Как заполнять журнал кассира-операциониста
Первая графа – дата (смена)
В этой графе указано число, когда снимался Z-отчет, вносящаяся в журнал. Если за это число снималось несколько отчетов, то они вносятся каждый в отдельной строке, но все они будут под одним числом. В этой графе слово «смена» значит, что если в этот день работало два разных кассира и две смены, то в скобочках ставится номер смены (но это не обязательно) например, 02.02.2015 (2).
Вторая графа – номер отдела (секции)
В данной строке указываются номера отделов, на которые за данную смену пробивались суммы. Можно эту графу и не заполнять, если суммы выбивались на один отдел. Но даже если и на несколько отделов пробивались суммы, эту графу можете не заполнять, так как в Z-отчетах не предусматривается деление по отделам.
Третья графа – ФИО кассира
В данной графе журнала кассира-операциониста вписываются, имя, отчество, фамилия кассира. Если ген. директор, бухгалтер, администратор и кассир в одном лице, в этой части вписываются его данные.
Четвертая графа – порядковый номер главного счетчика на конец трудового дня
Тут указывается порядковый номер Z-отчета, он берется в самом отчете.
Пятая графа – порядковый номер главного счетчика, который регистрирует суммарные данные денежного счетчика
Тут данные копируются из четвертой графы. Данная форма документа устаревшая, которая по старинке предполагала, что счетчик Z-отчетов подлежит обнулению. Но в кассовых аппаратах современных моделей этой функции нет.
Шестая графа – суммарные показания денежных счетчиков
Заполнять эту графу обязательно. В нее записывается накопительная сумма на начало дня (смены) – итог всех денег пробитых на кассовом аппарате за все время его существования. С последующим снятым Z-отчетом эта сумма увеличивается. Если кассовый аппарат не является новым, то для этой графы данные берутся из:
• Девятой графы прошлого дня;
• Из утреннего Х-отчета;
• Можно записать сумму в конце дня путем отнимания из вечерних накоплений суммы выручки за день (графы 9 и 10).
Седьмая и восьмая графа – подпись администратора и кассира
Администратор и кассир соответственно расписываются в этих графах. Подписи будут одинаковые, если это одно лицо.
Девятая графа – сумма денежных счетчиков на окончание трудового дня
В данной графе журнала кассира-операциониста указываются накопления к концу трудовой смены. Сумма списывается с Z-отчета, снимаемая кассиром по окончанию рабочей смены. Эту же сумму для удобства можно сразу записать в шестую графу на начало следующей смены.
Десятая графа – общая выручка за рабочую смену
Тут указывается дневная выручка. Сюда входит наличная выручка (11 графа), безналичная (12 графа), возвраты (15 графа). Так же эти показания можно взять из Z-отчета.
Одиннадцатая графа – сумма в наличных
В этой графе указывается выручка наличными, безнал и возвраты в нее не включаются.
Двенадцатая графа – документально оплачено, количество
Тут указывается количество безналичных платежей (расчет по дорожным и банковским чекам, по банковским картам и пр.) Точнее говоря, если по безналу вам за день оплатили 5 раз, в графу ставите цифру «5». Но в некоторых кассовых аппаратах не предусмотрен счетчик безналичных платежей, поэтому количество посчитать вы не сможете, следовательно, в графу вписывать ни чего не надо.
Тринадцатая графа – оплачено по документам, итог
Тут вписывается вся сумма безналичных оплат. Некоторые кассовые аппараты не имеют функции пробития по безналичному расчету, следовательно, под безнал отводят определенную секцию, куда и пробивают безнал.
Четырнадцатая графа – всего сдано
Тут указывается общая сумма наличных и безналичных оплат минус возвраты.
Пятнадцатая графа – сумма возвратов
Записывается дневная сумма возвратов. Если через кассу вы не проводили возврат, то необходимо оформить документ
КМ-3 и из этой формы вписать сумму в 15 графу.
Шестнадцатая графа – подпись кассира
Заполнив журнал кассира-операциониста, акт КМ-4 заполняется кассиром – форма-отчет кассира-операциониста, с наличностью передает ее администратору, и в этой графе ставит свою подпись.
Семнадцатая графа – подпись администратора
Администратор, приняв от кассира наличность, проверяет, правильно ли выполнены расчеты и в этой графе ставит свою подпись.
Восемнадцатая графа – подпись руководителя
Здесь расписывается руководитель по окончанию смены.
Когда вы завершили заполнение журнала кассира-операциониста, необходимо в
кассовую книгу внести данные.
Если через кассу ни чего не пробивали, обязательно ли в журнале кассира-операциониста делать соответствующие записи?
Если на протяжении дня суммы не пробивались на кассовом аппарате, то не обязательно снимать отчеты, к тому же некоторые кассовые аппараты не предусматривают снятие Z-отчета. То есть, нет надобности заполнять журнал кассира-операциониста, если вы не используете кассовый аппарат.
Когда заполняется форма кассира-операциониста?
Когда снят Z-отчет, требуется
заполнить журнал кассира-операциониста. Данную операцию можно делать раз в день, например в конце рабочей смены. В случае если смена заканчивается с утра, так как магазин на круглосуточном графике, тогда утром снимается отчет.
Можно ли за день снимать несколько отчетов?
Если у вас за сутки две-три смены, соответственно в сутки вы снимаете два-три Z-отчета. Но в журнал кассира-операциониста каждый отчет вносится отдельной строкой. Получается на одной дате несколько записей, но номера смен разные.
Если кассир не снял вовремя Z-отчет
Не страшно, если вы не успели вечером снять отчет, это можно сделать либо же с утра, либо на следующий день, а можно даже и через день. Тогда в этом случае, требуется в журнале кассира-операциониста проставить дату, которую взять из отчета, и деньги провести той датой, когда снимался Z-отчет.
Если за день снято случайно несколько лишних Z-отчетов
Когда произошла такая ситуация, то каждый Z-отчет нужно по отдельности вписать в
журнал кассира-операциониста, получится за одну дату несколько отчетов с различными номерами. Как правило, это отчеты с 0 суммами.
Восстанавливается ли утерянный отчет?
Есть два способа для восстановления утерянного Z-отчета:
• Снятие Z-отчета по ЭКЛЗ. Тут хранится вся информация по чекам, которые пробиты на кассовом аппарате. Из блока ЭКЛЗ за любой рабочий день можно извлечь детальную информацию. Блок раз в год меняется, поэтому только из текущего блока можно узнать информацию.
• Снятие по фискальной памяти. Чтобы снять отчет понадобится пароль налогового инспектора, но если он вам не известен, воспользуйтесь лучше услугами кассового механика, он вам поможет в снятии Z-отчета. Самостоятельно делать это не стоит, иначе кассовый аппарат может заблокироваться при неверном нажатии кода.
Корректировка в журнале кассира-операциониста
Любая ошибка, допущенная в журнале кассира-операциониста, заверяется подписью лица, ответственного за ведение журнала. Рядом с исправлением рекомендуется написать «верить исправленному» и поставить роспись.
Кассовая книга и журнал кассира-операциониста – одно и то же?
Это не одна и та же форма. Это две абсолютно разные формы. Кассовую книгу также обязаны иметь предприятия и индивидуальные предприниматели, чтобы вести бухгалтерскую отчетность.
Если не имеется журнала кассира-операциониста?
Если у предпринимателя нет журнала кассира-операциониста или же он существует, но не заполняется, то налоговые инспектора иногда пытаются их штрафовать: 40-50 тыс. рублей. Сумма не маленькая.
Регистрация журнала кассира-операциониста
Форма кассира-операциониста оформляется вместе с привязанным к нему кассовым аппаратом. По окончанию журнала, нужно приобрести новый, пронумеровать его, прошить и заверить в налоговой инспекции. Форма КМ-4 заверяется отделом оперативного контроля налоговой инспекции.
Где регистрируется форма КМ-4
В отделе оперативного контроля в налоговой инспекции МИФНС, где оформлялся кассовый аппарат. Для организаций (ЗАО, ОАО, ООО и т.д.) – по месту оформления организации, для ИП – по месту прописки.
Необходимые документы для оформления нового журнала
Налоговые инспекции могут выдвигать различные требования по предъявлению документов, поэтому лучше дозвониться в налоговую службу и узнать какие требуются документы для регистрации журнала кассира-операциониста.
Первая запись в журнале
Налоговый инспектор при первичной регистрации формы КМ-4, делает в журнале первую запись на снятый Z-отчет, но возможно и просто журнал заверить штампом и подписью.
Кто несет ответственность за ведения журнала КМ-4?
Если руководитель не хочет быть ответственным за ведение журнала, то он приказом назначает или главного бухгалтера, или администратора, или кассира.
Виды журналов кассира-операциониста
Имеется два вида журнала КМ-4:
•
Горизонтальный журнал. Преимущества – удобно заполнять, широкие строчки, позволяющие вписывать большие суммы. Недостатки – количество записей меньше, необходимость часто менять. Имеет 50 листов, на каждом из которых 20 строчек. 20*50=1000. Следовательно, журнала примерно хватит на 1000 смен или дней.
•
Вертикальный журнал. Преимущества – количество записей больше, не придется часто менять. Недостаток – узкие строчки, большие суммы не помещаются. Имеет 29-40 строк на каждой из 50 страниц. Хватит его на 2000 смен или дней.
Как в журнале КМ-4 оформлять возврат?
По кассе возврат регистрируется в графе 15. Если за текущий день прошел не один возврат, выводиться общая сумма и записывается в журнале. На кассе не обязательно пробивать чеки возврата, но следует в обязательном порядке
заполнить справку КМ-3.
Оформление продажи кредитом, безналичным расчетом, по банковской карте
Когда продажа осуществляется по банковским картам через терминалы, либо через чековую книжку или иным безналичным расчетом, то на кассовом аппарате эти деньги также следует пробивать. Количество продаж по безналичному расчету и общая сумма денег по безналу отдельной строчкой выведется в вечернем отчете. Эти параметры в журнале записываются в графу 12 и 13. Эти части отвечают за пробитие чеков не за наличный расчет:
• Продажа в кредит;
• Дорожные чеки;
• Банковская карта.
В журнал не вписываются средства, поступившие в банк на безналичный расчетный счет.
12 графа – кол-во чеков по безналу;
13 графа – общая сумма по чекам по безналу;
11 графа – общая сумма наличными.
Как нумеровать и прошивать журнал КМ-4
Листы нумеруются вручную. Каждую страницу не обязательно нумеровать, достаточно только листы нумеровать. Первая внутренняя страница считается первой, а не обложка. По прошивке и нумерации не существует определенных стандартов.
Журнал прошивается так: снизу делается два отверстия, через них продевается толстая нить, на последней странице наклеивается маленький кусочек бумаги. На ней пишется «прошнуровано и пронумеровано 50 листов». Ставится печать организации и подпись директора.
Как оформлять ремонт и замену ЭКЛЗ
Если проводилась замена ЭКЛЗ на кассовом аппарате, то в ЦТО снимается лишний отчет и пробивается 1 руб. 11 коп. В форме кассира-операциониста данный отчет также надо заполнить. Это же нужно сделать, если был ремонт ККМ.
Где приобрести форму КМ-4
Журнал кассира-операциониста приобрести можно в канцелярском магазине. Останется его только самостоятельно пронумеровать и прошить, а какое правильное заполнение журнала кассира-операциониста мы вам подробно описали, главное не делайте ошибок, налоговые службы этого не приветствуют.
Скачать бланк кассира-операциониста (форма КМ-4) (277)
Скачать Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 образец заполнения (460)
Скачать новый бланк формы КМ-3 - Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (261)
Образец заполнения новой формы КМ-3 (скачать) (479)
