В данной статье мы предлагаем вам ознакомиться с тем, как организовывается
выплата премий работникам: порядок, расчет, приказ (
скачать). В большинстве компаний, начисления оплаты труда сотрудников подразделяются на несколько категорий. Определенная сумма выплачивается человеку за непосредственно работу: это может быть либо выплата за количество выполненных заказов, либо оплата работы, согласно отработанным трудовым часам. В некоторых организациях выработка считается по другим принципам, все зависит от специфики работы. Помимо основной оплаты за труд, есть еще категория, которая начисляется, как компенсация, а также мотивационные выплаты. Последние из них направлены на то, чтобы стимулировать желание работника совершенствовать свою деятельность и достигать больших результатов. Именно компенсацию и мотивационные выплаты принято относить к премиальной зарплатной части. Система использования фактического платежа и премии при оплате труда подчиненных признана самой удобной и эффективной, как для самих руководителей, так и для работников.
Начальник, используя премиальные выплаты, может повышать эффективность их работы, объем выполнения задач и качество труда при помощи стимулирования дополнительными денежными премиями. Но с другой стороны, если сотрудник достигнет высших результатов, чем обычно, руководителю не надо будет выплачивать непредвиденные надбавки, так это уже заложено в премиальной части оплаты труда.
Подчиненный со своей стороны, получает поощрение за качественную работу в виду премий, что дает ему возможность ощущать прямую связь между тем, как и сколько он работает и материальным вознаграждением. Так человек старается работать максимально хорошо и качественно, для того, чтобы получить большее количество денежных средств. Сейчас практически все работодатели предпочитают устанавливать премиальную систему оплаты труда, как в государственных организациях, так и в предпринимательских конторах. Многие из них именно премиальной части оплата труда оставляют большую часть, чем фактической. По этой причине необходимо четко знать
правила выплаты премий подчиненным, так как их масштабность и распространенность привлекла значительное внимание таких государственных служб, как налоговая и трудовая инспекция. При поверке соответствия документации и выплаченных налогов требованиям, тщательно проверяют именно данные, которые касаются информации о премиях и компенсациях. Далее в материале мы постараемся четко оговорить все нюансы, которые необходимо учитывать при оформлении и начислении премиальной категории выплат, согласно законам трудового и налогового законодательства.
Почему премиальные начисления заработных плат представляют интерес для налоговых инспекторов?
То, насколько соответствует требованиям ведение базы расходов предприятия и все ли затраты на оплату труда сотрудников, в том числе и премиальную, указаны влияет на сумму выплачиваемых налоговых платежей. Ведь если данные о зарплате в ведомостях будут приуменьшены, то и налоговые обложения на прибыль получаться меньше, чем должны быть по факту. Для организаций, которые использует
УСН, также могут возникнуть искажения в реальной сумме единого налога, если премиальные или другие зарплатные части будут указаны в меньшем размере.
Какой интерес представляют поощрительные выплаты для трудовых инспекторов?
Эта инстанция в первую очередь проверяет, соблюдаются ли права сотрудников, которые работают на предприятии. Правильно ли происходит начисление премий и поощрений, а также соответствует ли требованиям законодательства фактическая оплата труда штата организации.
В седьмой статье федерального закона, который был издан в 2009 году и носит номер 212 указано, что все материальные поощрения, которые руководитель начисляет своим подчиненным, облагаются такими страховыми взносами, как ФСС, ПФР, а также ФОМС. Для того, чтобы сверить соответствие требуемой суммы отчислений и фактически указанных в документации для выплаты взносов, используется данные касательно всей суммы, которая была затрачена на поощрительные выплаты за определенный период. Нет необходимости предъявлять данные о том, сколько и какой сотрудник получил компенсации или премии – на общий налог то не влияет.
Как должна быть документально оформлена выплата премий работникам?
Работодатель не обязан устанавливать премиальную систему вознаграждений за проделанную сотрудниками работу согласно ТК, это делается на его основе его самостоятельного решения. При организации рабочего процесса, предприниматель изначально выбирает, как будет оплачивать труд подчиненных. Это может быть сдельно-премиальная форма оплаты, окладно-премиальная или любая другая система – зависит от того, какую из них руководитель посчитает максимально действенной для конкретно своего производства. В документации компании непременно должна быть указана выбранный способ оплаты работ подчиненных.
Если в уставных бумагах или в другой официальной документации фирмы указано, что используется система оплаты труда, которая включает премиальные начисления, то они являются обязательными для руководителя. Если же поощрительные выплаты в таком случае не выплачиваются подчиненным, то они имеют право на жалобы и претензии к руководящему лицу, а также могут возникнуть проблемы с трудовыми инспекторами и проверками. Порядок выплаты премий работникам, а также условия и обстоятельства таких начислений, должны быть оговорены в следующих документах:
• Трудовое соглашение, которое работодатель заключает с подчиненным. Когда руководитель принимает на работу сотрудника, в трудовом соглашении, которое они заключают между собой, непременно должны быть представлены все условия, на основании которых будет выплачиваться заработная плата. В эти условия входит и премиальные начисления, а также требования, которые необходимо выполнить сотруднику, для их получения. Подробнее с данной информацией можно ознакомиться в статье пятьдесят семь ТК. Трудовой договор должен содержать полную информацию о том, в каком случае сотрудник получает поощрительные выплаты, а когда лишается их. Также указывается размер таких поощрений и их градация.
Работодатель может воспользоваться одним из двух способов указания правил премирования в трудовом соглашении. Можно полностью внести все требования, условия и особенности начисления поощрительных средств или же в документации сослаться на принятые локально, акты, которые содержат необходимые данные, касательно выплаты премий сотруднику. Удобнее воспользоваться вторым вариантом, то есть использовать упоминание о том или ином нормативном акте. В таком случае, если в процессе организации работы будут происходить какие-либо изменения, коррективы достаточно будет ввести в сам нормативный акт. При использовании первого способа, необходимо будет изменять информацию в договорах, заключенных с каждым из сотрудников.
•
Документы, содержащие основные положения о премировании сотрудников и об оплате работ. Эти бумаги характеризуются так же, как локальные нормативные акты. Именно в них руководящие органы предприятия указывают основные условия, которые регулируют премиальные начисления сотрудников. К ним относятся:
1. Информация о выбранной форме оплаты труда сотрудников и наличие или отсутствие премиальной части зарплаты;
2. Виды премий, а также временные характеристики их начислений. Имеется в виду, какие премии будут иметь место: разовые, предпраздничные, поощрения за один квартал, месяц, год и так далее;
3. Список тех подчиненных, кому будут начисляться премиальные средства. Здесь необходимо указать всех работников компании, отделы, подразделения и должностные характеристики;
4. Методология, которая будет использована для расчета поощрений сотрудников и показатели, которые будут учитываться. Допустим, премия – установленный процент от месячной продажи менеджера, или оплата за единицы продукта, произведенные штамповщиком сверх нормы;
5. Необходимо указать в актах не только ситуации, когда премиальные накопления начисляются сотруднику, но и обратные случаи. Зачастую, поощрительные выплаты начисляются рабочим за качественное и ответственное выполнение определенного объема работы, который устанавливается руководителем. Для того, чтобы не выплатить это поощрения, работодатель должен иметь весомые основания. Например, это может быть нарушения технической безопасности, дисциплинарных и временных рамок рабочего процесса, а также некачественное выполнение своего трудового долга или невыполнение его в целом;
6. Должны быть указаны и другие нюансы, которые работодатель считает важными и весомыми для ведения рабочего процесса. Необходимо внимательно изучить составленные акты и проверить, чтобы условия и требования, которые установил начальник, не исключали друг друга. Также важна четкость и лаконичность изъяснения: чтобы открыв документы сразу можно было сделать вывод о том, какой сотрудник получит премиальные в установленный временной период и в каком размере.
•
Коллективное соглашение. Такой договор заключается по желанию одной из сторон: это может быть, как начальник, так и подчиненный. Если коллективное соглашение имеет место, то в нем должны быть приведены все условия и требования, которые необходимо выполнять сотруднику для того, чтобы получить свои премиальные. Также указывается информация о том, в какой последовательности и когда будут начисляться премии.
Всегда, при принятии сотрудника на работу, начальник предоставляет ему на подпись трудовой договор. Но не стоит забывать, что работник должен расписаться и в других документах, например, на положениях, касательно оплаты работ, премирование и на коллективном договоре, если такой имеет место.
Как повлияет выплата премий в 2016 году на налоговые вычеты для предприятий с упрощенной или основной системой налогообложения.
В налоговом законодательстве четко указан порядок принятия расходов, которые идут на оплату работы подчиненных, в предприятиях, работающих на упрощенке. Также таким предприятиям необходимо использовать двести пятьдесят пятую статью НК для того, чтобы включать данные о расходах, которые были направлены на выплату зарплат и премий в те, что направлены на сокращение базы налога на прибыль.
В законодательстве указано, что к статье расходов, направленных на оплату трудовой деятельности подчиненных, принято относить:
• Все материальные и натуральные начисления, которые поступают к сотрудникам от работодателя;
• Мотивационные выплаты, прибавки к основной зарплате;
• Компенсации, которые начисляются работникам при учете сверхурочного труда или определенных рабочих условий;
• Регулярные или разовые выплаты поощрений;
• Затраты на содержание рабочего коллектива, которые представлены в специальных нормах законодательства, а также прописываются в трудовом соглашении, коллективном договоре.
В налоговом кодексе к расходам на оплату труда, которые оказывают влияние на налоговые выплаты и должны быть учтены, относят все мотивационные надбавки. Такими надбавками считаются премиальные, которые начисляются сотрудникам при достижении определенных результатов в производстве, прибавки к установленным тарифным нормам и окладам за профессиональный уровень подчиненных, а также дополнительные начисления за перевыполнение плана, служебные достижения и высокие показатели в работе.
Также существует правило, согласно которому для ведения налогового учета используются только те затраты налогоплательщиков, которые являются обоснованными и имеют документальное подтверждение.
Если проанализировать все пункты налогового законодательства, которые касаются премиальных, компенсационных и поощрительных начислений, можно сделать ряд выводов. Когда налогоплательщик выплачивает премиальную часть зарплаты сотрудникам, он в то же время сокращает базу для начисления налога на прибыль и единого налога, который необходимо уплатить при использовании упрощенной системы налогообложения.
Однако существуют определенные правила выплаты премий, которые должны быть при этом учтены. К ним относятся:
1. В трудовом соглашении, а также и в коллективном договоре, если такой был составлен, непременно необходимо указать, имеет ли работник право претендовать на премиальные начисления, или работает только на фиксированный оклад. Как уже было указано выше, существует два варианта отражения премиальных обязательств руководителя в договорах: это можно сделать при помощи упоминания нормативных актов или же внести всю информацию в сам договор. Коллективные договора не являются обязательным документом при оформлении трудовых отношений, но если все же он присутствует, то должен содержать всю информацию касательно порядка начисления премиальных, условий и дат этих выплат.
Также руководитель должен знать, что для официального оформления премиальных выплат, как расходов мало одного только его распоряжения. Все данные о начислении премий должны быть указаны в трудовом и коллективном соглашении между работником и начальством. Если этого сделано не будет, налоговая инспекция может не принять расходы на премии, как основание для уменьшения базы налога на прибыль или сокращении налоговых выплат при упрощенке. Оспорить такое решение налоговиков будет практически невозможно, так как оно подтверждается рядом судебных решений в поддержку их правоты.
2. Расчет премии работника должен быть экономически обоснованным и базироваться на фактах получения определенного дохода компанией или индивидуальным предприятием. Таким образом, должно быть четко видно причину, то которой сотрудник получил ту или иную премию, например, расширение его клиентской базы, увеличение оборот работ и так далее.
Существует четко установленная формулировка, по которой происходит начисление премий и надбавок. Она должна четко соблюдаться для того, чтобы избежать недочетов и проблем. Например, есть такие премиальные прибавки, которые не имеют отношения непосредственно к рабочей деятельности подчиненных. К ним можно отнести предпраздничные поощрения, материальное награждение за активное участие в жизни организации, спортивных соревнованиях или корпоративных мероприятиях. Все эти премиальные начисления никакого влияния на налоговые обязательства работодателя не имеют.
Если основание для выплаты премии - это определенные трудовые достижения сотрудника, например, он поднял уровень продаж отдела, перевыполнил план по производству материала или выполнил дополнительную работы, приведшую к успешному заключению сделки, то такие поощрения без сомнения учитываются при формировании конечной суммы налогов.
Для того, чтобы окончательно обезопасить себя, работодатель должен четко
рассчитать сумму премиальной выплаты, основываясь на прибыли, которая была получена вследствие действий сотрудника. Например, данные о материальном приросте средств в компании после подписания важного договора. Или прибыль от продажи большого количества товаров менеджером. Таким образом, будет ясно, откуда появилась та или иная сумма премиальных затрат, что позволит избежать лишних вопросов.
Очень распространенной формулировкой, которая используется начальством во время выдачи премий, является поощрение за добросовестное выполнение поставленных задач и их своевременное решение, и прочие в таком формате. Налоговые инспекторы могут выразить недовольство такой формулировкой, поэтому если вы планируете включение премиальных в расходную статью, лучше её заменить. Ведь каждый сотрудник должен своевременно выполнять поставленные задачи, и чего следует что это не поощрение, а выплата, направленная на стимуляцию работы сотрудника. Поэтому часто возникаю случаи, что расходы на премии с такой формулировкой налоговой не принимаются. Если ваша деятельность находится в такой области, где результативность работы нельзя измерять в конкретных показателях – штуках, килограммах и так далее, то лучше применить оборот «За достигнутые результаты по результатам года/месяца». Так у руководителя все же больше шансов доказать необходимость включения этих премиальных выплат в расходы.
Обратите внимание и на то, что является источником выдачи премиальных начислений. Если ваша организация выделяет эти деньги из прибыли, а имел место убыток, тогда налогообложение не учитывает такие премии, как расходы.
3. Поощрения должны быть правильно оформлены, согласно установленным требованиям и положениям. Для того, чтобы официально назначить премиальные начисления сотруднику, руководитель должен составить приказ о премировании работника. Для того, чтобы составить этот документ, существует ряд уже разработанных и утвержденных форм. К ним можно отнести:
• Форма под номером
Т-11, которая называется приказом или распоряжением о поощрении работника;
• Распоряжение о поощрении подчиненного, составленное по
форме Т-11а.
Оба этих документа утверждены государственными комитетами еще с 2004 года и до 2013 года их применение было необходимым. Однако с начало 2013 использование стандартных, установленных госорганами норм перестало быть обязательным. Организация может разработать свой формат документа о премировании и использовать его. При формировании такого распоряжения, требуется выделить ряд особенностей, на которые стоит обратить внимание:
• Причина, по которой сотруднику оформляется премирование, должна быть идентична и в трудовом договоре, и в коллективном соглашении и в приказе о премировании. Он должен содержать ссылки на все договора и акты;
• В приказе необходимо полностью указать данные сотрудников, которые будут премированы, причем сделать это нужно так, чтобы при изучении распоряжения сразу можно было понять, на какой должности, из какого отдела и с какими данными сотрудник номинируется на премию;
• В тексте распоряжение должна быть указана точная сумма поощрения подчиненного. Рассчитана эта сумма должна быть с учетом соответствующих данных;
• Должен быть указан временной период для начисления поощрительных выплат: ежемесячно, ежегодно или разово.
4. Бывают ситуации, когда премия предназначается самому руководителю предприятия, в том случае если он не является его владельцем. Для оформления таких начислений, лучше обратиться за помощью в оформлении приказа к учредителю или совету директоров, а не самостоятельно оформить приказ на себя. Даже если человек является начальником, директором или руководителем, но не владельцем организации, то его работодателями принято считать учредителей. А отсюда следует, что только они могут начислять ему премиальные выплаты и оформлять приказ.
Как указать премию в документах бухгалтерского учета?
В документации бухгалтерского учета есть строка номер семьдесят, которая предназначена для отражения всех расчетных операций, которые касаются оплаты труда сотрудников. Именно здесь отображаются значения как основной заработной платы, которую получили сотрудники, так и премии и компенсации. Стоит также помнить о том, что все премии подлежат налоговом обложению НДФЛ, поэтому они выплачиваются уже с учетом этой издержки. Также представлены ссылки, перейдя по которым можно подробнее ознакомиться с документами, которых требует выплата премий работникам: порядок, расчет, приказ.
Бланк приказа о премировании сотрудников Т-11 скачать (353)
Образец заполнения приказа о премировании сотрудников Т-11 скачать (415)
Бланк приказа о премировании группы работников Т-11а скачать (404)
