Для каждого занятого трудовой деятельностью человека трудовая книжка служит документом первостепенной важности. Причем необходима она не только в процессе трудоустройства на различные места работы, но и для последующего оформления пенсии. Отсюда и требования к серьезному подходу к
оформлению трудовой книжки.
Требования эти предусмотрены действующим трудовым законодательством, в том числе Трудовым кодексом РФ и постановлениями Правительства РФ
№225 от 16.04.2003 и №69 от 10.10.2003. Правда, в перечисленных правовых актах есть немало противоречащих друг другу положений, которые могут в ряде случаев привести в замешательство лиц, ответственных за
заполнение трудовых книжек. При возникновении таких спорных моментов при внесении записей в трудовую книжку необходимо руководствоваться главным образом положениями Трудового кодекса РФ, поскольку он имеет наибольшую юридическую силу. Мы же в данной статье постарались обобщить все рекомендации по оформлению трудовых книжек, что наверняка будет хорошим подспорьем кадровикам. Итак, начнем…
Правила заполнения трудовых книжек в 2017 году
Трудовая книжка подлежит оформлению на работника, осуществляющего трудовую деятельность, по основному месту работы сроком более 5-ти дней. При этом записи в книжку делаются как работающим на постоянной основе, так и сезонным, временным работникам, а также внештатным сотрудникам в случае, если по ним предусмотрено осуществление всех мер социального страхования. Если же человек является совместителем, то его трудовая книжка ведется по месту основной работы.
Записи в трудовой книжке оформляются без каких-либо сокращений. Им присваивается индивидуальный порядковый номер в каждом разделе. Даты записей указываются исключительно арабскими цифрами. Месяц и день в дате записи всегда указываются двумя цифрами (01,02,10,25), а год – четырьмя (например, 2017).
Когда человек трудоустраивается на новое место работы, представленная им трудовая книжка проверяется на подлинность, а именно проверяется соответствие паспортных данных, указываемых на первой странице книжки, наличие печати с первого места работы на титульном листе. Если указанная печать отсутствует, книжка признается недействительной, а работодатель оформляет новую. Также новая книжка заводится, если человек устраивается на работу в первый раз.
В случае наличия незакрытой последней записи о работе, когда отсутствует запись о его увольнении, делать
запись в трудовой книжке о приеме на новое место запрещено. Также в трудовой книжке не делаются записи о дисциплинарных взысканиях в отношении ее владельца, а вот отметки, касающиеся установления непрерывного стажа, либо не зачете конкретных периодов времени в непрерывный стаж должны отражаться в установленном порядке.
Правила заполнения трудовых книжек: разделы
Трудовая книжка включает 3 раздела, касающиеся:
- Персональных сведений о работнике;
- Информации о местах его трудоустройства и занимаемых должностях;
- Сведений об имевших место в ходе трудовой деятельности награждениях.
В первом разделе трудовой книжки, расположенном на титульном листе, указывается ФИО работника, дата его рождения, образование и полученная специальность. Не забудьте, что никаких сокращений при
заполнении трудовой книжки не делается. Также на титульном листе проставляется подпись самого работника, сотрудника отдела кадров, заполнившего трудовую книжку, ставится печать организации с гербом.
Следующий раздел трудовой книжки предназначен для внесения записей о приемах на работу, внутренних переводах, а также увольнении. В обязательном порядке при
заполнении трудовой книжки указываются занимаемые человеком должности, а также полные наименования организаций-работодателей. Для подтверждения каждой записи указывается номер соответствующего приказа, штамп либо печать организации.
И, наконец, раздел, касающийся награждений. Здесь отражаются все награждения, а также поощрения, сделанные в отношении работника. Указываются даты награждений, их вид, документ, в соответствии с которым произведено награждение.
При полном использовании количества листов в конкретном разделе, в него оформляется специальный вкладыш. При этом в книжке делается отметка о выдаче вкладыша с указанием конкретной даты. Эта запись делается в виде штампа на титульном листе или его развороте. В данном случае сделать запись от руки о выдаче вкладыша нельзя. Вкладыш вшивается в книжку и без нее считается недействительным, а нумерация страниц в нем продолжает нумерацию в самой книжке. На титульной странице вкладыша должна стоять печать работодателя.
Как делаются записи в трудовую книжку
С учетом вышеописанного содержания разделов делаются и соответствующие
записи в трудовую книжку. Титульная часть оформляется при трудоустройстве на первом месте работы, а также в случае выявления недостоверной информации в имеющейся трудовой, что делает ее недействительной.
Что касается заполнения раздела, касающегося сведений о местах работы, то здесь есть свои
правила заполнения трудовых книжек. При занесении первой записи на новом месте проставляется штамп организации, содержащий все необходимые реквизиты. Если штампа нет, то название организации пишется от руки.
Далее переходим к заполнению информации по графам:
графа 1 «Порядковый номер»
указывается порядковый номер записи. Использовать можно только арабские цифры;
графа 2 «Дата»
Дата приема на работу, либо внутреннего перевода, либо увольнения. Опять же используются исключительно арабские цифры;
графа 3 «Сведения о приеме (переводе, увольнении) на работу, переименовании предприятия, отдела»
указанная информация заполняется без сокращений со ссылкой на статьи правовых актов. К примеру, «уволен по соглашению сторон в соответствии с пунктом 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». При условии занесения записи об увольнении должна обязательно ставиться подпись владельца книжки;
графа 4 «Основание для совершения записи»
В качестве оснований для внесения
записей в трудовую книжку могут выступать приказы, протоколы, решения общего собрания. Вместе с наименованием документа в обязательном порядке указываются его номер и дата составления.
В отношении заполнения раздела о награждениях распространяются аналогичные требования к указанию информации по графам. Важно учитываться, что в данном разделе отражаются сведения о присвоении почетных званий, награждении гос.наградами, почетными грамотами, дипломами, нагрудными знаками. А вот сведения о вручении денежных премий и ценных подарков здесь не указываются.
Нужны ли записи в трудовой книжке о совместительстве?
Как уже было отмечено выше,
заполнение трудовой книжки должно осуществляться по основному месту работы. Вносить записи о работе по совместительству действующее законодательство не требует, делать это можно лишь при желании самого владельца книжки. Соответствующая
запись в трудовой книжке также оформляется в отделе кадров по основному месту работы на основании представленных работником документов с места работы, где он числится совместителем.
В случае, если совместительство осуществляется внутри одного предприятия, то для осуществления необходимых
записей в трудовой книжке используются внутренние документы. Аналогично делается и запись об увольнении с места работы по совместительству.
Что делать, если при заполнении трудовой книжки требуется что-то исправить?
Случается, что в процессе заполнения трудовой книжки необходимо вносить исправления в данные, указанные на титульном листе. К примеру, по причине замужества изменилась фамилия. При этом указанная ранее информация зачеркивается аккуратно одной чертой, а рядом делается новая запись с указанием документа, послужившего для нее основанием. Эта ссылка проставляется на внутренней стороне обложки книжки, далее внесший запись сотрудник отдела кадров ставит свою подпись и печать организации.
Если же исправления нужно внести по причине допущенной ранее ошибки, например, неверно указано имя или дата рождения работника, то запись признается недействительной, а вместо нее делается правильная. Опять же не забудьте про подпись сотрудника, ее сделавшего, и печать организации.
При наличии испорченных бланков трудовых книжек, а также устаревших работодатель должен принять меры по их уничтожению. Делается это в строгом соответствии с правилами работы с бланками, подлежащими строгому учету. При этом создается специальная комиссия, проводится уничтожение с оформлением соответствующего акта. В нем должна быть указана причина уничтожения, перечислены номера книжек.
Есть нюансы
Довольно часто кадровые работники задумываются над тем, как в трудовой книжке указать данные о не включении какого-то определенного срока в непрерывный трудовой стаж. К примеру, при осуществлении исправительных работ.
При
заполнении трудовой книжки в данном случае нужно сделать запись следующего содержания
«Время работы с (дата) по (дата) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». Не забудьте данной записи присвоить порядковый номер, указать ее основание и дату.
В случае, когда во время работы сотрудника у конкретного работодателя происходит смена названия организации, то соответствующая
запись в трудовую книжку делается в обязательном порядке. Это крайне важно, поскольку параллельно меняется печать организации, а значит, при увольнении сотрудника могут возникнуть проблемы с внесением записи от лица переименованного работодателя. Аналогичное требование распространяется и на случаи, когда изменяется название должности сотрудника.
