Несмотря на то, что законодательство не обязывает
ведение штатного расписания, но, на деле, этот документ на любой фирме необходим. Именно он используется как первичный документ по учету оплаты труда. На основании штатного расписания, проходит и прием на работу сотрудников по трудовому договору.
Этот документ необходим для того, чтобы сформировать штатный состав и оценить необходимую численность сотрудников. Для ведения штатного расписания разработана унифицированная форма Т-З. Соответственно, содержание её стандартно, и содержит список должностей, информацию о структурном составе, штатных единиц, данные о том, каковы оклады сотрудников, зарплате и надбавках.
Штатное расписание ведёт экономист по труду, а в случаях, если такая должность не утверждена, сотрудником в трудовом договоре прописана эта задача или служащим, которому это было поручено руководителем. В последнем случае нужно подготовить соответствующий приказ.
Утверждение штатного расписания.
Готовят штатное расписание на определённую дату, а утверждение его, как правило, проходит раз в год первого января. К этому моменту готовят и подписывают
приказ об утверждении штатного расписания. Приказами о внесении изменений проводят изменение штатного расписания, но можно изменить штатное расписание полностью. Обратите внимание, что в случае, если в течении года изменения не вносились или вносились лишь незначительные, утверждение документа на следующий год не требуется, достаточно подготовить перечень изменений.
Изменение штатного расписания необходимо в следующих случаях:
• Если формируют новые отделы.
• Вводятся новые должности и/или нет необходимости в старых.
• Меняется состав работников.
Причины изменений в приказе о внесении изменений указывают так:
• Реорганизация.
• Оптимизация и /или улучшение деятельности определённых структур
• Изменения в законодательстве, которые требуют изменений.
• Сокращение производства или его расширения
• Устранение дублирующих друг друга обязанностей.
Не забывайте, что при внесении изменений в само расписание, нужно откорректировать данные в трудовой книжке и личной карточке сотрудника. Если речь идёт об изменении оклада, за два месяца сотрудник должен быть об этом уведомлен. И в этом случае, отражены изменения должны быть и в трудовом договоре. К нему готовят дополнительное соглашение.
Заполнение штатного расписания.
Форму Т-З при заполнении штатного расписания сокращать нельзя. Но её можно при необходимости дополнять. Если какие-то колонки вы не заполняете постоянно, её можно сузить. Есть еще несколько особенностей, которые нужно учесть.
Порядок, в котором располагаются перечень должностей и структурных подразделений, при заполнении штатного расписания, определяется руководителем. Подразделения включают штатные должности, обязательно указывают и специальности работников. Должности перечисляются от высшего звена в порядке убывания. Неполные штатные единицы нужно указывать в четвертой графе, в долях.
Заполнение штатного расписания предполагает, что графе оклад нужно указывать именно цифру, а не диапазон. Для отображения разницы в окладах в форме предусмотрена графа надбавки.
Штатная расстановка.
Штатная расстановка – это динамичный вариант расписания. Разработан он исключительно ради удобства работы. Штатная расстановка может быть изменена без приказа, которым его утверждают или меняют. В этом документе указывается, так же, кто именно определённую должность занимает на данный момент и информацию о том, вакантна ли определённая должность. Его используют в тех случаях, когда «текучка» кадров в компании значительна и штатное расписание вести нецелесообразно.
Скачать:
Бланк формы Т-3 (штатное расписание) (771)
Образец заполнения штатного расписания (форма Т-3) (753)
