Правильное управление временем, когда оно работает на Вас, может принести массу плюсов. Так, это позволит достигать лучших результатов и повысить качество и продуктивность работы. Уменьшиться количество ошибок и завалов, взамен придёт повышение зарплаты и позитив от труда. Он же вольётся и во внерабочую жизнь.
Помните, что
показатель Вашего успеха – это количество и качество дел, которые Вы делаете в течение 86400 сек. каждый день.
Первый шаг для правильного управления временем – это проанализировать куда сейчас оно тратится. Для этого пройдите текст, варианты ответа которого либо «да», либо «нет».
1. Я оставляю на потом бумажную работу, когда сталкиваюсь с ней.
2. Я имею множество проблем и кризисов, в связи с неправильным планированием.
3. Порой мне приходиться догонять других в выполнении некоторых заданий.
4. У меня нет чётких представлений о моих приоритетах.
5. Каждый день я не менее 30 минут провожу в поиске чего-либо.
6. Мои встречи длятся дольше, чем нужно.
7. Зачастую моё свободное время проводиться так, как мне предлагают.
8. Дел, которые я начал, гораздо больше тех, которые завершил.
9. Я постоянно занят, но это не всегда продуктивно.
10. Я делаю много дел, которые мог бы перепоручить.
Количество ответов «да» более 5? Вам просто необходимо уметь управлять временем! Вернитесь к этому тесту через месяц после начала занятий и сравните результаты. Для того чтобы обладать таким качеством, как эффективное управление временем, необходимо пройти через несколько этапов на основе нижеописанных рекомендаций.
Расписание. Подробно распишите весь свой день, включая такие мелочи, как перерыв на кофе, телефонные звонки, разговоры, перекуры, почта и др. Укажите, запланировано ли это было и степень важности события. Составьте расписание сейчас и через месяц сравните – Вы увидите улучшения.
Проведите анализ своего расписания, ответив на следующие вопросы.
1. Сколько % от всех дел было запланировано?
2. Есть ли чёткий график вашего дня?
3. Как часто запланированные дела длились дольше намеченного распорядка?
4. Почему Вы тратите так много времени на дела с низкой степенью важности?
5. Часто ли прерывается работа?
6. Когда Вы наиболее продуктивны?
7. Вы продуктивны или всё же просто заняты?
8. Что уже сейчас можно сделать, чтобы улучшить положение?
9. Какой % времени Вы действительно можете планировать?
10. Дайте оценку своей эффективности по 10бальной шкале.
Очень часто люди пребывают в шоке от количества времени, которое тратиться впустую. Вот 10 основных причин, которые этому способствуют.
1) Поиск вещей
2) Различные встречи
3) Телефонные разговоры
4) Перерывы, перекуры и т.п.
5) Откладывания на потом
6) Работа с бумагами и иная рутина
7) Различные проблемы
8) Выполнение чужих просьб и обязанностей
9) Взыскания
10) Ложная информация.
Управление временем – многогранный процесс, поэтому рассмотрим каждую причину отдельно.
Итак, поиск вещей. Вы представляете, что из маленьких кусочков времени, потраченных на поиск документа, ключей или иных предметов, в неделю набегает не менее 4 часов? Автоматизируйте процесс.
Встречи. Как часто Вы встречаетесь с кем-нибудь? А сколько времени теряется, когда встреча затягивается? А бывает так, что Вы сидите на каком-либо долгом совещании, в то время как Ваше участие в нём составит не более 5 минут?
Телефонные разговоры. Как часто Вы разговариваете по телефону? Сколько незапланированных звонков в день происходит? А сколько по-настоящему важных звонков? На сколько затягиваются Ваши разговоры? Часто ли Вы перезваниваете, забыв обсудить что-то при первом разговоре?
Перерыв. Сколько раз в день Вас отвлекают от работы? А какое количество этих случаев по важному делу? Как это влияет на Вашу работу?
Откладывание дел на потом. Сколько новых заданий Вы получили за прошедшие 2-3 недели? Каковы причины, по которым их пришлось отложить? Каков типичный конец всех этих дел?
Работа с бумагами. Как много полезной почты приходит к Вам? Вам нравится её проверять или есть ли возможность перепоручить это занятие кому-то ещё? Как часто, вместо важной работы, Вы читаете газеты или журналы?
Различные проблемы. Ваш день состоит из кризисов, следующих друг за другом? А если взглянуть более тщательно: это точно проблемы? А могли бы Вы избежать их, если бы были более активны?
Излишняя помощь. Часто ли бывает так, что Вас просят о помощи, а Вы, взявшись за неё, потом забываете о ней или просто не делаете?
Взыскания. Так ли правильны Ваши действия, если 95% дел всё ещё необходимо сделать? Если Вы занялись одним делом, то значит ли это, что остальные дела не будут затронуты?
Ложная информация. Случалось ли так, что в середине выполнения задания Вам приходилось узнавать, что Вы работаете с искажённой информацией, и её следует перепроверить? Как много времени на это уходит?
Время действовать: меняем привычки.
На данном этапе мы определили причины, мешающие эффективной работе. Теперь следует либо избавиться от этих причин, либо
изменить свои привычки. Но дело в том, что некоторые привычки – часть стиля работы. И на самом деле Вы поразитесь, сколько времени теряется каждую неделю!
Естественно, просто прочитать статью и сразу избавиться от проблемы пустой траты времени нельзя. Ведь нельзя прочитать руководство по какому-либо музыкальному инструменту, а затем сразу выйти на сцену.
Считается, что на изменение или создание привычки требуется где-то 21 день. Процесс изменения делиться на 4 шага. Примечательно то, что он эффективен для устранения любой причины, сосущей Ваше время.
1. Возьмите страницу и озаглавьте её как «откладывание дел на потом».
2. Напишите то, с чем вы сталкиваетесь из-за этой причины:
• Ваша совесть терзает Вас по поводу того, что работа не завершена.
• Растёт уровень стресса.
• Вы ассоциируетесь у коллег в качестве ненадёжного сотрудника.
3. Напишите, что, по-вашему мнению, будет, если от избавиться от этой причины.
4. Перестаньте говорить: «Я сделаю это завтра».
Вот что нужно для изменения привычек:
1. Перестаньте винить себя «Мне для этого необходимо больше информации».
2. Хватит смотреть журналы и читать прессу в рабочие часы. Да даже, если честно, и в другое время. Ведь основные новости и так будут обсуждаться в коллективе.
3. Поймите, что Вам нужно больше времени для планирования дня.
4. Научитесь разбивать большие проекты на мелкие части.
5. Первым делом делайте сложные и неприятные дела, а лишь затем переходите к приятным.
Благодаря всем этим советам, Ваше управление временем станет гораздо эффективнее, доверие коллег выше, а самооценка повысится.
