Справка о доходах работников должна быть сдана в налоговую инспекцию до 1 апреля следующего за отчетным года. Справка о доходах заполняется по форме 2-НДФЛ.
Если вы заполняете справку 2-НДФЛ менее, чем на 10 человек, ее можно составить на бумаге. Если же количество сотрудников более 10, то
заполнение справки 2-НДФЛ должно производиться в электронном виде.
Одновременно со справкой 2-НДФЛ должен быть предоставлен реестр сведений о доходах физических лиц. Он заполняется в бумажном виде в двух экземплярах.
Рекомендации по заполнению справки 2-НДФЛ в 2013г.
На каждого работника заполняется одна справка 2-НДФЛ по всем доходам (для заработной платы — 13%, для дивидендов — 9%).
В соответствии с приказом ФНС России от 17.11.2010г. № ММВ-7-3/611@ разделы 3 и 5 формы 2-НДФЛ заполняются отдельно по каждой ставке.
При заполнении справки 2-НДФЛ за 2012г. в ней должны быть отражены и те доходы работника, которые были выплачены уже в 2013г.
К примеру, зарплату за декабрь 2012 года сотрудник получает в 2013 году, однако эта сумма должна быть отражена в справке за 2012г. (письмо ФНС России от 12.01.2012г. № ЕД-4-3/74).
Сумма декабрьской зарплаты отражается в строке 5.2, а НДФЛ января — в строках 5.3, 5.4, 5.5 формы 2-НДФЛ.
Переплата НДФЛ не отражается при заполнении справки 2-НДФЛ.
Такая переплата (когда в бюджет перечислена сумма, превышающая ту, что удержана с работников) не считается налогом, и она не может быть направлена в счет будущих платежей по НДФЛ.
Удержанный сверх положенного налог с работника в 2012 г. отражается при
заполнении справки 2-НДФЛ в 2013г. только в том случае, если излишняя сумма не возвращена работнику.
В течение 10 дней после обнаружения ошибки необходимо сообщить о ней сотруднику, и в срок не более 3 месяцев после получения от него заявления ему следует вернуть деньги в безналичном порядке.
Если на момент составления справки по НДФЛ деньги еще не возвращены, переплата НДФЛ отражается в строке 5.6, а верная сумма — в строке 5.3.
При отсутствии в справочнике нужных кодов дохода, отнесите их к иным выплатам.
Каждому виду доходов присвоен код, который можно узнать в Приложении №3 к приказу ФНС России от 17.11.2010г. № ММВ-7-3/611@.
Однако утвержденный перечень содержит только основные виды, к примеру «2000» - код зарплаты, «2012» - код отпускных. Если вы не обнаружили необходимого вам кода, отмечайте доход кодом «4800», который означает иные выплаты.
Стоит заметить, что ошибка в указании кода не облагается штрафами. Главное, удержать налог по верной ставке и не допустить переплаты или недоплаты НДФЛ.
Доходы, не облагаемые НДФЛ, в справке 2-НДФЛ не отражаются.
Выплаты, с которых не удерживается НДФЛ, перечислены в статье 217 Налогового кодекса Российской Федерации — детские пособия, выходные пособия.
Если доход частично облагается НДФЛ, в справке формы 2-НДФЛ указываются суммы и коды вычетов.
К примеру, материальная помощь и подарки облагаются налогом только начиная с суммы, превышающей 4000 рублей.
Такие доходы отражаются в разделе 3 справки 2-НДФЛ как облагаемые доходы. Напротив суммы выплаты указывается код и сумма вычета. К примеру, материальная помощь отражается в графе 4 кодом «503», а в графе 5 — суммой «4000 руб».
Стандартные вычеты на детей.
В 2012 году по заявлению сотрудников было предусмотрено уменьшение доходов, облагаемых налогом 13% - на первого и второго ребенка на 1400 рублей, на третьего и последующих — на 3000 рублей. Вычеты на детей были возможны только до достижения дохода работника с начала года суммы 280000 рублей.
Эти вычеты отражаются в разделе 4.1 справки 2-НДФЛ, код зависит от суммы вычета и от того, на какого по счету ребенка он предоставляется.
Имущественный вычет за приобретенную жилую недвижимость.
Сотрудник может получить имущественный вычет на основании заявления из ИФНС. Если такой вычет предоставлялся сотруднику, то при
заполнении справки 2-НДФЛ в 2013 г. в разделах 4.2, 4.3, 4.4 укажите реквизиты уведомления из ИФНС, а в разделе 4.1 — код вычета и сумму.
Скачать бланк 2-НДФЛ 2013 (3088)
