В системе управления временем главным пунктом считается осуществление контроля за рациональным использованием времени, которое тратиться на работу. Осуществляя
процесс управления и планирования своей деятельности, позволяет намного лучше узнает не только свою работу, но и возможности своих сотрудников. Получается так, что руководитель познает себя, это позволяет ему достичь высокого результата в работе.
Существует десять золотых правил планирования времени.
1. Формирование рабочих блоков, которые будут выполнять крупные или схожие задания. Тем работникам кому мешают посторонние или они прерывают свою работу, для того чтобы выполнить задание необходимо больше времени на ее выполнение. Если объединить несколько небольших по объему заданий, которые имеют схожий характер, в один рабочий блок, то экономия рабочего времени будет очевидна.
2. Руководителю необходимо намеренно уединиться и устроить неприемные часы. Для того чтобы выполнить очень важные задания нужна возможность спокойной работы. Двери рабочего кабинета не должны быть постоянно открыты. Бывает так, что руководителя застать на месте нельзя даже по телефону, поскольку ему нужно иногда осуществлять переговоры или выезжать к клиентам и так далее. Поэтому для управления временем необходимо сделать личные неприемные часы. Руководителю можно переключить все разговоры на телефон секретаря или воспользоваться автоответчиком. Если вы это сделаете, то у вас появиться промежуток времени, благодаря которому вы сможете расслабиться и сосредоточиться. Это позволит вам добиться наилучшей производительности труда.
3. Во время проведения переговоров необходимо установить регламент и определить все необходимые временные затраты на выполнение каких-то определенных заданий. Время на выполнения той или иной работы зависит от возможности имения времени на ее выполнение. Переговоры не следует вести слишком долго, для этого можно отвести всего один час. Это будет вполне достаточно для того, чтобы принять решение и выслушать точку зрения всех сотрудников.
4. Нужно придерживаться установленного приоритета при выполнение всех работ. Никто не сможет справиться со всеми делами сразу. Для выполнения большого объема работ многие задерживаются на работе даже на ночь. Но это не следует делать, поскольку стресс может возникнуть не от того что сделано, а от того что не сделано. Вас будет угнетать сознание того что вы не успели доделать нужный объем работ. Чтобы справиться со всем потоком работ следует установить для них четкие и однозначные приоритеты. Это позволит вам использовать каждый день, миниту или час наилучшим образом.
5. Нужно выполнять в первую очередь только самые важные дела.
6. Используйте делегирование полномочий. Деловой человек, который дорожит своим временем, не будет делать все сам. Те задания, которые могли бы выполнить другие должны быть сделаны именно ими. Если у вас нет подчиненных или рабочих, то вы не обладаете достаточной квалификацией. Вам обязательно нужно заиметь их, но желательно, чтобы у них уже была соответствующая подготовка или обучить уже имеющийся персонал. Такое делегирование полномочий позволяет экономить время, выгодно и дешевле пользоваться услугами вне фирмы. Для этого вы можете воспользоваться помощью различных агентств или организаций, которые оказывают различного рода услуги. Расходы на привлечение работников их вне будут намного меньше, чем прием новых работников.
7. Крупные задания лучше всего выполнять небольшими партиями. Многим людям свойственно уклоняться от выполнения большого объема работ или попросту медлить с его окончанием. После того как будет достигнута первая промежуточная цель определяется результат, который и будет стимулировать выполнение последующих задач.
8. Правило планирования времени для более эффективного управления временем. Необходимо устанавливать для себя срок выполнения работ. Иногда случается такая ситуация, что как только вы соберетесь взяться за не намеченные дела сразу же появиться незапланированная деловая встреча, могут затянуться переговоры или возникнуть какие-то непредвиденные ситуации. В этом случаи вам приходиться откладывать задуманное. Поэтому необходимо хотя бы за месяц в календаре указать временные блоки для осуществления задуманных дел, а лучше всего их пометить цветным маркером. Это позволит вам психологически настроиться на обязательное их выполнение.
9. Главные задачи нужно выполнять с утра. Секретом многих предпринимателей является то, что они с раннего утра успевают выполнить какое-то важное дело или только приступают к его выполнению.
10. Необходимо учитывать колебание уровня работоспособности. Производительность труда постоянно меняется в течение дня. Планировать выполнение дел лучше всего на пик работоспособности. Выполнение не очень важных или срочных задач можно отложить на последующее время.
