В данном материале мы рассмотрим довольно актуальный вопрос для всех предпринимателей, которые имеют сотрудников в подчинении,
как составляется график отпусков, а также образец заполнения на 2016 год (
скачать образец,
бланк, пример). С задачей формирования данного документа предприниматели сталкиваются в конце года, а именно начиная с конца ноября месяца. В этот период появляется ответственное и важное задание для отдела кадров или самого предпринимателя: сформировать и сдать на подтверждение план отпускных, согласно которым будут отдыхать подчиненные в следующем году. Ведь именно график отпусков регламентирует рабочую деятельность персонала так же, как и время его отдыха. К примеру, отпуска на прошлый год, согласно принятым требованиям, должны были быть спланированы не позже, чем семнадцатого декабря.
Для того, чтобы ознакомиться с правилами оформления и составления плана отпускных дней для подчиненных, необходимо обратиться к статье сто двадцать третьей трудового законодательства. Здесь четко указано, как следует использовать график отпусков по стандартам официальной документации, а также регламентирована последовательность выдачи ежегодного оплачиваемого отпуска. Совсем недавно были введены некоторые послабления в область оформления отдыха для сотрудников. Теперь руководству или отделу кадров нет необходимости ограничиваться использованием только государственных форменных стандартов документации, предприниматель может представить и тот формат бумаги, который разработан и принят на его предприятии.
Что представляет собой график отпусков на 2016 год.
Помимо того, что эта бумага относится к группе кадровых документов, с помощью которых устанавливается последовательность и длительность отдыха каждого из сотрудников, она еще имеет и определенное финансовое значение. Именно с помощью отпускного плана бухгалтер производит распределение затрат предприятия на выплату начислений по причине отпуска каждому подчиненному в наступающем году. Сложность и длительность данного процесса напрямую зависит от того, насколько масштабна организация, о которой идет речь.
Бланк формы Т-7: график отпусков:
Для того, чтобы правильно составить план, необходимо выполнить ряд последовательной и кропотливой работы либо работникам отдела кадров, либо самому начальнику. Непременно необходимо проанализировать большое количество информации о времени отдыха и других нюансах, для того, чтобы составить черновой вариант отпускного документа. После этого, понадобится утвердить составленный черновик у руководства, если этим занимался отдел кадров, и ознакомить штат графиком. Для того, чтобы помочь составить график отпусков, мы предлагаем вашему вниманию последовательную схему действий, которые следует выполнить для того, чтобы документ был правильно оформлен.
1. Следует начать с того, чтобы организовать собрание всех работников фирмы сразу, или по отделам, для получения сведений о том, когда и кто нуждается в отдыхе. Для того, чтобы потом не возникало проблем и недовольств со стороны рабочих, лучше заранее получить все данные;
2. Когда данные получены, следует проанализировать их, на основе чего сформировать представление об оптимальных сроках;
3. После этого можно приступать непосредственно к самому процессу составления плана отпускных дней работников предприятия;
4. После того, как график отпусков составлен, проверен, он должен быть утвержден;
5. Готовый и утвержденный план вывешивается на всеобщее обозрение на доске объявлений, отправляется по электронной почте сотрудникам или же другим способом доносится до каждого работника компании.
Плановый документ о предоставлении отпусков сотрудникам предприятия, которые подлежат оплате, принят единственной и установленной формой, регламентирующей последовательность отдыха подчиненных организации. Этот документ признан официальным и обязательным для каждой компании, согласно постановлениям трудового кодекса. Так, в статье сто двадцать третье указано, что
график отпусков – документ и кадрового и финансового порядка, используя который, бухгалтерский отдел должен распределять затраты предприятия на выплаты отпускных своим подчиненным. Кроме этого, именно эта бумага регламентирует длительность отпуска, дату его начала и окончания.
В какой последовательности происходит формирование плана на следующий год.
Унифицированная форма графика отпусков существует уже на протяжении двенадцати лет, а формат ее практически не меняется. Она содержит ряд разделов, в которых должны быть внесены персонифицированные сведения о подчиненном, который работает в компании и претендует на оплачиваемый отдых. К таким сведениям относят: фамилию, отчество и имя, отдел в котором работает человек и должностные обязанности, длительность отпуска в днях, и дата, когда человек имеет право уходить на отдых. Если на предприятии происходят какие-нибудь перемены, или сотрудник сам просит изменить дату его выхода в отпуск, начальник, или сотрудник кадрового отдела должен вносить информацию не только о смене даты выхода, но и о причинах, которые послужили основанием для таких перемен.
Руководитель компании имеет возможность внести некоторые дополнительные разделы в график отпусков по собственному усмотрению, если это поможет ему оптимизировать производственный процесс. После того, как дополнения будут предложены, специалист должен с ними ознакомиться и проинформировать руководителя, допускаются ли такие изменения трудовым кодексом страны и требованиями к оформлению нормативного акта.
Каждый документ должен непременно содержать все сведения о ежегодном отпуске каждого сотрудника, который был оплачен руководителем предприятия, независимо от того, это был основной или дополнительный отдых. Кроме того, необходимо указать остаточный срок отпускных, которые сотрудник не использовал в прошлом по собственному желанию.
Основной отпуск.
Согласно законодательству нашего государства основной отдых работника составляет двадцать восемь дней. Есть некоторые нюансы касательно оплаты данного отдыха, а также его начисления подчиненному за период рабочего года, которые прописаны в сто пятнадцатой статье. Сам трудовой стаж сотрудника предприятия начисляется ему с того момента, как он начинает числиться работником организации, но есть определенный периоды, которые не подлежат учету. К ним относятся:
1. Временной промежуток, в который подчиненный не присутствовал на рабочем месте, или же был отстранен от рабочего процесса на основе принудительного требования со стороны начальства. Данная регламентация указана в статье номер семьдесят шесть трудового кодекса;
2. Период времени, когда сотрудник отсутствует по причине ухода за малышом, пока последний не достигнет определенного возраста;
3. Ситуации, когда подчиненный использует свое право на отдых, соглашаясь с тем, что его средняя зарплата не будет сохранена на данный период, который составляет более двух недель. В таком случае, официальный и оплачиваемый отдых будет перемещен вперед на тот срок, который составил превышение общепринятого временного промежутка. Сдвижка возможна на срок от одного до трех календарных дней.
Существуют определенные группы сотрудников, которых государство наделяет правом самостоятельного выбора периода отдыха. Эти группы указаны в сто двадцать третьей статье трудового кодекса. К ним относят:
1. Беременные, у которых настал срок получения отпуска в связи с вынашиванием ребенка, предстоящими родами или же по собственному желанию после официального отдыха такого типа;
2. Представители мужского пола могут претендовать на получение очередного отпуска с оплатой, даже в том случае, если они работают на предприятии довольно не долго, по причине предстоящих или недавних родов жены, при наличии в семье ребенка не старше одного года.
3. Получить такой дополнительный отдых могут те сотрудники предприятий, которые взяли одного или нескольких приемных детей в возрасте до трех месяцев;
4. Возможность выбора даты начала отпуска имеют подчиненные, которые не являются совершеннолетними, то есть им не исполнилось восемнадцати лет.
Дополнительный отпуск.
График отпусков включает дополнительные отпуска с предоставлением оплаты далеко не для всех служащих предприятия. Составление графика отпусков дополнительного характера происходит в том же документе, что и основного отдыха сотрудников, при этом указывается их длительность, которую определяет только сам руководитель компании. Наименьший дополнительный отпуск длиться не менее трех дней, а претендовать на его получение могут работники, перечень которых указан в федеральных законах и постановлениях трудового кодекса страны. К ним относятся:
1. Подчиненные, которые работают на предприятии в отделах, деятельность которых связана с вредными для здоровья и опасными условиями работы;
2. Служащие, которые выполняют особые поручения и задачи предприятия;
3. Сотрудники, которые работают без учета норм трудового дня;
4. Люди, которые работают в районах Крайнего Севера.
Оставшиеся дни отпуска.
Отвечает за правильность указания данной информации сотрудник кадрового отдела, который составляет график отпусков. Согласно законодательным правилам нашего государства, каждый работник предприятия должен ежегодно получать отдых оплачиваемый компанией, даже в той ситуации, когда он добровольно отказывается от ухода в отпуск. В противном случае это нарушение закона, которое может повлечь за собой лишние проблемы. Подчиненный не может дважды подряд отказаться от отдыха, согласно установленным правилам закона. Если же весь отпуск, или какая-то его часть не была использована подчиненным, это должно быть учтено. Также данная информация берется во внимание при формировании графика на период следующего года.
Пример графика отпусков, представляемого конвенцией МОТ132 касательно опаливаемого отдыха.
Эта конвенция, которая была принята нашим государством, указывает на новые варианты рассмотрения оплачиваемого отдыха, а также вносит некоторые поправки в саму процедуру их оформления. Так что после принятия данного документа, предпринимателям желательно сверить существующие стандарты для составления отпускных графиков в последующие года.
В первую очередь были внесены изменения в процесс определения последовательности ухода сотрудников на отдых. Определить ее теперь следует не позже, чем до начала второй половины последнего месяца года. Кроме этого, привестствуется индивидуальный подход к каждому подчиненному: рассматривается все предписания, нормативы и арбитражные решения для выдачи отпускного периода. Также можно ориентироваться на заключенный коллективный договор, если в нем учтены даты и рамки предполагаемого отдыха подчиненного. В том случае, когда в договоре отсутствует информация касательно отдыха служащего, перед установлением длительности и даты начала отпуска, следует обсудить данный вопрос с самим работником. На основе итогов разговора с каждым подчиненным, должно проходить составление графика отпусков.
Пример графика отпусков на 2016 год по форме Т-7:
Каждый подчиненный может разбить свой отпуск на несколько частей, но при учете, что одна из них составит не менее двух недель, согласно требованиям трудового кодекса и конвенции. В поправках также изменены временные условия для частичного отпуска. Сотрудник должен взять большую часть отдыха в течение года. После того, как две недели отпуска будут отгуляны, в течении полутора лет подчиненный вместе с руководителем могут согласовывать дату использования оставшихся двух отпускных недель. Такая возможность прописана в восьмой статье конвенции, поэтому является полностью обусловленной и необходимой.
Что касается периода большей части отпуска в четырнадцать дней, строго указано то, что подчиненный не имеет права его сократить или прервать. Использован этот период отдыха, должен быть на протяжении одного календарного года. Все оставшиеся части отпуска подчиненный должен использовать в течение полутора лет, так как он имеет право сдвинуть временной промежуток отпуска наперед или обсудить удобное для него время отдыха. На определение времени использования оставшихся частей отпуска может повлиять личное пожелание сотрудника, мнение руководителя организации, а также компромиссное решение обеих сторон.
В статьях трудового кодекса нет запрета на сдвиг меньшей части отпускного промежутка на следующий год, но при условии, что работник не имеет ничего против такого перемещения, и непременно использует свой отдых в период следующего года. Иногда принять такие меры приходится в виду ситуации, которая сложилась на предприятии или же у самого сотрудника. Речь идет о большей, двухнедельной части отпуска подчиненного, так меньшие отпускные сроки переносить можно практически без проблем.
Как уже было сказано ранее,
форма графика отпусков №Т-7 составляется при учете стажа подчиненного и длительности его работы на данном предприятии. В конвенции указано, что к этому стажу следует относить и некоторые периоды времени, когда работник не присутствовал на рабочем месте. К таким периодам относятся ситуации, когда сотрудник находился в отпуске в связи с родами, каким-либо заболеванием или в виду несчастного случая.
Если сравнивать наш привычный трудовой кодекс и конвенцию, то в нашем документе намного больше подпунктов и статей, так как дополнения касаются нерабочих, праздничных дней, прав на отгулы для определенных категорий граждан. Согласно трудовому кодексу сотрудник имеет больше шансов получить различного рода льготные начисления. Однако образец заполнения на 2016 год должен четко соответствовать требованиям конвенции.
Как утверждается график отпусков.
График отдыха сотрудников является общепризнанным нормативным актом, который непременно должен быть утвержден руководителем компании. Также учитывается точка зрения органов профсоюза и постановления местных выборных органов касательно порядка и последовательности предоставления подчиненным ежегодных оплачиваемых отпусков.
В плане формирования отпусков присутствует специально выделенный раздел, который подписан, как мнение выборных профсоюзных органов. Именно сюда должны быть внесены все данные по протоколам заседаний, посвященных решениям вопросов о последовательности выдачи отпускных периодов. Если профсоюз отсутствует в компании, то следует указать данную информацию на шаблонном листе, сделав пояснительное приложение.
После того, как каждый сотрудник будет ознакомлен с составленным документом, он должен заверить этот факт своей подписью. Но выполнение этого требования довольно сложно, особенно в том случае, когда количество подчиненных превышает сто человек. Поэтому, руководитель имеет право на предложение альтернативного подтверждения получения информации, в случае если штат на предприятии довольно большой.
Хотя по опыту можно говорить о том, что большая часть предпринимателей, не смотря на неудобство, стараются оформлять все бумаги так, чтобы они полностью соответствовали правилами законодательства по охране личных данных и трудовому распорядку.
Если происходят какие-либо изменения в утвержденном плане отпусков, об этом должны быть проинформированы все сотрудники с помощью документа распорядительного организационного характера. Для соблюдения формальностей, будет лучше, если работники снова-таки распишутся на чистовом варианте бумаги, в специально отведенном для этого месте.
Не позже, чем за четырнадцать дней до наступления даты начала отдыха подчиненного, он должен быть информирован об этом с помощью письменного уведомления от лица начальника. Все указания на отпуск оформляются в приказе, который после должен быть заверен начальством и сотрудником.
Образец графика отпусков на 2016 год (форма Т-7):
Если отпуск перенесен, как указать это в плане.
Наверное все работодатели, которые давно занимаются предпринимательством, сталкивались с ситуацией, когда форма графика отпусков №Т-7 уже заполнена и утверждена, но тут возникают непредвиденные обстоятельства и необходимо внести определенные коррективы. Основой становятся проблемы сотрудников, или ситуация на предприятии, когда необходима работа всех членов коллектива или конкретного специалиста. В некоторых ситуациях руководитель даже вынужден вызывать работника, который находится в отпуске.
Конечно же, каждое изменение должно быть внесено в специализированный раздел унифицированного документа. Поэтому, при заполнении бланка, необходимо быть крайне внимательными: в строке номер шесть вносится число установленное началом отпуска подчиненного, а вот в седьмой строке – та дата, когда действительно рабочий ушел на отдых.
Учитывая то, что все даты могут быть скорректированы разделы седьмой и девятый следует оставить незаполненными, в то время, когда документ подтверждается начальством. Сюда данные вносятся только тогда, когда работник отгуляет свой отпуск и вернется к рабочему процессу.
Для того, чтобы перенести отпускной период, необходимо составить специальную бумагу о данном факте, в произвольном формате. Чтобы оформить ее необходимо получить положительный ответ со стороны руководства компании и подчиненного. Если же положительные подтверждения относительно предложенных корректив получены, в утверждённом документе могут указываться вновь измененное время отдыха сотрудника.
Образец заполнения графика отпусков предполагает и другие ситуации, которые могут стать причиной смены начальной или конечной даты отпускного периода подчиненного. Также отпускной период может быть продлен в силу некоторых обстоятельств, к которым относятся:
1. Ухудшение состояния здоровья человека, вследствие чего он стал временно нетрудоспособным;
2. Необходимость сотрудника выполнить определенные государственные поручения, которые предполагают продление или предоставление отпуска на работе;
3. Нестандартные ситуации, которые прописаны в статьях трудового кодекса государства.
Ответственный за отпуска сотрудник отделения кадров должен учесть дату, когда возникла одна из трех вышеперечисленных причин, а также продолжительность продления перед началом или после завершения предписанного отпускного периода. Когда непредвиденные обстоятельства имеют место до того, как начался отдых подчиненного, это должно быть оговорено и учтено, а если после отпуска – то он автоматически продлевается на необходимый термин.
Для того, чтобы отпуск был перенесен, подчиненный должен предоставить специальное заявление, которое содержит информацию о причинах необходимости изменения сроков отпуска. Образец заполнения графика отпусков по форме №Т-7 в 2016 году предполагает занесение всех данных такого характера в восьмую строку. Для подтверждения наличия описанных обстоятельств, необходимо приложить определенные документы. Это может быть больничная справка, заключение врача, уведомление о вызове в суд, и так далее. Отметка о наличие и типе документов проставляется в девятой строке.
Если человек, который работает на предприятии, является единственным квалифицированным специалистом в области определенных навыков, он является незаменимым на работе, следовательно, может столкнуться с просьбой о переносе отпуска. Отпуск может быть перенесен только в том случае, если служащий не имеет возражений. Тогда данная возможность допускается статьей сто двадцать пятой трудового кодекса страны. Работник обязан пойти в отпуск на следующий год, так как работа без отдыха на протяжении двух лет – это нарушение законодательства.
Если возникает безвыходная ситуация на производстве, начальник может вызвать подчиненного, который находится на отдыхе, но информацию об этом должна после содержать отчетная форма №Т-7. При этом понадобится согласие сотрудника. Если же подчиненный отказывается от выхода на службу во время отпуска или от сокращения отдыха в виду необходимости его присутствия на рабочем месте, он никак не нарушает трудовую дисциплину. Начальник, который в случае отказа потребует материальную компенсацию или дисциплинарное взыскание, поступает незаконно, нарушая второе постановление пленума.
Если сотрудник согласился прервать отпуск и выйти на службу, соответствующую запись должна содержать форма № Т-7, а также письменное согласие подчиненного на выход из отпуска и распоряжение начальника предприятия. По такой же схеме оформляется разбиение отпуска сотрудника на несколько частей.
По современным требованиям. При оформлении отпусков, очень большое внимание уделяется пожеланиям самих подчиненных, а также правильности ведения документооборота сотрудниками, отвечающими за отпуска. Желательно подробно изучить конвенцию, прежде чем приступать к тому, чтобы составлять график отпусков: образец заполнения на 2016 год можно скачать ниже.
Скачать:
Форма Т-7 график отпусков на 2016 год (233)
Образец заполнения графика отпусков на 2016 год (форма Т-7) (258)
График отпусков в Excel (программа) (245)
