Потеря больничного листа – это далеко не редкость. Обстоятельства бывают самые разные, но результат всегда один – необходимо выходить на работу, а куда подевался больничный – не понятно. А ведь именно на основании этого документа гражданин получает оплату за период своего отсутствия на рабочем месте по причине болезни. Так как больничный лист – это первостепенный документ, который нужен для получения таких начислений, в случае его потери возникает необходимость о получении дублирующей бумаги. Далее подробнее рассмотрим о том, как, когда и куда можно обратиться за дубликатом и сколько придется ждать момента его получения.
Всего существует два основания для того, чтобы больничный лист был выдан больному повторно: либо если он его потерял, либо если есть ошибки в заполнении оригинала.
Итак, что делать, если начальник или сотрудник потерял больничный лист?
Существует два варианта потери больничного.
1. Документ был потерян сотрудником до того, как тот успел передать его бухгалтерам организации;
2. Документ пропал или был поврежден уже на самом предприятии, после того, как сотрудник передал его бухгалтерам.
В первом случае сотрудник должен обратиться в поликлинику или медицинский центр и попросить составить дубликат больничного листа.
Во втором случае в организации создается специализированная комиссия, которая выясняет обстоятельства пропажи документа и возможные причины его исчезновения. Чаще всего к потерям документации на фирме приводят либо халатность ответственных сотрудников, либо непредвиденные ситуации. Согласно законодательству, все документы первичного характера, в том числе и больничные листы, должны находиться в архивах организации на протяжении пяти лет. Поэтому, если сотрудник организации потерял больничный лист работника после того, как тот представил его в бухгалтерию, это воспринимается, как грубое нарушение закона.
Тем более, что поликлиника не будет выдавать дубликат больничного листа, если его потеряли в организации, а, следовательно, ФСС не получит доказательств того, что компания действительно должна была внести определенные средства на счет сотрудника, компенсируя период его нетрудоспособности. На основании этого, возмещать организации траты материальных средств, которые имели место из-за утери документа, будет тот сотрудник, который признан ответственным за хранение документации.
Служащий организации, который получил
компенсацию своего больничного, не является ответственным за действия и халатность других сотрудников, и получил свои деньги на законных основаниях. Поэтому никакие средства с его начислений не будут удержаны. Если работник сам согласится повторно обратиться в поликлинику и получить дубликат больничного листа, то этим он может решить проблему, но против его воли начальство не имеет права заставлять его обращаться в клинику.
Если виной потери больничного стали какие-либо непредвиденные ситуации, например, пожар, потоп, авария и прочее, то представители комиссии занимаются выявлением причины бедствия. После того, как причина будет установлена, должен быть составлен документ, который подтверждает то, что произошло в организации. В зависимости от типа катастрофы, документы так же составляются разные.
• Если в компании возник пожар, понадобиться иметь справку от органа пожарной охраны;
• Для того чтобы подтвердить стихийное бедствие, следует обратиться в службу МЧС;
• Коммунальные предприятия должны составить аварийные акты, чтобы подтвердить затопление архива организации;
• Если документы были украдены, подтвердить это следует, получив справку в органах внутренних дел.
Если происшествие имело стихийный характер, понадобится обращаться в специальные службы, с просьбой засвидетельствовать факт случившегося. После того, как расследование будет завершено, комиссией будет выдан акт, который также заверит своей подписью начальник организации. Именно этот документа и станет основанием для получения дубликата больничного листа при утере.
Итак,
как получить дубликат больничного листа при утере, мы выяснили, а вот что же делать в случае неправильного заполнения документа?
Если в документе присутствуют какие-либо корректировки, исправления или ошибки в той части, которая оформляется в поликлинике, то он не будет признан действительным. В таком случае больница обязуется выдать дубликат документа, взамен той бумаги, которая не принята из-за ошибочного заполнения.
При оформлении больничного, необходимо соблюдать ряд требований:
1. Используется только русский язык, а слова вносятся печатными буквами;
2. Цвет чернил должен быть черный, тип ручки – гелевый, капиллярный или перьевой;
3. При заполнении строго соблюдаются ограничения каждой клеточки – их нельзя пересекать и задевать;
4. Сведения вносятся с первых клеток;
5. Обязательно полное правильное называние медучреждения на штампе;
6. Сама печать может нарушать границы специально выделенного поля, но при этом следует избегать попадания на клетки для заполнения.
Допускается:
1. Использовать кавычки при внесении названия предприятия;
2. Сокращать полное наименование предприятия, используя незарегистрированную аббревиатуру;
3. Сокращать название специализации доктора;
4. Переносить окончания фамилий или инициалов доктора.
Допустим, что в бухгалтерию компании сотрудник сдал больничный листок, за тот период, когда находился на стационарном лечении. Согласно установленным датам, ему была начислена компенсация за больничный период. Но спустя несколько месяцев оказалось, что в листе допущена ошибка – вместо дня выписки внесен день поступления больного. Была подана заявка в поликлинику с целью получения дубликата больничного листа при неправильном заполнении, который был выдан спустя некоторое время и оформлен по всем стандартам.
Что же понадобиться иметь при себе больному, чтобы получить дубликат больничного листа? Этот вопрос всегда ставит в тупик граждан, которые впервые сталкиваются с такой проблемой. На самом деле, поликлиника не препятствует в выдаче дубликата гражданину, если он лично за ним приходит. Бывают ситуации, когда лечащий врач отказывается выдать дублирующий документ, однако он имеет на это полное право. Если же человек получает дубликат, то на нем должна непременно стоять подпись председателя комиссии врачей.
Для того чтобы получить дубликат больничного листа, нет необходимости собирать множество документов. Достаточно предъявить паспорт и составить заявку на получение дублирующего листа. На данный момент нет необходимости представлять справки с организации, в которой трудится гражданин, о том, что он не получил положенные ему материальные средства за больничный период.
Много вопросов возникает у граждан касательно самого заполнения бланка. На самом деле существует стандартный бланк, который всегда одинаковый. Некоторые нюансы могут возникнуть при непосредственном внесении данных, например:
• Дублирующий документ необходимо помечать словом дубликат в области правого верхнего угла. Можно использовать штамповку или написать текст от руки.
• Должен быть указан день, когда сотрудник получил дублирующий документ, а не оригинал, который был утерян или испорчен;
• В строке первичный и продолжения листка, лучше внести определенные сведения, чтобы не возникло вопросов касательно того, какого листка касается дубликат;
• Продолжительность больничного вносить на одной строке;
• Необходимо заполнить все разделы, где указывается профессия доктора, данные председателей комиссии, заверенные их подписями.
Срок выдачи дубликата больничного листа не большой, поэтому особых осложнений с его ожиданием не будет. После того, как сотрудник больницы заполнит больничный, необходимо тщательно проверить, чтобы потом не возвращаться за дубликатом. Зачастую именно медицинские сотрудники невнимательно заполняют бумаг, и могут допустить описку или ошибку.
