В этой статье мы предлагаем вам
10 способов, как экономить время на работе, ведь проблема нехватки рабочих часов на выполнение всех поставленных задач многим знакома не понаслышке. Наверное, каждый из нас хотя бы раз сталкивался с тем, что времени на выполнение той или иной работы не хватает, а так хочется раньше покинуть рабочий кабинет, выпить кофе в обеденный перерыв или позвонить домой и поговорить хотя бы пару минут. И это уже не говоря о тех ситуациях, когда приходится задержаться на рабочем месте, а то и прийти на службу в выходные или взять работу домой.
Как же сделать так, чтобы не только успеть все выполнить в срок, но и справиться с задачей раньше на несколько часов, оставив немного времени на личные нужды? На этот вопрос искали ответ многие психологи и менеджеры, давая самые различные рекомендации. Со временем вносились коррективы, разрабатывались целые методики поведения, сформировались законы тайм менеджмента. В статье выделили наиболее действенные 10 способов, как сэкономить время на работе, которые помогут вам справляться с задачами быстро, качественно и с удовольствием.
1. Кто рано встает, тому Бог дает.
Большинство из нас, услышав будильник, стараются максимально отодвинуть время подъема, давая себе поспать еще хотя бы минутку. Потом, правда, приходится бежать на работу, не успевая позавтракать, нервничать и в результате это часто приводит к опозданиям. А вот, по мнению психологов, наиболее продуктивно люди трудятся именно в утреннее время. Поэтому постарайтесь перестроить свой график так, чтобы отходить ко сну рано, но при этом и вставать тоже намного раньше. Поставьте себе цель быть на рабочем месте не только без опозданий, но и раньше начала рабочего дня хотя бы на двадцать минут.
Собираться на работу также следует без спешки и напряжения. Для того, чтобы получить заряд бодрости на весь день, не поленитесь сделать несколько физических упражнений, после чего попейте воды в количестве двух стаканов, а лишь потом приступайте к завтраку. При этом утренний рацион не должен включать в себя тяжелую, жирную пищу – завтрак это легкий прием пищи, для которого отлично подойдут овощи, фрукты или овсянка. Определите оптимальную для себя порцию еды, чтобы она не была слишком объемной, но в то же время полностью отказываться от первого приема пищи нельзя. Если вы будете следовать таким принципам на протяжении месяца, то вы заметите, как вам удается экономить время на работе.
2. Планируйте все, вплоть до мелочей.
Чтобы правильно организовать время на работе, просто необходимо иметь четкую последовательность действий, которые вы должны выполнить за определенный промежуток времени. Причем желательно составлять расписание своих дел не на неделю, а на каждый день. Заведите ежедневник, в котором на каждой странице указывайте все ваши задачи на день грядущий в полном масштабе, а ниже только те, что касаются рабочих моментов. Не жалейте потратить на это десять минут в день, благодаря четкому плану сэкономить у вас получится намного больше времени. Всегда удобнее работать по четкой схеме, чем в хаотичном порядке.
3. Делу время, а потехе час.
Для того чтобы выполнять рабочие задачи быстро и качественно, необходимо быть не уставшим и бодрым, а именно для этого психологи советуют не забывать про небольшие
ежечасные перерывы. Конечно, речь не идет о том, чтобы час поработать, а два отдохнуть, но вот десятиминутный отдых отлично поднимет тонус и повысить энергию работника. И того, за час вам необходимо активно трудится в течение пятидесяти минут, а вот десять минут уделить личным, приятным делам. Этот психологический прием на уровне подсознания стимулирует человека работать лучше и качественнее, для того, чтобы закончить дела пораньше и скорее отдохнуть. С другой стороны, рабочий процесс чередуется с личными делами, поэтому приносит больше удовольствия.
4. Телефонные ограничения.
Иногда мы сами не замечаем, сколько времени тратим на то. чтобы обговорить по телефону ту или иную проблему. Начиная с одной темы, постепенно затрачиваются сопутствующие, а постепенно диалог переходит и к вовсе отвлеченным вопросам. Для того, чтобы
сэкономить время на работе, установите для себя лимит телефонной беседы. Для выяснения основных моментов вам вполне хватит и трех минут. Поэтому, постарайтесь с помощью таймера контролировать свой телефонный диалог. Чтобы размяться, сменить обстановку и слегка передохнуть, можно взять в привычку выходить в коридор или на террасу во время телефонного общения.
5. Чистота – залог успеха.
Как бы странно это не звучало, но именно чистота и аккуратность могут значительно сократить временные затраты на службе. Внимательно осмотрите ваше рабочее место и уберите с него все то, что не понадобится вам для выполнения текущей задачи. Например, вы подсчитываете затраты? Тогда на столе должны находится калькулятор, бумага, ручка, ну и конечно же компьютер. Все остальное уберите в ящики стола: ненужные сейчас документы, посторонние предметы, папки с бумагами, и так далее. Когда на рабочем столе находится множество разных посторонних вещей, вы тратите время на поиск нужного предмета, теряетесь в том, что надо выполнить в данный момент.
После окончания подсчетов, уберите калькулятор в стол, сложите бумаги в определенный контейнер и достаньте те вещи, которыми будете пользоваться при выполнении следующей работы. Стол всегда должен быть чистым и аккуратным, тогда вам удастся значительно сэкономить время на работе. О том как навести порядок на рабочем столе можно прочитать
тут.
6. Сделал дело – гуляй смело.
Очень много времени мы теряем, когда начав выполнять поставленную задачу, прерываемся на телефонные разговоры, отвлеченные дела, чашечку кофе или перекур. Если вы приступили к определенной работе, то поставьте себе установку, не выполнив определенный объем – не переключаться, не отвлекаться, не начинать других дел. Если объем работы большой, поделите его на несколько частей, например, составив первые пять страниц отчета, можно выпить кофе, вторые пять страниц – перекусить, и так далее. В противном случае, если браться за несколько дел или отвлекаться на личные дела, вы не успеете закончить ни одной задачи, а рабочий день подойдет к концу. То же самое касается и рабочих моментов. Начали делать отчет – доделайте, а лишь потом приступайте к подсчетам или составлению писем.
7. С любовью всегда проще.
Для того чтобы получать удовольствие от своей деятельности, экономить время на работе и при этом работать качественно и эффективно, вам понадобится сменить свое отношение к работе в целом. Настраивая себя на то, что вам опять придется выполнять рутинные задания, видеть надоевших коллег и сидеть в рабочем кабинете через силу, вы заведомо накручиваете себя на негативное отношение к службе.
Пересмотрите свое отношение: ведь коллеги не надоевшие, а уже практически родные, работа не рутинная, а стабильная, а рабочий кабинет теплый и уютный. Отнеситесь к своей работе с любовью, постарайтесь сами себя заинтересовать, мотивировать.
Сотрудник, который выполняет рабочие дела, интересные и приятные ему, намного быстрее и качественнее справиться с задачами. Если вы совсем не можете найти положительных сторон в своей деятельности, которые бы взбодрили вас, то, может быть, вы находитесь не на своем месте и стоит подумать о поиске альтернативы.
8. Кто первый?
Как известно, человек, который соревнуется с кем-либо или стремиться побить рекорд, выкладывается на все сто. Используйте этот утверждение в своем рабочем процессе. Например, вам надо составить определенное количество писем. Предложите коллеге, у которого такое же задание, по соревноваться, кто первый из вас сможет справиться с задачей. Если же задание только у вас, можно устроить конкурс с таймером. Например, раньше вы делали это за сорок минут, а теперь постарайтесь сделать за тридцать. Ведь в условиях конкуренции, пусть даже с собой, люди работают активнее и лучше.
9. Четкое соответствие.
Итак, во втором пункте мы говорили, что лучший способ, как распределить время на работе, это спланировать день грядущий и четко выстроить все свои задания и цели. Но стоит уточнить, что мало просто написать свой перечень действий, необходимо еще и придерживаться его. Написав список дел, положив его в дальний карман кейса, и успешно забыв, вы не поможет себе в экономии времени. Поэтому, этот листик желательно хранить там, где вы всегда будете его видеть. Например, под стеклом на столе, или прикрепить к монитору. Это сократит ваше время на поиски плана, для того чтобы прочесть его следующий пункт, и поможет выполнять сразу несколько дел последовательно, не отходя от рабочего места.
10. Визуализируем результат.
Отличной мотивацией для каждого сотрудника является визуализация итог от проделанной работы. Например, вам необходимо поехать заключить сделку с клиентом, но ехать не особо хочется, а клиент кажется неприятным человеком. Представьте себе, что вам удалось договориться с ним, и вы подписали контракт на очень выгодных условиях. Ваш руководитель выдает вам обещанную премию, восхищается вашими способностями и подумывает о повышение вас до регионального менеджера. Такие перспективы стоят того, чтобы забыть про личные мотивы и лень, собраться, настроиться и добиваться своей цели. Не ограничивайтесь планированием лишь на сегодня, не бойтесь представлять, что ждет вас на этой работе через год, два, пять. Какую должность вы хотите иметь, и какую оплату труда получать. Мотивированный сотрудник всегда работает отлажено, быстро и качественно, потому что он знает, к чему стремится.
Придумайте для себя поощрение за каждую достигнутую цель. Например, подписали контракт – сегодня после работы можно купить любимый торт, и так далее. Надеемся, что приведенные
10 способов, как экономить время на работе, помогут вам разгрузить свой рабочий день и сделать его легким и приятным.
