Материал составлен специально для тех, кто часто проводит планерки и пятиминутки – данная
методика правильного проведения совещаний помогает сделать этот процесс продуктивным.
Отличный формат для сотрудничества
Чаще всего руководство решает провести совещание внезапно, не готовится к этому, а потому много информации упускается, решения не утверждаются, а утвержденные не принимаются к работе. А все потому, что не используется методика правильного проведения совещаний. В чем же она заключается и как провести совещание, чтобы все остались довольны?
Как правильно провести совещание: основные принципы
1. Синергия. Имеется ввиду известный психологический принцип – эффективность единой части выше, чем отдельно ее составляющих. Если вам нужно взвешенное решение, которое будет учитывать все возможные стороны вопроса – стоит провести совещание. Групповое обсуждение – самый эффективный способ.
2. Сплоченность. Намного эффективнее работает команда, в которой люди умеют помогать друг другу. Сам собой этот процесс не возникнет, а вот проведение совещания в этом деле очень помогает.
3. Понятность. Так или иначе, каждый всегда сопротивляется непонятному и неизвестному. Если цели и стратегия развития компании не ясны, человек не может помочь компании своей работой. Поэтому проведение совещания всегда важно, особенно для новых сотрудников. Это внесет ясность в их работу и повысит продуктивность. Конечно, если вам удалось правильно провести совещание.
Каждый опытный директор понимает, что удачно подобранная методика правильного проведения совещаний помогает сплотить, настроить и отладить работу коллектива.
Поэтому не стоит пренебрегать этим инструментом –
проведение совещания в нужном русле может творить чудеса. Другой вопрос, как это, правильно провести совещание. Давайте рассмотрим основополагающие принципы, которые помогают эффективно провести совещание.
Методика правильного проведения совещаний
1. Опираемся на задачи
В соответствии с тем, какие задачи стоят перед коллективом, надо выбирать и формат проведения планерок. Давайте рассмотрим подробно, в каком формате необходимо провести совещание в зависимости от стоящих задач.
• Совещание ставит перед собой задачу найти идеи и правильные решения. Чаще всего проведение совещания проходит в режиме мозгового штурма. Жесткая критика исключена.
• Планерка призвана определить текущее положение вещей и обозначить перспективы. В этом случае проведение совещания должно сопровождаться конкретными показателями и проходить строго по пунктам.
• Пятиминутка проводится для создания рабочего настроения и определения задач на сегодня. В этом случае провести совещание следует в позитивном настрое, напоминая о каких-то задачах.
2. Придерживаемся конкретики
Чтобы этого достичь, а главное, чтобы правильно провести совещание, необходимо перед его началом составить план и подготовить всю документацию. Заранее предупредите всех, чтобы они тоже смогли подготовиться.
3. Соблюдаем сроки
Постарайтесь провести совещание не более чем за 40 минут. Больше этого срока человеческой психике сложно удерживать внимание. А если вам не удается провести совещание в живом ключе, оно тянется монотонно, то это время сокращается вдвое.
4. Регламент
Строго обозначьте начало и конец совещания, не ждите опаздывающих. Заканчивать желательно за 10 минут до обозначенного срока. Во время совещания следите за тем, чтобы не было разговоров не по делу. Составьте четкую повестку дня и строго ее придерживайтесь.
5. Адекватность
На совещании должны присутствовать только те сотрудники, которых касаются рассматриваемые вопросы.
6. Право мнение
Дайте возможность каждому сотруднику высказать свое мнение, каким бы оно ни было. Не гневитесь и не осуждайте их, иначе в будущем они перестанут высказывать свое мнение и вы не сможете видеть ситуацию в общем.
7. Закрепление итогов
Каждое совещание должно заканчиваться этим важным пунктом. Обозначьте письменно, к чему вы пришли, кто и когда это должен выполнить. По окончанию совещания раздайте всем его протокол.
8. Плановость
Все, что можно распланировать и обозначить сроки выполнения, все должно пройти эту процедуру. В том числе и проведение совещания должно идти строго в соответствии с составленным ранее планом, иначе сотрудники просто не успеют к нему подготовиться.
Методика правильного проведения совещаний не такая уж и сложная, если возвести ее в привычку.
