В любой организации существует входящая корреспонденция, которая подлежит учету и обработке, всю поступающую документацию принимает делопроизводитель или секретарь, сортирует ее, присваивает регистрационный номер, после документы передается адресатам, большинство крупных предприятий, предпочитают
вести электронный документооборот, однако существуют организации, которые имеют небольшой поток входящей информации, которую фиксируют в журнале регистрации входящей документов, журнал ведется в бумажном или письменном виде и содержит всю принятую корреспонденцию, в этой статье, мы остановимся на
введении и учете журнала регистрации входящих документов.
Правила введения журнала регистрации входящих документов
Регистрация корреспонденции происходит в день ее поступления в отдел канцелярии. Каждый день в офисы приходят десятки (сотни) конвертов, газеты, электронные сообщения, «спам», бесполезные бумаги, буклеты. Безусловно это регистрировать не надо, так как данная информация не имеет никакого отношения к деятельности предприятия, а вот нужную документацию, необходимо отсортировать и отправить адресатам.
Информация, которая не подлежит регистрации
• Рекламные материалы и коммерческие предложения;
• Телеграммы и поздравительные письма;
• Приглашения для участия в проведении мероприятий, выставок;
• Печатные издания;
• Корреспонденция личного характера;
• Анонимки;
• Административно-хозяйственная документация бухгалтерского типа.
Входящие документы организации, которые не подлежат регистрации, имеют исключения, это касается официальных приглашений на заседания или совещания, которые поступили совместно с сопроводительным письмом. Оставшиеся бумаги, нужно рассмотреть и дать ответ, а так же занести в журнал регистрации. В результате, формируется
первое правило учета входящих документов – каждый важный документ подлежит регистрации.
Второе правило – любое входящее письмо, подлежит регистрации, лишь один раз.
Третье правило – регистрационный № входящей корреспонденции, должен быть уникальным.
Введение журнала
Журнал регистрации не имеет унифицированной и установленной законом формы. В этом случае, предприятия вправе решать самостоятельно в каком виде вести журнал, сколько полей или граф в нем будет. Безусловно, журнал имеет главные требования к ведению, которые нужно соблюдать:
• Ведется только один журнал для всей поступившей на предприятие документации;
• В книге нумерация всей документации сквозная, с начала нового года она начинается заново;
• Регистрационный номер – буквенно-цифровой код или цифровой, который присваивается письму после приема в порядке поступления;
• Входящая дата ставится на штампе приема документа;
• Корреспондент – сведения об отправителе данного письма;
• Содержание документа или название;
• Адресат – лицо или подразделение, которому предназначено письмо.
Если входящей информации много, для того, чтобы ее не потерять, предусматриваются графы для важных бумаг для внесения реквизитов (номер, дата).
Ведение и учет журнала регистрации входящих документов, можно вести в бумажном или электронном виде, большинство предприятий отдают предпочтение старому бумажному методу, однако для того, чтобы разыскать какой-либо документ необходимо просмотреть пол книги, поэтому крупные компании, предпочитают электронный делооборот при помощи Word или Excel, эти программы позволяют проводить поиск и сортировку документации.
