Подотчетные лица с помощью авансового отчета подтверждают израсходованные денежные средства, которые были выданы ранее, рассмотрим детальнее, что представляет из себя
авансовый отчет образец заполнения (
скачать образец).
Для начала дадим определение,
авансовый отчет – это документ, который подтверждает факт расходования аванса. В нем прописываются суммы, которые были получены под отчет, остаток подотчетных сумм, фактические производственные расходы или перерасход. В обязательном порядке, к авансовому отчету, нужно приложить все документы, которые в состоянии подтвердить производственные затраты. Отдел бухгалтерии проверяет авансовый отчет, после чего он утверждается руководителем организации, и становиться основанием для списания денежных сумм выданного ранее аванса.
Авансовый отчет выдается только при наличии приказа от руководителя о имеющихся подотчетных лицах (прописывается весь существующий их перечень), также указываются цели и сроки, на которые будут выданы денежные средства, и конечно их размер. Что касается работников, которые находятся в командировке, то выдача денег выполняется на базе командировочного удостоверения или приказа о направлении трудящегося в рабочую командировку, все это должен утвердить руководитель компании.
Бланк авансового отчета имеет законно
унифицированную двухстороннюю форму № АО-1. Он заполняется в 1м экземпляре, как работником бухгалтерии, так и подотчетным лицом.
Заполнение авансового отчета (АО-1)
1. Подотчетным лицом
Сперва подотчетное лицо при заполнении АО указывает на лицевой стороне документа формы №АО-1: название предприятия, свое ФИО и инициалы, дата составления документа, должности (профессии), свой табельный номер, и назначении аванса (представительские затраты либо хозяйственные).
Весь перечень документов, который подтверждает произведенные работником расходы, должны прописываться в графе № 1 и № 6 на оборотной стороне документа, с указанием денежной суммы расходов по ним. Эти документы подлежат четкой нумерации.
Подотчетное лица в графе № 1 должно указать порядковый №, который присвоен документу оправдательного характера.
Графа 2 и 3 содержит информацию о дате составления полученного АО и его номер.
Графа 4 описание производственного расхода (к примеру, канцелярские затраты).
Общая сумма всех произведенных затрат прописывается в графе № 5, в том случае, если расчет произведен в рублях, если расчет был сделан в иностранной валюте, то он прописывается в графе № 6.
Вся сумма затрат подотчетного лица указывается в графе № 5 или № 6, в строку «Итого».
2. Бухгалтером
Оправдательные документы вместе с АО сдаются в отдел бухгалтерии. Непосредственно бухгалтер, приняв форму № АО-1 от подотчетного лица, должен расписаться, тем самым подтверждая факт принятия документов на соответствующую проверку. АО отчет должен иметь дату заполнения и присвоенный номер, а также прописывается сумма затрат и количество приложенных дополнительных документов. В конце расписки нужно указать дату предоставления авансового отчета, далее расписка работника бухгалтерии передается в руки подотчетному лицу.
Как только весь отчет проверен, а также все дополнительные документы, начинается этап заполнения формы графы № 7/8 на оборотной стороне, с указанием № бухгалтерских счетов, которые полностью дебетуются на общую сумму затрат.
После лицевая сторона бланка заполняется бухгалтером, с указанием: суммы полученного аванса из кассы компании, перерасхода (остатка) прошлого аванса, сумма израсходованных денег, перерасхода или остатка авансовых сумм, учет производственных расходов.
Сведения для заполнения таблицы, берутся из данных, которые зафиксированы в графе № 9 АО на оборотной стороне документа.
После того, как прошел тщательный процесс проверки на правильность оформления документа, арифметических расчетов, расходования денежных средств по их фактическому назначению, данный документ направляется к руководителю организации на утверждение. В случае, выявления, каких-либо неточностей, ошибок, авансовый отчет проверяется с начала, с уточнением всех цифр, и всех данных.
После того, как документ был утвержден руководителем предприятия, отдел бухгалтерии производит списание всех подотчетных денежных средств и итоговый расчет подходит к своему завершению.
В случае, если выданный аванс не был полностью израсходован, то остаток средств сдается в кассу компании подотчетным лицом, при наличии
приходно-кассового ордера. В следствии, этого перерасходованная сумма выплачивается подотчетному лицу в порядке, установленном организацией по кассовому
расходному ордеру.
Авансовый отчет образец заполнения (
скачать бланк) обязательный документ в каждой организации, поэтому процесс его написания так важен.
Скачать бланк формы АО-1 (325)
Образец заполнения формы АО-1 (394)
