Все знают, что
тайм-менеджмент – это правильная организация рабочего времени. Но на самом деле, это достаточно сложное понятие, которое включает в себя не только это. Основой его является хронометраж – четкое планирование дел с учетом приоритетности и выполнение в одну единицу времени одного задания.
Основная идея правильной организации рабочего времени
Заключается она в том, чтобы повысить эффективность работы. Тайм-менеджмент имеет и свои этапы разработки:
1. Постановка цели или целей.
2. Расстановка приоритетов и разработка пошагового плана.
3. Непосредственная реализация задач.
4. Контроль за результатами.
Также у тайм-менеджмента есть свои приемы:
Для расставления приоритетов используется
принцип Парето, который утверждает, что лишь 20% дел дают отдачу в 80%, а остальные дела дают эффективность не более 20%. Поэтому важно выделить и начинать деятельность с 20% важных дел.
В организации рабочего времени используют также диаграмму Ганта, когда по одной оси отмечаются дела, а по другой – время. Само выполнение дела выглядит как кривая на между этими осями.
Используя в тайм-менеджменте такой принцип, как хронометраж, можно выяснить, какое дело каких временных затрат требует и определить, что из дел занимает слишком много драгоценных минут.
Инструментарий организации рабочего времени
Правильная организация рабочего времени может быть выполнена с помощью любого подходящего инструмента, главное в этом деле – голова самого исполнителя. Если он адекватен, то любая техника и приемы дадут результаты.
Например, если необходимо повысить эффективность работы некоей рабочей группы, то организация рабочего времени у руководителя может вызвать такие проблемы:
1. В том случае, когда сотрудников меньше, чем задач, руководителю необходима правильная организация рабочего времени, а представить себе полную картину происходящего ему будет сложно. И чем больше проектов, тем больше сотрудников, тем чаще от него ускользают важные детали, а он не способен быстро и вовремя реагировать на проблемы.
2. Когда нет ясной картины происходящего, страдает и организация времени, так как руководитель не может адекватно расставить приоритеты.
3. Из-за недопонимания возникают конфликтные ситуации в коллективе, то есть опять же, страдает организация рабочего времени, так как оно тратится на выяснение и улаживание конфликтных ситуаций.
4. Часто приходится делать и переделывать одно и то же.
5. Много важной информации не изложена на бумаге, а потому, передаваясь у сном виде, искажается. Необходимо время на то, чтобы ее откорректировать.
6. В свете всего выше сказанного сложно провести адекватный анализ процесса выполнения проекта.
Поэтому руководитель в таких случаях должен:
1. Распределить задачи между исполнителями, указав их приоритетность.
2. Фиксировать весь ход работ документально.
3. Использовать имеющуюся зафиксированную информацию по максимуму.
4. Введение простых и четких регламентов по вводу и представлению информации.
Такие шаги –
правильная организация рабочего времени, которая позволит улучшить процесс реализации любого дела и получить от него наибольшую отдачу.
