Новые правила заполнения путевых листов в 2017 году (образец, бланк)

Новые правила заполнения путевых листов в 2017 году (образец, бланк) предполагают указание в документе информации о контроле состояния транспортного средства, который был проведен перед началом рейса. По крайней мере, именно так указано в новых правилах безопасности, а что еще нового ждет работников, которые регулярно сталкиваются с такого рода документацией, мы расскажем дальше.

Новые правила заполнения путевых листов в 2017 году были внесены министерством транспорта страны в январе месяце этого года, в тексте семнадцатого приказа, который вступил в силу в феврале. Теперь каждый путевой лист должен содержать в обязательном порядке данные о проведенной оценке состояния транспорта перед тем, как он был отправлен в рейс. О таком правиле многие слышали еще три года назад. Но особого значения ему никто не придавал, ведь перечень обязательных реквизитов не содержал такой пункт.


В самом тексте приказного документа не однозначно определено – это требование касается всех компаний или лишь транспортных организаций, так что было принято решение уточнить данные сведения у сотрудников министерства транспорта. Как оказалось, контроль перед рейсом должен проходить каждый автомобиль в каждой компании, даже если он необходим для того, чтобы управленец посетил партнером по бизнесу. Кстати, не стоит считать, что правила заполнения путевых листов в 2017 году можно будет просто проигнорировать – предприятие может быть оштрафовано на сумму в тридцать тысяч рублей. Тем более, что отсутствие необходимых реквизитов автоматически лишает путевой лист возможности подтвердить затраты на топливо.

Поэтому, предпринимателю необходимо издать приказной документ, который внесет ряд изменений в правила отчетности в путевых листах. Проведение осмотра автомобиля перед его выездом в рейс осуществляют контролеры, которые должны пройти аттестацию, проводимую транспортной инспекцией. Чаще всего на такой работе трудятся водители, или же мастера, если же таковых штатных единиц нет в организации, то придется платить за отметки в сервисный центр. Заверить состояние авто проверяющий работник должен своей подписью, а так же указать фамилию. Кроме этого вносится запись о прохождении проверки машины в документ. При наличии неисправностей не следует проставлять никакие отметки.

Пример заполнения путевого листа говорит о том, что использование печатей сейчас не является обязательным, ведь многие фирмы предпочли отказаться от штампа. Согласно приказу министерства транспорта, в этом году штамп не является обязательным условием составления путевого листка. Так что, если печать на путевых листах не проставлена, это не является нарушением.

Порядок заполнения путевых листов в 2017 году

У каждого предприятия должен быть оформлен путевой листок на каждую машину, которая используется в предпринимательской деятельности, независимо от того, для чего именно она эксплуатируется. Это может быть транспорт, который используют, чтобы перевозить людей, грузы, багаж, городские наземные и электрические виды транспортных средств, а так же автомобили, курсирующие по городу, пригороду и международным направлениям. Документ оформляется на срок от одного дня до тридцати дней, но не более. Бывают ситуации, когда водители работают посменно на одном транспортном средстве, в таком случае у каждого из них должен быть в наличии свой путевой лист.

Наименование документа содержит сведения о типе машины, на которую он был оформлен, а номерной знак указывают в заголовках, с использованием хронологического порядка, согласно принятому владельцами порядку нумерации. Заполнение путевого листа по новым правилам предполагает наличие следующей информации в документе:

• Дату, время, данные с одометра, которые были на приборе во время отъезда транспортного средства с места его отстоя.
• Дату, время, данные с одометра, которые были на приборе во время возврата машины на прежнее место дислокации.

Эти данные может проставить только специально уполномоченный работник, которого назначает руководитель, при этом назначение необходимо заверить подписью, штампом, инициалами всех лиц, участвующих в составлении документа. Иногда сам предприниматель может проставлять сведения, но только в том случае, если сам числится в качестве водителя.

В случае наличия двух путевых листков на разных водителей, отсчет показаний одометра начинается с того момента, как первый из них выедет с места отстоя. Эта же дата и время будут проставлены в документе. Информация о возвращении транспортного средства на место отстоя, дата время и показания приборов, будут записаны уже в листке второго водителя. Водители тоже должны проходить медицинский осмотр, как до, так и после поездки, а осуществляет этот процесс медицинский работник. Все сведения он должен заверить печатью, росписью, а так же указать день и время, когда была проведена процедура, свою фамилию, отчество и имя. То есть, и медицинский сотрудник, и контролеры, действуют одинаково, заверяя информацию, которую проставляют в документах.

Правильность заполнения путевого листа в 2017 году очень важна. Ведь отчетный документ водитель должен хранить пять лет после того, как зарегистрирует его в специальном журнале, где хранятся сведения о путевых листках.

Пример заполнения путевого листа – реквизиты

Законодательство позволяет компаниям самостоятельно разрабатывать и утверждать в учетных правилах формы путевых листов, с другой стороны, можно воспользоваться и готовыми бланками. Неважно, какие именно шаблоны будет использовать предприниматель, главное – наличие всех обязательных реквизитов, а именно наименования и номерного знака транспортного средства, сведений об автомобиле, и прочих данных, которые подробно перечислены в приказном документе министерства транспорта.

Заполнение путевого листа по новым правилам предполагает указание следующих реквизитов, представленных в таблице.

Номер	Обязательный реквизит	Необходимая информация	Пояснения
1	Данные наименования и номерного знака		Иногда предприятия используют ряд дополнительных реквизитов, что объясняется особенностями их работы и профессиональной деятельности. Чаще всего это связано с особенностями пассажирских, грузовых перевозок, транспортировкой багажей.
2	Срок действия листка	Указывается временной промежуток, на протяжении которого водитель может пользоваться документом. Если это дневной лист, то просто проставляют дату, если у путевого листка есть определенный срок использования, то ставится день начала и день окончания действия документа.
3	Информация о собственнике авто	Если речь идет о компании, указывают организационно-правовую форму, контактные телефоны, адрес и наименование фирмы. Если это индивидуальный предприниматель, то необходимо указать отчество, имя и фамилию, данные почтового адреса, контактные телефоны.
4	Информация о машине	Информация о типе и модели автомобиля, является он легковым, грузовым, автобусом, трамваем или троллейбусом. Если используют прицепы или полуприцепы, информация об их модели так же должна быть внесена. Сведения о государственных регистрационных знаках и машин, и прицепов, если таковые используются в работе. Количество километров, указанное на одометре в момент выезда из гаража, и в момент возврата к месту отстоя транспорта. День и время, когда машина покинула стоянку, а так же когда вернулась.	Порядок заполнения путевых листов в 2017 году идентичный при использовании собственного транспорта или рабочего, но проще все же отправлять работников на своем транспорте по рабочим вопросам. Хотя могут возникнуть проблемы с налоговиками, которым довольно сложно объяснить, что выплаты осуществлялись в счет компенсации использования авто, а не заработной платы.
5	Данные водителя	ФИО гражданина, а так же информация о прохождении медосмотра.

Образец заполнения путевого листа в 2017 году

Приведем наглядный пример заполнения путевого листа на рисунке.

Но, несмотря на наличие образцов, очень часто граждане допускают ошибки при заполнении путевых листов, а это становится основанием для снятия инспекторами расходов на топливо. Хотя в большинстве случаев причиной доначисления налога становится даже не столько ошибки, сколько подозрительные реквизиты. Оказывается, налоговики изучают не только ошибки при заполнении путевых листов, но и многие другие нюансы.  Чаще всего, самым жестким проверкам подвергаются именно значения реквизитов, которых документ содержит довольно много – более двадцати. На рисунке они выделены.

1. Маршрутное описание не включает данных о названии контрагентов, а по требованиям сотрудников налоговой службы, документ обязательно должен писать четкие сведения о маршруте рейса, включая улицу, номера домов и название агентов. Отсутствие таких данных становятся поводом для получения документом статуса фиктивного, и, как следствие, затраты на топливо снимают. Обязательно следует указывать максимально точные сведения о маршруте. Если же сотрудник отправился на работу, например, в лес, где просто нет улиц и домов, то можно проставить данные координат или же указать близлежащий поселок. Но иногда и этим налоговые работники спорят, и тогда приходится доказывать свою правоту в суде.
2. Маршрут сотрудника постоянно идентичный. Это может так же заинтересовать проверяющих, ведь постоянная езда по одной и той же дороге к одним и тем же агентам выглядит странно. Тем более, если транспорт использует руководство. Наверняка будет выполнена проверка адресов, указанных в документе, и если возникнут неточности, не учтут затраты. Чтобы избежать этого, необходимо заранее приготовить бумаги, подтверждающие факт поездок на основании дел компании. Если это были поездки к потенциальным партнерам, возможно, понадобятся переписка, запись переговоров, в качестве доказательства.
3. Использования транспорта руководством в выходной день. Это весьма подозрительно для налоговиков, наверняка они сочтут, что авто использовали по личным нуждам, и решат не учитывать затраты. Чтобы доказать свою правоту, необходимо документально подтвердить факт деловой поездки, а так же внести в табель рабочего времени эти даты, как рабочие.
4. Расходы топлива превышают вместимость бака. Это факт тоже может поставить под сомнение правильность заполнения путевого листа в 2017 году, хотя если командировка длительная, то перерасход вполне возможен. Но тогда необходимо иметь на руках все чеки о заправках, которые были проведены по пути. Когда один чек содержит информацию о заправке большего литража, чем это возможно для автомобильного бака, служащие не учитывают затраты на топливо.
5. Перевозка скоропортящихся продуктов на обычном транспорте. В налоговой инспекции наверняка проверят, какие продукты перевозило предприятие, и на каком транспорте. Есть ряд товаров, которые можно транспортировать только при определенных условиях, например, рыба, овощи, мясные и молочные продукты. Для них необходимы холодильники, которых нет в простых авто. Это может создать впечатление об указании фальшивых поставок.