Для того, чтобы грамотно распоряжаться своим временем, вам необходимо знать тайм-менеджмент:
методы планирования времени.
Достаточно трудно построить работу с отдачей максимальной пользы.
Планирование времени – это не составление списка важных и неотложных дел, это, прежде всего, умение правильно распределить нагрузку. Всем известно, что на составление простого плана уходит порядка 8 минут, но экономится около часа времени. Нужно учесть следующие основные методы планирования:
• План обязательно составляется на бумаге или же электронным документом, который будет у вас всегда под рукой. Ни в коем случае не держите план только в своей голове, даже самая маленькая деталь, которую вы можете упустить или забыть, является частью плана;
• После каждого часа работы выделяйте около десяти минут на отдых и восстановление сил. Это необходимо, потратив 10 минут, вы при этом сможете восстановить свои силы и продолжить работу в привычном для вас темпе;
• При любых обстоятельствах используйте в работе ежедневник, это в разы повысит вашу продуктивность.
Успешное планирование времени означает некие методы планирования, которые вы успешно умеете применять на практике. На сегодняшний день, существует большое множество различных теоретических разработок, мы приведем пример самых эффективных из них:
•
Метод планирования времени по принципу Парето
• Метод Альпы
• Планирование времени, анализ АВС
Начнем с принципа Парето
Прежде чем заняться планированием времени, учитываете принцип Дисбаланса. Этот метод имеет отношение ко многим экономическим сферам, а состоит он по следующим принципам: 80% ресурсов которые вы затратили, обеспечивают 20% полученного результата, оставшиеся 20% обеспечивают все 80% результата.
Из этого следует, что малая часть времени, ресурсов и усилий, в ответе за наибольшую часть результатов. Ведь только вдумайтесь в цифры, потратив всего 20% своего времени, вы получите 80% результата, внушительные показатели, не правда ли? В основе самих ресурсов могут выступать сотрудники, время или материалы, деньги.
Практическая польза данного принципа состоит в том, что применение его означает сосредоточенность ограниченных ресурсов и средств компании на одном из сегментов работы, а не привычного распыления во всех направлениях и сегментах работы. Метод поможет определить тот сегмент, где можно получить максимально большой результат от прилагаемых усилий и затрат.
Метод Альпы
Для планирования времени эффективно и часто применяют именно этот метод. С помощью него, потратив небольшое количество времени, вы оптимально и максимально эффективно распланируете все важные дела. Принцип его работы состоит в следующем:
1. Обязательно зафиксировать все сроки и дела. Все важные дела, которые не терпят отлагательств и должны быть выполнены в течении дня, нужно обязательно записать в ваш ежедневник или блокнот. Должны быть четко обозначены сроки на выполнение той или иной задачи. Эффективность повысится в разы, если вы подойдете ответственно к этому заданию.
2. Четко определить, сколько может понадобиться времени, на выполнение каждого запланированного задания. При планировании времени учитывайте так же перерывы на отдых между работой, чем точнее вы определите время, тем эффективнее сложится работа.
3. Учет буферного времени. Как бы точно мы не пытались рассчитать время, его уйдет все равно больше, чем мы запланировали. С учетом этого факта, распланируйте время с учетом 70% от всего рабочего времени, это даст вам резерв в случае нехватки основного времени.
4. Расставьте приоритеты важным делам и срочным. Это важнейшая часть плана. Естественно вы не сможете переделать за один день все дела, которые необходимо сделать. Вот почему следует расставить приоритеты по важности дел. Это разумно и целесообразно, выполнение дела, которое не терпит отлагательства, важно в первую очередь, после можно приступить к важному делу, при условии, что оно не является срочным. Расставьте приоритеты всегда по срочности и важности.
Метод планирования времени на основе анализа АВС
Основная суть его заключается в расстановке важных приоритетов:
• Наиболее важное дело под отметкой «А». Эти дела самые сложные и трудоемкие их необходимо выполнить первыми.
• Дело «В» это важные дела, которые не ограничены конкретными сроками и могут подождать.
• Дела под обозначением «С», наименее значимые и выполняются последними.
Метод планирования времени при этом анализе весьма эффективен.
Тайм-менеджмент и
методы планирования времени, которые приведены выше, обязательно повысят вашу трудоспособность и эффективность.
