Совещание на работе — не самое любимое времяпрепровождения для большинства сотрудников. Затянувшееся совещание раздражает, откладываются служебные дела, телефонные разговоры. Некоторые уверены в том, что проводить совещания — это прихоть руководителя и пустая трата времени. Руководитель, в свою очередь, замечает отсутствующий вид сотрудников и задумывается,
как провести совещание быстрее и эффективнее.
В том, что совещания на работе необходимы, сомнений нет — совместное решение производственных вопросов повышает продуктивность и стимулирует сотрудников к действиям.
Руководителю или менеджеру лишь следует знать,
как провести совещание правильно. Вот несколько рекомендаций:
• Все присутствующие должны четко знать
продолжительность совещания, время его начала и окончания. Начинайте всегда вовремя, иначе ваши коллеги просто не будут приходить в назначенное время. Если в вашей организации принять проводить совещание в одно и то же время, назначьте штраф за опоздание — это очень эффективная мера. Если нерешенных вопросов много (начало недели, конец отчетного периода и т. д.), и продолжительность совещания будет увеличена, сразу предупредите сотрудников об этом.
• Безусловно,
цель совещания — обсуждение и рациональное решение рабочих вопросов. Однако иногда отводите несколько минут на личное неформальное общение. Это позволит сотрудникам немного расслабиться и укрепить приятельские отношения.
•
Совещание на работе должно стать для каждого сотрудника возможностью высказать свое мнение. Выслушайте наиболее активных участников и постарайтесь услышать позицию нерешительных коллег.
• Часто бывает так, что единственная
цель совещания - «разбор полетов» и поиск виноватого. И мало кто готов безоговорочно признать свою вину и понести ответственность. Однако члены коллектива должны понимать (и это отчасти задача руководителя), что готовность к ответственности значительно повышает уровень доверия руководства.
• При
подготовке к совещанию путем анализа показателей определите наиболее успешных сотрудников и похвалите их публично. Заслуженное признание мотивирует на дальнейшую деятельность лучше любых бонусов.
• Перед тем,
как провести совещание, продумайте правильные аргументы для убеждения коллег по решению спорного вопроса. Вы не должны допускать ситуации, когда сотрудники чувствуют себя глупее руководителя.
• На этапе
подготовки к совещанию составьте повестку и четко ей следуйте. Можно заранее ознакомить сотрудников с повесткой, а также составить список документов, с которыми им необходимо предварительно ознакомиться.
• Не проводите совещание, если в этом нет необходимости.
• Регулярные совещания на работе должны быть краткими и структурированными. Если нет срочных вопросов, сотрудников на совещание можно не собирать.
• Каждый руководитель должен научиться
проводить совещание в вежливой форме — не позволяйте себе говорить людям обидные вещи. Если чувствуете, что «закипаете» - мысленно переместите себя на место подчиненного.
•
Совещание на работе по инициативе руководителя не должно стать препятствием к выполнению должностных обязанностей сотрудников. Не забывайте о том, что, находясь в вашем кабинете, они оторваны от своих рабочих мест, и это может привести к нарушению графика рабочего процесса предприятия.
• Если первоначальная
цель совещания достигнута, оно должно завершиться. Для обсуждения дополнительных вопросов организуйте отдельную встречу с заинтересованными коллегами.
•
Свежая идея — в комнате для совещаний откажитесь от стульев. Когда все стоят, на принятие решений обычно требуется на треть меньше времени, чем в ситуации, когда сотрудники сидят в удобных позах.
• В конце совещания обязательно проверьте, насколько четко
делегированы полномочия, и все ли сотрудники правильно поняли свои обязанности — это позволит избежать недоразумений в дальнейшем.
Будьте уверены, что изучив и внедрив рекомендации, как провести совещание максимально эффективно, вы в течение короткого срока превратите совещания из скучной служебной обязанности в обычный рабочий момент.
