В системе управления во всех организациях основной формой официальных отношений является отдача распоряжений. Что же такое распоряжение? Это сообщение, посланное от начальника к подчиненному с требованием выполнить что-либо в рамках их совместной деятельности.
Правила работы с подчиненными
Распоряжения, приказы должны быть четкими и обоснованными и содержать в себе информацию в соответствии с правилами организации и компетенции начальника и подчиненного. Все отданные приказы и распоряжения должны тщательно проверяться, то есть проводиться контроль, чтобы оценить результаты.
Распоряжения могут быть разной формы: устной, письменной, все зависит, от срочности и важности проблемы. Если распоряжение содержит в себе большой объем информации, то желательно сделать его в письменной форме. Часто, предпочтение письменным распоряжениям и приказам отдают в больших и средних организациях. В малых организациях распоряжения встречаются в устной форме, так как коллектив небольшой, но все же специалисты советуют устные распоряжения подкреплять письменными, чтобы не было недоразумений. В конце концов, письменные приказы и распоряжения обязывают подчиненных в точные сроки выполнить требование начальника.
Начальнику следует помнить, что отдавая распоряжение или приказ, он обязывает не только побудить к действиям и выполнить задание в срок, но и позволить проявить инициативу и вызвать положительные эмоции. Позволяйте своим подчиненным проявить свои личные способности, создавайте условия для проявления инициативы. В процессе работы у подчиненных должен формироваться
психологический настрой на необходимые действия. Отдавая распоряжение, начальник должен четко знать, сможет ли его подчиненный выполнить то или иное задание, должен видеть, насколько он компетентен в решении поставленной задачи, определить для подчиненного сроки и форму выполнения задания и в конечном итоге, проконтролировать его деятельность и результат. В этом и заключается постоянная работа с подчиненными.
В свою очередь, получая работу, подчиненный должен слушать, уметь уточнять непонятные моменты. Работнику следует приступать к выполнению задания сразу же, придерживаясь поставленных сроков, не перекладывать работу на других, не делать поспешных выводов. При необходимости просить советов у коллег и руководителя.
Немаловажным способом в управлении подчиненными является сила убеждения.
Убеждение — это своего рода воздействие, оно оказывает влияние на ум, активизирует мышление. С помощью этого воздействия, убеждающий оказывает влияние на убеждаемого.
В управлении подчиненными также используется метод внушения. Главное отличие от убеждения в том, что оно оказывается давлением воли и авторитета. При этом подчиненный автоматически реагирует своим поведением. В этом методе логика не играет главной роли в поведении подчиненных, все совершается на интуиции и эмоциях.
В управлении с подчиненными применяются такие методы, как похвала и критика.
Похвала применяется, когда подчиненный достойно выполнил свою работу или поручение начальника. При отсутствии похвалы за хорошую работу снижается эффективность работы подчиненных. Желательно начальнику применять этот метод в своей работе.
Критика, как
один из конструктивных методов тоже имеет место быть при взаимодействии с подчиненными, она должна стимулировать подчиненных на устранение совершенных ошибок. Начальник, критикуя подчиненного должен соблюдать такие правила, как конфиденциальность, уважение к подчиненному, похвалу, аргументированность, готовность прийти на помощь.
Начальнику, в работе с подчиненными, желательно добиться и обратной реакции с их стороны, а именно, получение информации об итогах работы, оценки результатов, выход из конфликтных ситуаций.
