Штатное расписание на 2016 год (
образец заполнения скачать) вызвало довольно большое количество вопросов у руководителей организаций и предпринимателей. Является ли оно необходимым, как правильно составить документ и что нужно, чтобы он был признан утвержденным. Также появились новые нюансы заполнения унифицированной формы, правила внесения дополнительных реквизитов и оформления соответствующих бумаг в случае сокращения персонала. Многие слышали о понятии штатной расстановки, при этом четкое различие между ним и штатным расписанием знает далеко не каждый. Для того чтобы облегчить предпринимателям процесс изучения этих изменений, мы собрали в статье все самые важные и принципиальные моменты, которые касаются штатного расписания.
Далее мы поэтапно рассмотрим основные правила и особенности данного документа, выделяя наиболее значимые из них, которые чаще всего приводят к возникновению вопросов и сомнений.
Что такое штатное расписание?
Штатное расписание – это первичный учетный документ, используемый для учета трудовой деятельности подчиненных и выплаты им заработных плат, который необходим для того, чтобы оформить структуру компании, ее персонал и количество сотрудников, придерживаясь принятого ею устава. Необходимость и целесообразность данного документа подтверждена в постановлении Государственного комитета статистики еще с 2004 года, в котором содержится информация об утвержденных унифицированных формах документов, ориентированных на трудовую деятельность сотрудников и ее оплату.
В документе должны быть указаны все структурные отделы компании, названия должностных позиций, специализаций и профессиональных квалифицированных специалистов, которые работают на предприятии. Обязательно является информация о количестве подчиненных, работающих в компании в целом в данный момент.
Речь о необходимости ввести штатное расписание зашла еще в 2001 году. Именно в это время этот документ и был признан частью необходимых унифицированных форменных бумаг, характеризующих первичную учетную документацию. Спустя три года были введены некоторые обновления, и уточнения в правила оформления формы.
Функционального штатного расписания.
Этот документ является весьма полезным для самих руководителей компании, ввиду своей функциональности и удобства. Приведем пример основных возможностей, которые дает штатное расписание предпринимателю.
1. Намного удобнее и четче прослеживается сама организационная структура предприятия, выделен каждый отдел и подразделение;
2. Работодатель всегда имеет полное представление о количестве сотрудников на своем предприятии, что весьма полезно в крупных, многофункциональных организациях. Также четко прослеживается количество отделов компании;
3. Все надбавки и премии учтены в документе, что дает полную картину представления о дополнительных финансовых начислениях;
4. Начальник всегда имеет полную информацию о том, какие регулярные и нерегулярные выплаты были произведены работникам того или иного отдела;
5. Штатное расписание помогает руководителю подобрать персонал на вакантные места, а также делать вывод о том, какие должности желательно расширить, а какие сократить.
Для чего нужное штатное расписание и является ли оно обязательным.
Касательно этого вопроса мнения разделяются: с одной стороны говорится о том, что вести штатное расписание необходимо, с другой – учитываются различные нюансы. Как правильно поступать, мы постараемся выяснить далее.
Если прислушаться к мнению одной из сторон, то можно говорить о том, что вести данный нормативный документ необходимо, так как он оказывается влияние на трудовые функции подчиненных и денежные выплаты, которые они обуславливают. Если обратиться к трудовому кодексу, то в пятнадцатой статье можно увидеть упоминание о штатном расписании, как о части определения трудовых взаимоотношений между подчиненным и начальником. А вот в пятьдесят седьмой статье главное условие трудового соглашения определяется как сама трудовая деятельность. То есть, рабочий процесс, который ведется подчиненным согласно штатному расписанию, квалификации и профессиональным обязанностям и направлен на вверенную ему, порученную работу.
Но в то же время есть и другой взгляд на вопрос штатного расписания, согласно которому владелец предприятия может сам для себя определить, будет он вести такого рода документацию или нет. Данный выбор предоставляется на основе перечисленных далее фактов. В первую очередь, постановление классифицирует штатное расписание не как обязательную бумагу, а рекомендуемую. Также есть упоминание о данном документе в руководстве по оформлению трудовой книги, которая установлена министерством труда. Здесь сказано, что вся информация, которая вносится в трудовой документ гражданина касательно его работы, должна соответствовать указанным сведениям в штатном расписании.
Отсюда можно сделать вывод о том, что нет такого законодательного документа, который бы обязывал работодателей составлять штатное расписание. Но все же оно может пригодиться, как самому предпринимателю для улучшения контроля на предприятии, так и в случае проверок для уполномоченных органов.
Допустим, органы фонда социальной страховки делают ударение на том, что штатное расписание необходимо каждому из предпринимателей хотя бы для того, чтобы на его основании подтвердить правильности и соответствие начисленных взносов по страховкам для сотрудников.
Органы пенсионного фонда также требует штатное расписание на 2016 год. Им оно необходимо для того, чтобы получать достоверную информацию касательно трудового стажа граждан, которые застрахованы.
Ни один раз организации сталкивались с запросом штатного расписания во время налоговой проверки выездного типа. Этот документ признан необходимым для проведения мероприятий по налоговому контролю рабочей деятельности предприятия. Следовательно, согласно законодательству, должен быть предоставлен соответствующим органам по их запросу. Причем, здесь не имеет значения тот факт, что трудовое соглашение, карточка личного или индивидуального характера не признаются учетными документами для налоговой инспекции, так же, как и штатное расписание. Не смотря на это, документы должны присутствовать, содержать всю необходимую информацию и выдаваться органам налоговой службы по требованию.
Было много случаев, когда, не смотря на отсутствие в законодательстве упоминания о необходимости документа, это становилось причиной для административного наказания предпринимателя или организации в виде штрафных санкций. Так с должностного лица взымается от пятисот рублей штрафа до пяти тысяч, а вот организации придется заплатить от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.
Конечно, руководитель может подавать в суд и стараться оспорить необходимость выплаты данного штрафа, но на это понадобится намного больше средств, сил и времени, чем для того, чтобы просто составить необходимый документ, который будет полезен и самому предпринимателю.
Разработка и утверждение штатного расписания.
Учитывая, что этот вопрос не регламентирован в законодательном порядке, чаще всего утверждение штатного расписания, так же как и его разработка, поручается начальнику предприятия. для того, чтобы данную обязанность выполнил какой-либо подчиненный или должностное лицо компании, начальнику необходимо составить специальный документ, который указывает на переход обязанности к определенному работнику. Можно пометить сей факт в трудовом соглашении или на страницах должностного инструктажа.
Если речь идет о небольшом предприятии, то составить штатное расписание вполне может работник кадрового отдела или бухгалтерского подразделения. Иногда сия обязанность переходит к юристам, но это бывает крайне редко.
Для крупной организации штатное расписание обычно составляют работники планово-экономического отдела или отдела, который регулирует процессы организации труда и оплат. На индивидуальном предприятии расписание часто составляет сам предприниматель, а иногда переносит сию обязанность на тех же кадровиков или бухгалтеров, если такие есть среди наемного персонала.
Для того чтобы документ был признан действительным, оформляется приказ об утверждении штатного расписания, который после подписывает начальник компании или его уполномоченный. На рисунке 1 приведен пример составления этого документа.
При заполнении следует учесть, что даты в документе могут быть указаны различные: когда бумага была составлена, когда утверждена и когда вступила в силу. Вполне вероятно, что сначала расписание было составлено, а лишь спустя несколько дней его утвердили. В таком случае, оно набрало силы еще через определенный промежуток времени.
В большинстве организаций начисление оплаты труда происходит ежемесячно, поэтому для того, чтобы облегчить расчеты, лучше начинать ввод документации расписания с начала нового месяца.
Рисунок 1. Приказ об утверждении штатного расписания
Как видно, в документе должен быть указан срок действия документа, поэтому многие предприниматели задаются следующими вопросами:
1. Как часто необходимо составлять документ? – Этот факт также не установлен в законодательном порядке. Если делать упор на то, что расписание является плановым документом, то по стандарту оно должно обновляться ежегодно. Хотя возможна ситуация, что документ будет разово утвержден, но при этом вступать в силу на протяжении нескольких лет.
2. Как правильно заполнять унифицированную форму № Т-3? – Ответ на этот вопрос мы постараемся дать, как можно более развернуто, так как вопросов возникает очень много. Для того чтобы правильно оформить документ, понадобится обратиться к указаниям касательно применения и заполнения первичных отчетных документов, которые регламентированы постановлением.
Оформление шапки.
Здесь следует указывать название предприятия так же, как оно записано в регистрационном свидетельстве. Для тех организаций, которые в регистрационном свидетельстве записаны в полной и сокращенной форме, разрешается в расписании указать одно из них. После этого вносится номерной знак кода ОКПО, самого документа, а также дата, когда составляется штатное расписание. Некоторые организации добавляют не только числовое, но и буквенное обозначение к номеру документа.
Согласно правилам, унифицированная форма штатного расписания №Т-3 должна быть подписана, как штатное расписание, которое действует на определенный временной промежуток. Часто возникает вопрос касательно того, должна ли быть указана дата окончания действия документа, ведь по поводу дня его вступления в силу точно определена необходимость указания, а вот о конечном дне его действия однозначной позиции нет. В самой форме не обязательно вносить информацию о сроке окончания расписания. Это обосновано тем, что предугадать, как будет развиваться дальнейшая деятельность организации невозможно. Вполне могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, ситуации, которые повлекут за собой ряд корректив в документе.
Далее рассмотрим порядок заполнения штатного расписания по разделам. Всего выделяют десять основных разделов. Это делается для того, чтобы минимизировать ошибки и непонимание в процессе оформления документа.
Первый раздел носит название структурных подразделений компании. Это может касаться филиала, отдела, участка, цеха или представительства предприятия в другом городе или стране. Процесс составления штатного расписания был адаптирован для удобства предпринимателей так, что начало документа касается административных органов, а далее, в иерархическом порядке, переходит к сфере обслуживания. Поэтому сначала рассматриваются такие отделы компании, как бухгалтерский, управленческий, кадровый и прочие, а вот только после этого речь пойдет о производственных и функциональных подразделениях компании. По окончании будут учтены складские работники, хозяйственники и снабженцы.
Второй раздел содержит кодовые значения каждого из отделов компании, согласно тем значениям, которыми их наделил руководитель. Чаще всего это числовые значения, длина которых зависит от того, насколько сложна организационная структура предприятия. С помощью кодов определяется место всех отделений в общей рабочей системе. Например, административный отдел имеет кодовое значение 03. Следовательно, отдел финансового управления будет пронумерован, как 03.01, а отдел управления проектами, как 03.02 и так далее. Есть предприятия, которые ориентируются на использование централизованных систем управления. В таком случае в разделе не указываются никакие кодовые значения.
Третий раздел касается непосредственно самого персонала компании. Здесь необходимо перечислить должности каждого из работников, их специальности и профессии, а так же разряды, категории и квалификации подчиненных. Штатное расписание на 2016 год предполагает делать данные записи с учетом некоторых документов:
• Общероссийский классификатор всех должностных обязанностей и профессий, соответствующих тарифным разрядам;
• Документ, который классифицирует руководящие должности, специализированных сотрудников и других работников предприятия.
Учитывая постоянный прогресс, появление новых специальностей и должностей, документы быстро устаревают, поэтому многих современных профессий в них просто нет. Это является оправданием для того, чтобы в расписании указать наиболее приближенную по смыслу должность, но не дословно характеризующую работу сотрудника. Например, вместо менеджера по продажам можно указать продавец, и так далее. Исключением являются ситуации, когда должностные характеристики напрямую влияют на льготные, компенсационные или иные выплаты и ограничения. В таком случае, необходимо полное соответствие названия поста сотрудника и приведенной в документальных актах должности. В противном случае возникнут проблемы с оформлением льгот и прочих послаблений для рабочего.
В статье номер пятьдесят семь налогового кодекса указано, что при приеме гражданина на рабочее место, штатное расписание должно содержать информацию, идентичную его должностному положению. Однако очень часто бывает, что в трудовом соглашении указывается должностная позиция, о которой не упомянуто в расписании, или же она не предусматривается им в принципе. Более значительным документом в таком случае является трудовое соглашение, согласно статье восьмой. Сотрудник, который был взят на службу с целью реализации определенных задач, будет заниматься их выполнением, а вот в кадровом отделе придется пересмотреть должностной перечень штатного расписания.
Четвертый раздел касается численности подчиненных, которые работают на предприятии, по каждому должностному направлению. Бывают ситуации, когда работник работает неполный день или является приходящим сотрудником. В таком случае в расписании это должно быть отражено в долевых значениях, например, 0,75 ставки, 0,5 ставки и так далее. Согласно законодательству, приглашать на работу новых подчиненных предприниматель может только в том случае, сели у него есть вакансии в штатном расписании. Поэтому, составляя документ, желательно указать и несколько свободных рабочих мест, помимо уже существующих штатных единиц.
Допустим ситуацию, что при штате предприятия в двадцать человек, понадобилось увеличить количество некоторых специалистов в виду роста заказов. Если в расписании указаны лишь двадцать должностей, то придется полностью корректировать документ, для того чтобы нанять дополнительный персонал. А вот при учете нескольких запасных полей, можно просто внести данные о новом служащем, что значительно облегчит ненужную бюрократическую работу.
Многие предприниматели сомневаются в том, как правильно оформить сотрудников, работающих по совместительству. Допустим, выполнять работу слесаря могут несколько сотрудников, работая при этом посменно или в неполный день. В таком случае штатное расписание на 2016 год должно включать в себя общее количество лиц, занимающихся реализацией рабочего процесса. Тогда в документе в поле слесарь будет указано значение 1, а если три сотрудника работают совместно, то 1,5.
Пятый раздел содержит информационные сведения о тарификации работы каждого подчиненного. То, как сведения будут рассчитаны, зависит от принятого способа начисления оплат в той или иной компании. Организовать оплаты можно ежемесячно, согласно тарифным сеткам, процентным начислениям от полученного дохода или выполненного объема, при помощи коэффициента участия сотрудника в трудовой деятельности или распределения. Однако все начисления должны осуществляться в рублях.
Статья номер сто тридцать три указывает на то, что сумма заработной платы сотрудника не может быть меньше, чем признанный минимальный объем зарплаты на государственном уровне. На данном этапе эта сумма составляет четыре тысячи и триста тридцать рублей. Каждая компания должна иметь свой документальный акт нормативного характера касательно выбранного способа оплаты работ. Приказ об утверждении штатного расписания позволяет данному документу вступать в силу и регулировать окладные начисления сотрудникам, работающим на определенных должностях, но он не устанавливает выплаты каждому индивидуально.
Разделы шестой, седьмой и восьмой касаются надбавок. Именно здесь вносится информация о выплаченных и положенных компенсациях, премиях, доплатах, поощрениях и прочих начислений, которые предусмотрены в законодательном порядке. Надбавка может начисляться за определенные условия труда, вредность или напряженность графика.
Надбавочные выплаты предполагают фиксированные суммы, когда смена основного начисления не всегда влияет на их размер, и процентные – зависящие от размера окладных выплат. Если на предприятие присутствуют сотрудники, которые получают индивидуальные доплаты по своим должностям, то они должны быть отдельно вынесены в третьем разделе, а должности помечены в четвертом разделе с помощью единиц.
Часто предприниматели задаются вопросом: могут ли работники, которые занимают одинаковые должности, получать различные по сумме оклады. Здесь нет однозначного ответа, так как есть приверженцы и одного и другого решения вопроса.
Одна группа специалистов утверждает, что этот вариант является вполне возможным, учитывая текст статьи номер сто тридцать два. В ней указывается, что зарплата каждого подчиненного зависит только от того, насколько он квалифицирован, какую сложность работы выполняет, сколько усилий затрачивает во время рабочего процесса. При этом какие-либо ограничения в сторону максимизации начислений не допускаются. Именно этот факт позволяет, допустим, трем техникам, которые работают на одном предприятии, установить различные объемы оплаты труда, основываясь на их квалификационных и трудовых навыках.
Другая группа придерживается мнения, что каждый сотрудник, который занимает на предприятии одну и ту же должность с сослуживцем, должен получать и идентичный оклад. Если же человек работает больше, показывает лучшие результаты, то его оклад можно регулировать с помощью надбавочных начислений.
Девятый раздел содержит итоговую информацию по разделам пять – восемь. Здесь представляются общие суммы все окладных начислений, а также суммы надбавочных выплат. Бывают ситуации, когда не удается свести все суммы к рублям, так как применяется бестарифная или смешанная выплата. В таком случае используются другие единицы измерения, как например проценты или коэффициенты. Подсчитать итоговую стоимость без сведения значений к единым показателям практически невозможно, поэтому необходимо обобщить их с учетом временного промежутка.
В десятом разделе вносятся примечания, которые содержит штатное расписание на 2016 год. Если же таковые не имеют места, то десятый раздел не заполняется.
После этого предстоит заполнение строки с подведением окончательных итогов, которая размещена в самом низу табличной формы. Здесь вносится общее количество персонала, все суммы окладных и надбавочных выплат, а также объем месячных затрат на зарплату сотрудникам.
После этого, необходимо чтобы начальник предприятия заверил документ своей подписью, а также расписаться должен руководитель отдела кадров или тот, кто занимался составлением штатного расписания, и главный бухгалтер. Печать не является необходимой для того, чтобы документ вступил в силу и был издан приказ об утверждении нового штатного расписания. Как правильно заполнить расписание, мы привели в примере, на рисунке 2.
Рисунок 2. Штатное расписание
Порядок внесения корректив в штатном расписании.
Практически каждый человек, который ответственный за штатное расписание, сталкивается с необходимостью периодической его корректировки. Допустим, предприятие расширяет свою деятельность, что влечет за собой привлечение новых сотрудников или даже отделов. Или же имеет место сокращение штата, изменения в заработных платах, тарифных ставках и так далее.
Для того, чтобы откорректировать документ, можно воспользоваться одним из двух способов. Первый способ предлагает изменение самого расписания, то есть создание новой формы под новым номерным знаком, согласно установленному порядку, и присвоение нового регистрационного номера. Второй способ предлагает откорректировать уже существующее штатное расписание.
Если сам документ не заменяется, то изменения коснуться только некоторых элементов содержания его разделов. Для того, чтобы эти изменения были допустимы, необходим специальный приказ, который направлен на частичное или полное изменение содержания документа. Здесь стоит отметить причину внесения изменений, например, изменение организационной структуры, реорганизация предприятия и так далее. Пример такого приказа можно увидеть на рисунке 3.
Рисунок 3. Приказ о внесении коррективов в штатное расписание
Обычно к обновлению штатного расписания прибегают в случае необходимости, так как установленных сроков нет. Обязательно следует проинформировать всех подчиненных касательно перемен, после чего они могут быть занесены в трудовые книги работников. Если должностные обязательства подчиненного были изменены, временно или на постоянной основе, это классифицируется, как смена работы. Речь идет об изменении наименований должностей, которые были указаны в трудовом соглашении, независимо от оснований для таких перемен.
Сроки внесения изменений.
Если количество персонала уменьшилось – самое время корректировать расписание, так как понадобится исключить ряд служащих, а возможно и должностных рабочих мест из перечня. Рабочие, которые попали под сокращение, должны быть уволены на основании восемьдесят первой статьи трудового кодекса. По законодательству, уведомить их работодатель должен не позже, чем за шестьдесят дней до этого, следовательно, ввести новое расписание он может также, только спустя указанный термин. С помощью штатного расписания можно подтвердить оправданность сокращений ввиду недостатка вакантных мест работы.
Если начальник планирует восстановить персонал после сокращения, понадобится новое штатное расписание, или же дополнение существующего вновь появившимися должностями.
Допускается ли изменение унифицированной формы.
Согласно законодательству, предприятие может корректировать такой документ, в случае возникновения необходимости, но только в сторону добавления реквизитов, но никак не их удаления или вычеркивания. Нельзя также удалить номерные характеристики формы, название документов или кодовые значения. Любые изменения возможны только при наличии распорядительной бумаги предприятия. Можно также скорректировать и саму форму, так как она не признана обязательной законодательно, а лишь рекомендуется к использованию. Разрешается расширение разделов, сокращение их, добавление приложений и вкладышей с целью адаптации информации, которая представлена в документе.
Штатная расстановка – что это?
Штатная расстановка, это своего рода рабочая версия штатного расписания. Этот документ весьма динамично изменяется при такой необходимости, например, если штат увеличивается или сокращается, при этом приказ не нужен для осуществления этих действий. Штатная расстановка содержит сведения о том, какой сотрудник занимает должность, его личные данные, а также информацию о наличие вакансий на предприятии. Штатное расписание на 2016 год (образец заполнения скачать) может быть использовано в основе при составлении расстановки.
Образец заполнения штатного расписания (9258)
