Данная статья в основном адресована тем организациям, которые решили внедрить у себя на предприятии систему электронного документооборота (СЭД) и которые хотят ясно представить, с какими именно проблемами им придется столкнуться при внедрении электронного документооборота.
Общие проблемы при внедрении системы электронного документооборота.
1. Система электронного документооборота (СЭД) имеет одну очень важную особенность – система может быть внедрена либо повсеместно или же эффективность от ее применения будет незначительной. Из этого можно сделать вывод, что одна из основных проблем внедрения электронного документооборота в организации связана с тем, что в любом предприятии есть такие люди, которые стремятся избегать чего – то нового. Это связано с тем, что многие сотрудники организации не желают заново обучаться или переобучатся нововведениям.
Решение этой проблемы.
В отдельных случаях требуется индивидуальный подход к каждому сотруднику, учитывая его возраст, а также профессиональный и личный опыт. Что вы сможете сделать, для того чтобы облегчить процесс внедрения электронного документооборота?
- Внедрять электронный документооборот в организации можно постепенно. Так, например, вначале можно внедрить электронную почту. Работать с электронной почтой достаточно просто, поэтому сотрудники могут легко к ней привыкнуть. Потом можно провести простенькую интернет – систему и постепенно приучать работников искать нужные им справочные материалы на внутреннем интернет – сервере. Это позволит людям привыкнуть к прочтению текста на экране, к работе с электронными видами документов, а также они смогут распечатывать только те документы, которые им действительно необходимы.
- На подготовительном этапе по внедрению электронного документооборота нужно попробовать найти таких сотрудников, которые смогут помогать остальным сотрудникам, которые не совсем разобрались во внедрении электронного документооборота.
2. Фактор руководства считается самым важным фактором при внедрении электронного документооборота в организации. Отсутствие воли руководителя предприятия может привести к разным последствиям. Существует еще один фактор, который называется «фактор директора» или же «советский тип». В этом случаи руководители хотят иметь дело только с живыми людьми, а не с документами электронного вида, в содержание которых им приходится вникать. Но таких руководителей, как правило, сейчас очень мало.
Решение проблемы.
Решение здесь может быть только одно – убеждение самого руководителя.
3. Объективный фактор.
- Самым сложным фактором, который влияет на внедрение системы электронного документооборота, считается неоднократные структурные изменения на предприятии, вследствие чего происходит слабая формализация бизнес – проектов. Но это не значит, что в этом случаи не получится внедрить систему электронного документооборота. Просто нужно внедрять только такие компоненты, которые будут наилучшим образом подходить к данному состоянию предприятия.
- Что делать, если на предприятии вообще не существует документооборот, даже бумажный? В этом случаи есть свои преимущества - неимение необходимости переучивать сотрудников. Проблема здесь состоит в том, что если на предприятии нет документооборота, то в нем может постоянно возникать разного рода проблемы. А руководитель не всегда может понять, что источником данных проблем служит отсутствие схемы ведения дел. Данная ситуация считается очень тяжелой, но не всегда безнадежной.
Внедрение электронного документооборота в организации поможет не только упростить работу ваших сотрудников, но и приведет к увеличению эффективности бизнеса.
