Существует пошаговая инструкция того,
как принять на работу сотрудника. В нее входят несколько этапов трудоустройства сотрудника.
1. Медицинское обследование
Перед тем, как принять на работу сотрудника, ему необходимо предложить пройти медицинское обследование в одном из этих случаев:
- если он несовершеннолетний;
- если работодатель хочет принять на работу сотрудника на предприятие торговли, общественного питания, в пищевую промышленность. После прохождения предварительного обследования, т.е. перед тем, как принять сотрудника на работу, должны производиться ежегодные медицинские осмотры для сотрудников младше 21 года (они обязательны).
Принять сотрудника на работу можно только по гражданско-правовому или по трудовому договору. Принять на работу сотрудника по гражданско-правовому договору означает определенные преимущества – отсутствие обязательных отчислений в ФСС, отпусков и больничных. Но такой договор возможен только для конечного результата труда, во всех других случаях договор является трудовым.
2. Ознакомление его с перечнем должностных обязанностей
Перечень обязанностей работника называется должностными инструкциями. Ознакомление с ними не обязательно, но оно позволяет предупредить возникновение недоразумений между работником и работодателем уже во время работы.
Инструкция должна быть составлена и подписана в двух экземплярах, один из которых остается у работника, второй – у работодателя.
3. Третий этап трудоустройства сотрудника – заключение по штатному расписанию трудового договора
Трудовой договор – это конвенция между работником и работодателем, принятая ими письменно. В ней отражены права и обязанности, не противоречащие ТК РФ.
В соответствии с 67 статьей ТК РФ трудовой договор может существовать только в письменной форме, должен быть составлен и подписан той и другой стороной в двух экземплярах.
Для того чтобы принять на работу сотрудника, в трудовой договор необходимо включить следующее:
- указание испытательного срока (на этом основании можно осуществить увольнение неподошедшего сотрудника);
- место работы сотрудника и структурное подразделение, в котором он будет трудиться;
- четкое указание обязанностей сотрудников;
- размер заработной платы;
- отражение графика работы сотрудника.
В некоторых случаях подписывают срочный договор, т.е. на определенный срок. Если после окончания договора работник трудится и дальше, то договор признается бессрочным.
4. Заключение договора о материальной ответственности
Такой договор не обязательно, но желательно заключить перед тем, чтобы собственно принять на работу сотрудника. Четко определенной формы он не имеет, но есть обязательные пункты, которые должны в нем отражаться.
Преимущественно такой договор заключается с работниками магазина, склада, производственной точки, реже – с простыми офисными служащими на офисную технику. Если в работе используются деньги, то заключение договора о полной материальной ответственности также целесообразно.
На сегодняшний день в большинстве компаний также подписывается договор о неразглашении коммерческой тайны.
5. Написание заявления о приеме на работу
В обязательном порядке при трудоустройстве сотрудника подписывается заявление о приеме на работу. Оно должно быть согласовано с руководителем того подразделения, в котором сотруднику предстоит трудиться. Об этом на заявлении ставится отметка.
При положительном решении руководителя на заявление ставится резолюция и продолжается документирование приема сотрудника на работу.
6. Регистрация трудового договора и договора о материальной ответственности
Сотрудник при получении данных договоров обязан расписаться в книге регистрации.
7. Публикация приказа о приеме сотрудника на работу
Приказ о том, чтобы принять на работу сотрудника, подписывается только после того, как был подписан трудовой договор. Данный приказ применяется для оформления и учета принимаемых сотрудников и в идеале должен полностью совпасть с трудовым договором.
На одного работника применяется форма приказа N T-1, а для группы сотрудников - N T-1а. В приказе указывается структурное подразделение, должность, испытательный срок и его продолжительность, характер работы и условия приема на нее.
Сотрудник подтверждает личной подписью то, что ознакомлен с приказом. После этого в течение 5 дней в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу.
8. Запись о приеме на работу в трудовой книжке
Делается после ознакомления сотрудника с приказом о приеме на работу. Но торопиться с этим не стоит, необходимо дождаться фактического выхода сотрудника на работу и только затем сделать отметку. Если трудовой книжки у сотрудника нет, работодатель обязан ее завести. Также обязанность работодателя – вести трудовую книжку каждого сотрудника, проработавшего у него больше пяти дней в случае того, если у данного сотрудника это место является основным местом службы.
9. Запись в Книге учета движения трудовых книжек
Сведения о трудовой книжке необходимо отразить в Книге их учета и заполнить Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.
10. Оформление личной карточки нового сотрудника
Она заводится на каждого работника, и он под роспись должен ознакомиться со всеми записями в ней. Есть специальные формы для карточек. Ведутся они только в бумажном варианте.
11. Оформленик личного дела работника
Не является обязательным.
12. Постановка на учет в органах
Работодатель обязан встать на учет в органах после того, как оформил на работу первого сотрудника:
- в ПФР в 30-дневный срок;
- в ФСС до 10 дней;
- в ФОМС в 30-дневный срок.
Каждый новый договор ставится на учет в ПФР и ФСС.
Работодателю могут быть назначены штрафы за неправильное оформление, непостановку на учет, неоформление в соответствующих фондах. Индивидуальному предпринимателю размер штрафа – от 1 000 до 5 000 рублей либо административное наказание. Организации размер штрафа будет от 30 000 до 50 000 тысяч рублей либо административное наказание. Под административным наказанием понимается приостановление деятельности до 3 месяцев.
Работодатель также обязан отчислять за каждого сотрудника
НДФЛ 13%, отчисления в ФФОМС, ПФР, ФСС, ТФОМС. Эти отчисления зависят от деятельности предприятия и налогового режима.
Итак, в данной статье разобраны все нюансы того,
как принять на работу сотрудника, а также некоторые вопросы о налогах и отчислениях работодателя.
