Важность составления штатного расписания у многих вызывает вопросы, часто ли нужно его составлять, как правильно оно заполняется и является ли этот кадровый документ обязательным, чтобы прояснить несколько моментов мы подробно их расскажем в данной статье.
Составление штатного расписания, для чего оно необходимо?
Штатное расписание - это кадровый документ, который нужен для организации штатной структуры. Этот документ в себе содержит перечень структурных подразделения предприятия, список должностей, название специальностей и профессий с обязательным указанием квалификации. Форма
штатного расписания Т-3 - унифицирована законом, оно помогает работодателям упорядочить и оптимизировать работу организации. Применение штатного расписания разрешает полностью видеть всю структуру предприятия, а так же ее подразделения.
Составление штатного расписания, является ли обязательным?
Этот кадровый документ лучше оформить, так как большое количество проверяющих органов находят его обязательным для каждой организации. К примеру, социальное страхование и налоговая инспекция всегда запрашивает этот кадровый документ при проведении проверок. Штатное расписание не являет собой документ налогового учета, однако работодателям необходимо его предоставить другим организациям во время проверок. Его отсутствие могут расценить как нарушение, за которое начисляется штрафная санкция в размере 50 тысяч рублей.
Как часто необходимо составлять штатное расписание?
Так как этот документ, является плановым, его целесообразно составлять раз в год или раз в полугодие. Это позволит регулировать число сотрудников предприятия и его состав. Однако необходимо утверждать этот кадровый документ на несколько лет, в том случае если предприятие не вводит новые должности.
Кто занимается разработкой и утверждением штатного расписания?
Руководитель предприятия может сам этим заняться, определив ответственные лица, которые окажут ему помощь, к примеру, главный бухгалтер, кадровые работники, сотрудники юридического или экономического отдела. Для того чтобы штатное расписание утвердить, руководитель подписывает специальное распоряжение или приказ. Реквизиты штатного расписания указываются в поле формы Т - 3.
Какие сроки хранения кадрового документа?
Штатное расписание имеет определенные сроки хранения. Кадровый документ должен сохраняться на протяжении 3х лет. Штатные расстановки, хранятся 75 лет, после составления нового.
Штатная расстановка
Некоторые предприятия ведут штатную расстановку, аналог штатного расписания. Он отражает имеющиеся вакантные места, а так же все сведения по замещению должностей. Штатная расстановка содержит табельные № сотрудников, информацию об различных изменениях в личном составе, сведения о категории работников и их стаже. Основой документа, является штатное расписание, в котором при необходимости добавляются дополнительные графы. Штатная расстановка не является обязательным документом, однако он очень удобен для крупных предприятий.
Правило составления штатного расписания
При заполнении "Шапки" указывается название предприятия в поле " Наименование", № документа, код ОКПО, дата составления, так же пишется дата вступления документа в силу в разделе " Штатное расписание на период". Имеется нумерация граф:
* 1 графа "Наименование". Указывается название структурного подразделения.
* 2 графа "Код". Указывается код подразделения, который присвоен руководителем предприятия.
* 3 графа. Указывается должность, класс, разряд сотрудника.
* 4 графа " Количество штатных единиц". Указывается число штатных единиц в соответствии с должностями.
* 5 графа "Тарифная ставка". Указывается оклад, % от выручки, тарифная сетка. Указывать сумму необходимо в рублях.
* 6,7,8 графа "Надбавки". Указываются мотивированные и компенсационные выплаты. Это доплаты, премии, надбавки.
* 9 графа. Указывается сумма общих граф 5 - 8. Суммируется оклад и надбавки, значение выводится в рублях.
* 10 графа. Указываем примечания, если их нет, графа остается пустой.
В строке "Итого" суммируются показатели по вертикали. Утверждает штатное расписание руководитель кадрового отдела или уполномоченное лицо. Главный бухгалтер так же подписывает кадровый документ. Печать ставить можно, однако она не обязательна.
Изменение штатного расписания
Существует 2 варианта, при которых штатное расписание требует изменений:
1. Разработка и утверждение нового штатного расписания. На основе действующего расписания разрабатывается новое с внесенными в него изменениями. Данные документ обретает силу действия с начала или с середины года.
2. В действующий кадровый документ вносятся изменения. Данные изменения штатного расписания происходят по соответственному приказу начальника. В приказе указываются основания, по которым вносятся изменения, а так же описываются внесенные изменения.
Если сокращается штат, когда вносятся изменения в штатное расписание?
Сокращение численности персонала, является основной причиной для изменений в кадровом документе. Сокращение численности предприятия предполагает исключение из документа отдельных штатных единиц. При увольнении работника нужно предупредить об этом за 2 месяца. Новое расписание вводится в действие по истечению этого времени.
Важность
составления штатного расписания для предприятий, безусловно, имеется, оно помогает выполнять различные функции разной сложности, а так же оптимизирует деятельность предприятия в целом.
Образец заполнения: Штатное расписание (бланк скачать)
