Каждый из нас имеет единственно
невосполняемый ресурс – это время, мы все подчиняемся его неумолимому течению, тем не менее существуют методы управления временем, которые мы сегодня рассмотрим. Наша профессиональная компетентность, творческие способности, стремление достичь успеха часто сталкиваются с постоянной нехваткой времени. Этот ресурс единственный, которого всем не хватает, независимо от психологического типа, возраста, материального и социального положения. Мы чересчур быстро говорим, постоянно куда-то спешим, хватаемся за каждое дело, но бросаем его на пол пути. Нас одолевают навязчивые мысли, что мы упустили или забыли что-то сделать в своей жизни. Время нельзя восполнить, купить, найти на дороге или принять в подарок.
Также существуют «
пожиратели времени», которые снижают эффективность человеческой деятельности, мешают сконцентрироваться на важных делах и отвлекают от работы. Эти пожиратели знакомы, каждому человеку: это электронная почта, аська, азартные и компьютерные игры, социальные сети и др. В итоге важные дела так и остаются не сделанными, а ушедшее время не вернуть. Давайте рассмотрим, эффективные методы управления временем:
1. Заведите дневник. Запишите в него все свои дела по минутам. Постарайтесь быть честными. Если вы играете в компьютерные игры 20 часов в неделю, значит так и записывайте. Этот процесс для многих из нас достаточно болезненный, в итоге он заканчивается настоящим прозрением. Вы должны записывать все довольно подробно: время нахождения в фитнес центре, время при разговор с родителями и приема пищи, время, проведенное с друзьями, время походов в кино и чтения книг, время дискотек и время учебы – абсолютно все без исключения. В итоге, результат таких наблюдений просто вызывает шок – вы даже не можете себе представить, сколько своего бесценного времени тратите впустую!
2. Научитесь говорить «нет». Выключите мобильный телефон. Предупредите своих родных и друзей, что во время работы вас нельзя отвлекать. Если кто-то обратиться к вам с просьбой, вежливо откажите ему ссылаясь на сильную занятость, и при этом вы не должны чувствовать вину! Сосредоточьтесь на своих целях и задачах, только тогда вы сможете
говорить «нет». В этом вам поможет «дневник времени». От незапланированных дел нужно отказаться, так вы сможете выделить время для себя, семьи и друзей.
3. Составьте перечень дел с временными уточнениями. То есть нужно указать часы начала выполнения запланированной задачи и ее окончание. Планирование всегда эффективно, однако если добавить точное время работы, вы сможете его экономить и в результате, оценить свой успех.
4. Поможет компьютер. Используйте в своей работе компьютерные программы-планировщики, которые имеют календарь. Эту систему можно использовать в качестве записной книги – вносить туда важные дела, телефоны, адреса и т.п. Постарайтесь научиться пользоваться технологией, так вы избавитесь от лишней бумажной волокиты.
5. Не будьте идеалистом. Безусловно, если вы стремитесь к совершенству, ничего плохого в этом нет. Однако перфекционизм, другими словами чересчур предвзятое отношение к выполнению той или иной задачи приводит к катастрофической нехватки времени. Перед собой следует ставить рациональные цели, тем не менее всегда стремиться к лучшему. Только не забывайте паталогическое стремление к идеалу, может дать обратный эффект.
6. Сократите рабочее время. Управление временем подразумевает сохранность человеческой продуктивности, если вы чувствуете, что ваше КПД уменьшается, попробуйте урезать рабочее время. Тогда ваш мозг, автоматически перейдет в ускоренный режим, по причине ограниченного времени. Однако данный способ будет эффективным, если перед вами стоит одна или две задачи, а не целая кипа.
7. Классификация слонов. В управлении временем, есть такое понятие, как слон. Это большая и трудоемкая задача, которую очень тяжело сделать и тем более заставить себя приступить к ее выполнению, к примеру, это может быть докторская диссертация, изучение иностранного языка, ремонт в доме, похудение, написание бизнес-план развития компании. Чтобы «съесть» такого слона, его нужно разрезать на кусочки, то есть разделить задачу на несколько под пунктов и постепенно их выполнять.
8. На завтрак «съешьте лягушку»! В нашей жизни существуют такие задачи, которые на самом деле требуют совсем не много времени для выполнения, но они вызывают отторжение и неприязнь, к примеру, попросить руководителя выдать внеплановый аванс, позвонить дотошному партнеру и др. В тайм-менеджменте подобные задачи называются лягушками. Их часто откладывают на потом, а они в свою очередь перерастают в большие неприятности. И если раньше для их решения понадобилось бы 5 минут, то теперь придётся потратить массу времени. Если начать день с поедания такой лягушки, то все последующее время, вы будете находится в прекрасном и бодром расположении духа.
9. Поощрите себя. И наконец то, постарайтесь за каждое проделанное задание поощрять себя, к примеру, пойдите в массажный салон, в кинотеатр или проведите вечер с друзьями в уютном кафе. Главное отметить свой успех, получив при этом максимум удовольствия.
Рассмотрим несколько направлений управление временем, которые получили самый большой резонанс:
•
Определение ценностей и «Мемуарник».
Сперва нужно определить ценности и цели:
1. Каждый вечер выделяйте для себя 5 минут личного времени, что бы вас ни что н отвлекало.
2. В ежедневнике зафиксируйте главные события дня, то есть самые эмоциональные для вас. Это может быть ссора с начальником или разговор со своим ребенком, главное не достижение дня и не результат, а эмоциональная насыщенность.
3. В конце недели, следует выписать самые главные события прошедшей недели. В конце месяца, соответственно важные события месяца и так далее. Рядом с событиями пишите ту ценность, которая стала для вас главной. К примеру, «грамота сына за первое место в олимпиаде», ценность – «Дети и семья». У каждого список ценностей будет свой. Люди разные, значит и ценности разные – главное определить, что актуально для вас. С помощью мемуарника, вы сможете быстро сформировать важные ключевые ценности.
•
Гибкое планирование.
Многих людей напрягает слово «планирование», которое ассоциируется с чем-то «детальным или жестким», однако это не так. Существует множество методов планирования, важно выбрать свой способ, который будет соответствовать специфике вашей работы и личных особенностей. Тем не менее не всегда получается, что-то запланировать, некоторые задачи основываются на условиях, к примеру:
1. Поедем в ресторан – однако, нужно заехать в автосервис и проверить тормоза.
2. Когда приду в банк, заодно надо заплатить коммунальные услуги.
3. Решить вопрос с рекламой – надеюсь рейс не задержат, и PR-менеджер вовремя приедет.
Как подобные задачи записывать в ежедневник? Ведь они постоянно будут текущими, и снова их придётся переносить или переписывать. Как же быть? Существуют два понятия, которые обозначают время. «Хронос» - это астрономическое, линейное, измеримое время, привычное для органайзеров и ежедневников. И «кайрос» - это удобные обстоятельства, удобный момент для совершения какой-либо задачи. Подумайте, сколько задач в течении рабочего дня, вы можете привязать к пунктуальному «хроносу» и гибкому «кайросу»?
Систему управления временем контекстного планирования, вы можете наладить следующим образом:
1. В ежедневнике создайте разделы, которые будут соответствовать актуальным контекстам.
2. При приближении «кайроса» загляните в этот раздел и освежите свою память, возможно появился шанс для решения некоторых задач.
3. Следовательно, вы не устанавливаете вокруг себя жесткие рамки, а при возможности вспомните в нужное время о нужной задаче.
•
Метод швейцарского сыра.
Данный способ позволит вам в меньшей степени тратить силы и время на «раскачку». Попробуйте сделать задачу в произвольном порядке, а не в логическом. То есть из разных мест берите маленькие кусочки – самые приятные, простые, и т.д. К примеру, если вам нужно приготовить отчет, попробуйте сперва подобрать схемы, иллюстрации, а после напишите самые понятные и простые для вас абзацы и т.п. Спустя некоторое время в вашем «швейцарском сыре» образуется столько дырочек, что вас будет совсем не сложно «доесть» его до конца.
Если регулярно использовать
методы управления временем, то можно гораздо быстрее делать свою работу, при этом усталость будет минимальной, а свободного времени будет намного больше.
