными, которые в свою очередь проходят через кассу предприятия.
Любая организация должна иметь только одну такую книгу. Она должна пронумировываться, прошнуриваться и опечатываться сургучом или маститом. Количество листов такой книги заверяет руководитель и главбух этого предприятия. Пользоваться этим документом можно в течение года, по его окончание нужно обязательно заводить новый документ.
Форма кассовой книги номер КО-4 утверждена законом.
Подчищать или исправлять записи в этом виде документа запрещено. Если же вы все-таки допустили какую-нибудь ошибку при указание операции и вам необходимо сделать исправление, то вы должны заверить исправление подписью главбуха а кассира данного предприятия или того кто его заменяет. Кассир должен делать запись в этом документе сразу же после того как он получит или выдаст деньги по каждому из ордеров или какому-либо другому документу, который его заменяет. Каждый день кассир ведет подсчет итогов по операциям за день, потом выводит остаток наличных в кассе на другой день и передает данные бухгалтеру для отчета в виде второго отрывного листа вместе с расходными и приходными кассовыми ордерами под роспись в этом виде документа.
Ведение кассовой книги можно осуществлять несколькими способами: вручную или автоматически, т. е на компьютере.
Если вы ведете кассовую книгу вручную, то вам следует ее пронумеровать и прошнурить. На последней странице нужно обязательно указать, сколько листов она содержит. Еще на ней должна быть печать предприятия. Вести записи в такой книге нужно в двух экземплярах. Все листы книги имеют две части, которые равны между собой. Первая часть горизонтально пролинована, а вторая нет. Первая часть-основной документ, который остается в данном документе, а вторая заполняется через копирку и отрывается, поскольку этот экземпляр является отчетом кассира. Обеим листам должен быть присвоен один и тот же номер.
Заполнение кассовой книги начинается с лицевой стороны листа, которые не отрывается. Вам необходимо согнуть лист по указанной линии отрыва. Положить отрывную часть под часть, которая не отрывается. Между листами положить копирку. Заполнять кассовую книгу надо шариковой ручкой или чернилами.
Ведение электронной кассовой книги осуществляется путем формирования листов специальными программами. Эти листы называются вкладной лист и отчет кассира. Эти отчеты составляются в одно время и должны иметь одинаковое содержание, а так же они содержат реквизиты, которые предусмотрены по форме данной книги. На начало другого рабочего дня данные отчеты должны быть уже сформированы.
Удобство ведения кассовой книги в электронном виде состоит в том, что при этом виде заполнения у вас не могут возникнуть проблемы с нумерацией ее страниц, поскольку они автоматически формируются по возрастанию. А вкладной лист будет отображать в конце каждого месяца общее число листов за пройденный период, а последнем отчетном листе будет отображаться сумма за год. После того как кассир получит листы с отчетами он будет должен проверить правильность составления документов. Если все правильно, то он подписывает их и передает одновременно с расходными и приходными ордерами в бухгалтерию под расписку. Не зависимо от того ведется ли книга вручную или электронно ее все равно контролирует и проверяет главный бухгалтер организации.
