«Разделение труда — ключ к эффективному управлению. Эффективное делегирование — высший вид эффективной человеческой деятельности». Кови С.
Любой руководитель знает,
что такое делегирование полномочий. Правильная передача полномочий помогает оптимизировать работу даже самой маленькой компании. По сути, хорошего управляющего от плохого отличает именно умение правильно передать подчиненным какие-то свои полномочия. Почему это так важно?
Зачем необходимо делегирование полномочий
«Работая 24 часа в день, человек может себя утроить. Чтобы умножить себя больше, чем в 3 раза, единственный выход — научить других принимать на себя часть вашей работы». Риковер Д.
Чтобы бизнес развивался эффективно, руководитель должен иметь время и возможности сконцентрироваться на стратегических целях компании. Физически невозможно эффективно выполнять все нужные задачи самостоятельно. Именно тогда и приходит на помощь делегирование полномочий. Делегирование полномочий – это передача руководителем отдельных задач, функций сотрудникам, которые могут с ними справиться не хуже, чем он сам.
Правильная передача полномочий помогает обучить и подготовить персонал к более сложным задачам. В конце концов, сотрудник, в задачу которого входит выполнение одной делегированной задачи, сделает ее намного лучше, чем руководитель, у которых таких задач не менее десятка. Такой шаг позволяет оценить степень неформальных отношений в коллективе – насколько они прочны и эффективны. И, конечно же, передача полномочий повышает доверие сотрудников к руководителю и мотивирует их.
Как правильно делегировать полномочия
Далеко не все сотрудники способны выполнить любую из поставленных руководителем задач. Поэтому
эффективное делегирование полномочий подразумевает тщательный подбор сотрудника на выполнение задачи. Он должен обладать определенными личными качествами и профессиональными навыками.
Основные принципы делегирования требуют подбора исполнителя по таким критериям:
1. Подходящий уровень квалификации.
2. Минимальный опыт выполнения подобных задач, если задание сложное.
3. Текущий уровень загруженности сотрудника.
Из личных качеств сотрудник должен обладать стрессоустойчивостью, работоспособностью, психологической устойчивостью, иметь искренний интерес к данной работе.
Основные принципы делегирования
«Лучше я буду получать 1 % денег в результате усилий 100 человек, чем 100 % в результате своих собственных усилий». Гетти П.
Выбрать подходящего кандидата на делегирование полномочий – это лишь половина дела. Процесс передачи тоже требует правильного подхода, иначе сотрудник может не понять задание, степень его важности. Передача полномочий должна проходить по таким правилам:
1. Сразу надо обозначить конечный результат задания. Это сориентирует сотрудника, к чему он должен стремиться.
2. Определяются границы и рамки полномочий сотрудника, сроки выполнения. Как правило, за сотрудником оставляют инициативу в таком объеме:
• минимум инициативы, работает по указанию;
• небольшая степень инициативы, которая всегда согласуется с руководителем;
• свобода в сроках и инициативе;
• свобода выбора способа, времени и методов решения задачи с условием обязательной отчетности;
• полная свобода с контролем руководителем по плану.
3.
Делегирование полномочий требует обязательно выслушать самого сотрудника, как и за какие сроки он сможет выполнить задание, выполняя задание. Не стоит давить на него своим пониманием удобства формы и времени выполнения задания.
4. Четко отфильтруйте необходимые полномочия для выполнения задач от ненужных. Не стоит делегировать полномочия, которые не важны сейчас сотруднику, но неоправданно расширяют его возможности.
5. Для выполнения конкретных узкопрофильных задач передача полномочий должна идти вниз, к низшему эшелону сотрудников. Как правило, они обладают более точной информацией по данному вопросу.
6. Всегда поддерживайте сотрудника, особенно если перед ним стоит новая задача, которую он раньше не выполнял.
7.
Делегирование полномочий не должно происходить один на один. Об этом должен знать весь коллектив.
8. Задания надо передавать сотрудникам постепенно. Кроме того, не стоит делегировать полномочия только рутинного характера. Дайте возможность сотрудникам проявить творчество.
9. Если делегирование полномочий произошло, не стоит принимать их обратно, пока поставленная задача не будет сделана до конца. Объясните работнику, что в команде должны работать профессионалы, которые способны решить нерешаемые задачи.
10. Мотивируйте сотрудника хотя бы рассказывая, какой огромный вклад он внесет этой работой.
Основные ошибки при передаче полномочий
Сложно провести делегирование полномочий и не совершить ни одной ошибки. Но стремиться к этому надо. Во время разговора с сотрудником постоянно задавайте уточняющие вопросы, чтобы быть уверенным, что он вас понял правильно. Даже если вам кажется, что вы рассказали все предельно ясно, вы все равно можете быть непонятым до конца.
Следите за тем, чтобы не передавать сотруднику полномочия, которыми он уже обладает, просто придавая им другую форму. Всегда тщательно подбирайте сотрудника для новой задачи. Если надо покритиковать, делайте это кратко и по существу.
Когда полномочия передаются группе лиц, сразу сами обозначьте степень ответственности каждого, чтобы не оказалось, что никто ни за что не отвечает. Признайте, что кто-то из коллег знает больше вас, если такое действительно имеет место быть. Но следите за тем, чтобы вы делегировали не больше половины своих полномочий.
Что нельзя делегировать
• генеральное планирование;
• увольнение и найм персонала;
• выражение благодарности конкретному сотруднику;
• рисковые, конфиденциальные и срочные дела.
По ним вы можете консультироваться с сотрудниками, но решение надо принимать самостоятельно. Во всех остальных случаях можно использовать делегирование полномочий.
Правильная передача полномочий поможет руководителю сконцентрироваться на важных делах и не рассеивать свое внимание.
