Рано или поздно, человек, который постоянно не успевает выполнить запланированные дела и сталкивается с недостатком свободных минут для того, чтобы отдохнуть, задумывается о том, как научиться правильно управлять временем.
Современные люди, к сожалению, все чаще попадают в замкнутый круг: с одной стороны хочется отдохнуть и получить удовольствие от жизни, с другой стороны – на это необходимы деньги, которые приходится зарабатывать. Но если стараться обеспечить себе и своей семье красивую жизнь, то приходится работать столько, что на отдых времени просто не остается. И это не говоря о том, что необходимо выполнить домашние дела, успеть уделить внимание семье и решить множество сопутствующих вопросов.
К сожалению, как бы нам не хотелось, но сутки не станут длиннее, так что придется учиться
правильно распределять время, чтобы не возникало ощущения постоянной спешки и переживаний из-за невыполненной работы. Люди, которые старательно планируют свой день, добиваются лучших результатов, меньше нервничают, и являются даже более приятными в общении. Далее мы подобрали наиболее действенные рекомендации для тех, кто хочет научиться управлять временем. Следует не только прочесть их, но и регулярно реализовывать в повседневной жизни.
1. Письменное планирование. Для того чтобы не перенапрягать свой мозг, стараясь удержать в памяти каждый нюанс, который необходимо сделать, просто составляйте список всех предполагаемых встреч, людей, с которыми следует связаться, домашних дел, рабочих проектов и так далее. Для этого можно завести небольшой ежедневник, в котором будут отмечены все планы, с учетом приоритетности выполнения задач. Творческая энергия освободиться от того, мысли будут светлее, ведь вместо того, чтобы постоянно напрягать память, вспоминая, не осталось ли какого-нибудь забытого дела, можно будет просто открыть ежедневник. Это поможет полностью концентрироваться на основном задании, что позволит выполнить его лучше, быстрее, и не отвлекаясь.
2. Определение значения времени. Чтобы что-либо научиться относиться к чему-либо бережно, нужно понять ценность этого понятия. Каждый человек живет в зависимости от времени, этого не изменишь, просто одни понимают, насколько оно ценно и быстротечно, а другие тратят впустую. Для того чтобы понять, насколько целенаправленно и полезно используются часы, следует на протяжении минимум недели постараться вести письменный учет того, на что было потрачено время. Постарайтесь записывать в ежедневник, куда ушли те или иные полчаса, что было сделано за день, и в какой последовательности. Проанализируйте, как можно было бы сэкономить драгоценное время, и выполнить больше полезных дел, или же полноценно отдохнуть.
3. Составление иерархии потребностей. Чтобы
научиться правильно управлять временем, необходимо определить для себя, что наиболее важно в жизни, а какие дела можно отложить. Это необходимо сделать, сконцентрировавши все свое внимание на том, что, кажется ценнее и важнее, а какие нюансы могут подождать. Например, если в приоритете карьера и материальная выгода, то именно рабочие дела будут для человека на первом месте, а домашние хлопоты можно будет передвинуть в счет более быстрого выполнения работы. Все люди разные и кому-то самым важным является семья, другому – здоровье, третьему – достаточное количество свободы, и так далее. После того как человек определит свои наиболее ценные направления деятельности, он сможет планировать время более эффективно
4. Формирование мировоззрения. Каждый индивид видит мир по-своему, и сформировать свой взгляд необходимо для того, чтобы ответить на вопрос:
как научиться правильно управлять временем? Для этого стоит задуматься о том, что интересует человека в жизни больше остального, что он видит своим источником заработка и для чего, по его мнению, он был рожден, каково его призвание. После этого проанализируйте основные направления временных затрат. Если больше половины их не соответствуют тому, что лежит в основе вашего видения себя, то явно следует что-то менять. Занятие нелюбимым делом всегда приводит к тому, что человек работает менее эффективно, медленнее, в итоге увязает в рутине и начинает забывать о том, что для него действительно важно и интересно.
5. Индивидуальный тайм менеджмент. Вопрос того, как научиться управлять временем, ориентируясь на собственные принципы и приоритеты, задают себе многие люди. На самом деле не важно, что именно человек выбирает для себя, чтобы нормировать свое время. Это могут быть записи в ежедневнике, блокноте, на листочках на холодильнике или электронные устройства. Поэтому не надо заставлять себя действовать по определенной схеме, например, считая, что блокноты – это устаревший способ хранения информации, и необходимо завести современный гаджет. Главный критерий – эффективность. Если именно ваша методика планирования дает результаты, то не следует менять ее только лишь по чьему-то совету, или в виду тенденций моды.
6. Формирование целевой политики. Все люди к чему-либо стремятся – это заложено на подсознательном уровне, другое дело – что далеко не каждый готов осознанно записать или рассказать кому-либо свою цель. Чаще всего мешает страх того, что поделившись ее, человек как бы становится ответственным за ее достижение, дает гарантию, что так и будет. А признаваться в том, что что-то не получилось, всегда тяжело. Но как научиться правильно управлять временем, не имея четкого перечня целей? Получается, что все действия выполняются по причине каких-то размытых представлений о том, к чему они могут привести. НЕ стоит бояться сознаваться себе в том, к чему вы стремитесь. Запишите все свои цели, подразделив их на несколько категорий. Одни цели можно отнести к долгосрочным, другие – к ближайшим, какие-то стремления осуществить довольно трудно, а иные, наоборот, легко, и так далее.
7. Техника обратного планирования. Управление временем предполагает разделение одной сложной задачи на несколько подзадач. Когда в списке заданий или целей указано построить дом, это вызывает подсознательную панику – ведь задание столь масштабное. А вот обратное планирование заключается в том, чтобы поставить конечную задачу, и постепенно двигаться к сегодняшней дате, распределяя подзадачи и определяя сроки необходимые на их выполнение.
Например: построить домположить крышупостроить стенызалить фундаментзавести материалыкупить материалы, и так далее. На каждую подзадачу выделяется определенный срок, например месяц, неделя, день и так далее. Кроме того, крупные подзадачи можно разбить на несколько мелких, при желании, их – на еще менее сложные. Это поможет научиться управлять временем, главное, постоянно действовать согласно составленному плану.
8. Принцип тривиального множества. Известный экономист однажды решил проанализировать, кому принадлежит большая часть ресурсов его родной страны. После ряда расчетов он сделал удивительный вывод – огромный ресурсный потенциал контролируется лишь одной пятой долей жителей, в то время как четыре пятых трудятся на их благо. Это дало толчок к формированию экономического метода, под названием восемьдесят к двадцати. Оказалось, что восемьдесят процентов людей носят только двадцать процентов из тех вещей, которые у них есть. За восемьдесят процентов времени население читает не более двадцати процентов всей прессы. Всего на двадцати процентах покупателей базируется восемьдесят процентов дохода магазина. А чтобы получить восьмидесяти процентный результат, достаточно двадцати процентов усилий. Чтобы понять, как научиться правильно управлять временем, необходимо составить соотношение является двадцать процентов действий, выполняемых человеком, основанием для получения восьмидесяти процентного результата.
9. Борьба с ненужными предметами. Для того чтобы человек чувствовал себя счастливым, вещи, которые его окружают, должны нести только позитивное влияние. В то же время, у многих есть ряд предметов, которые наводят тоску и стимулируют грустные воспоминания. Это различные предметы, которые напоминают о прошлых отношениях, утерянной работе или ссорах с близкими людьми. Не бойтесь избавляться от старого – это дает место новому. Речь не о том, чтобы отнести все в мусор, вполне вероятно, что кто-либо из знакомых нуждается в этих предметах, будь то мебель из старой квартиры или сувенирные украшения. А носильные вещи всегда можно направить в детские дома, дома престарелых или центры социальной помощи малоимущим. Кроме того, желательно всегда держать в порядке свое жилье. Установите за правило проводить генеральную уборку в определенное время, например, каждое воскресенье, в два часа дня. Если находится вещь, которая не используется, и вы не видите применения для нее, не стоит упаковывать ее поглубже в шкаф – просто отдайте или продайте, освободив место для новой.
10. Чистота на рабочем месте. Управление временем напрямую связано с тем, как распланирован рабочий день, насколько эффективно решаются вопросы и задачи. А от того, в каком состоянии находится рабочее место, зависит и эффективность, и скорость труда, и общее состояние. Неорганизованные люди всегда страдают от поиска нужной вещи, так как имеют на столе или в кабинете полный хаос. Тайм менеджмент гласит о том, что каждый лишний листок на поверхности рабочего стола символизирует одну нерешенную задачу. Тем более, работа движется значительно быстрее, если не надо на поиски каждой нужной папки тратить по полчаса времени. Отсюда вывод: человек. Работая за аккуратно убранным столом, делает дела быстрее, качественнее, меньше переживает и нервничает, не отвлекается на другие задачи, о которых вспоминает, увидев тот или иной листок с записями.
11. Стремление работать быстрее. Никто не говорит о том, что медлительные люди – плохие работники. Наверное, каждый из нас старался оттянуть время по той или иной причине – так уж устроены люди. Но как научиться управлять временем, если постоянно медлить? Во первых, иметь дело с медлительным человеком не всегда приятно, а во-вторых – эта привычка может действительно быть опасна для самого ее обладателя. Чаще всего медлительные люди – это те, которые находятся в постоянном страхе или состоянии стресса, нервничают или комплексуют. Не стоит относить привычку медлить к особенностям характера – в ее основе всегда лежат более глубокие психологические проблемы. Для борьбы с ней понадобится определить саму причину, и направлять свои силы на борьбу с ней.
12. Необходимо научиться отказывать. Готовность взяться за любую просьбу всегда будет помехой в том, чтобы научиться управлять временем. Многие люди по разным причинам берутся за любые просьбы и просто не умеют отказывать другим в одолжениях. Это может быть основано на желании понравиться, повышенном чувстве ответственности или просто боязни отказать. Но не все, из того, что человек вынужден делать – на самом деле должно находиться в приоритете. Очень часто, когда начальство начинает загружать работой, подчиненный максимально сокращает время, которое отводит на отдых, проводит с родными и близкими людьми, занимается собой и своим здоровьем. Часто это чревато ухудшением самочувствия, возникновением конфликтов в семье, потерей целей. Поэтому, необходимо научиться рационально распределять свое время, и не соглашаться выполнять работу за троих в ущерб собственному физическому и моральному состоянию.
13. Пунктуальность. Это качество является основным принципом эффективного использования времени. Чаще всего именно пунктуальному человеку намного проще достигнуть успехов, как в личной, так и в профессиональной области. Управление временем основано на том, что человек максимально рассчитывает свои временные затраты, а сделать это не тратя времени на постоянные опоздания, значительно проще. Тем более, что любое опоздание становится причиной дополнительных переживаний, негативного мнения о человеке и сказывается на его рабочих контактах. Люди, которые ценят чужое время, всегда получают ответное отношение к себе. А вот к тем, кто постоянно нарушает обещания, срывает встречи или задерживается, относятся с недоверием.
14. Минимизировать лишнюю информацию. Современные люди страдают от постоянного избытка новостей, ненужных фактов и информационных потоков. Взять хотя бы интернет – сколько времени мы тратим на то, что переходим по ссылкам чисто из любопытства, изучая те или иные странички и тексты.
Как научиться управлять временем, если значительную часть сил и часов тратить на изучение отвлеченных данных? К сожалению никак. Поэтому следует постараться ограничивать потоки новых сведений. Просмотр тоже телевидения: новостей, ток шоу или прочих программ, лишь загружает память, которой свойственно даже информацию из рекламных роликов удерживать на протяжении какого-либо времени. Определите для себя те фильмы или программы, которые носят расслабляющий характер, под которые ваш мозг отдыхает, а не начинает паниковать, волноваться или напрягаться. Не стоит забывать о том, что все средства массовой информации – это тоже направление бизнеса, и главная цель их – заработок. Поэтому многие незначительные события или ложная информация подается так, словно это настоящая сенсация или катастрофа, привлекая тем самым внимание зрителя. Человек, в свою очередь, начинает переживать, его внимание переключается, он начинает сомневаться в правильности своих целей и планов и так далее.
15. Минимизация отвлекающих факторов. Наверняка каждому знакома ситуация, когда вместо того, чтобы взяться за составление документа и довести дело до конца, человек прерывается на кофе, перекур, разговор с коллегой или общение в социальной сети. Для каждого отвлекающий фактор – свой, но именно он мешает научиться правильно управлять временем. Необходимо проанализировать и записать, что заставило человека прерваться, по какой причине дело, которое можно сделать за пару часов, растянулось на весь рабочий день. Например, регулярные личные телефонные звонки постоянно отвлекают работника. Необходимо взять за правило отключать звук телефона с момента прихода на работу и до перерыва. А за обедом можно перезвонить и уточнить, что именно важного хотели сообщить родные или друзья.
16. Распределение дел. Бытует мнение, что если постараться сразу и уборку сделать, и обед приготовить, и стирку устроить, то это приведет к более быстрому завершению всех трех дел, чем, если выполнять их одно за одним. Это на самом деле не соответствует действительности. Не зря говорят, что лучше сделать что-то одно, но качественно, чем напортачить сразу в нескольких задачах. Внимание человека рассеивается, мозг старается удержать все задачи, но это не всегда удается. Как результат – обед подгорел, вода в стирке через край, а куда в процессе уборки были разложены те или иные вещи – загадка. Больше времени уйдет на то, чтобы переделать все правильно, чем, если бы с самого начала задачи выполнялись в определенной последовательности.
17. Риск – благородное дело. Управление временем нацелено, прежде всего, на то, чтобы человек мог добиться своих целей, и ему хватало на это временных ресурсов. Те, кто привык постоянно опасаться заявить о себе, взять дело в свои руки или предложить собственный план выполнения того или иного задания, значительную часть своей жизни тратят в начале на сомнения, а после на сожаления о том, что сделано не было. Никто не может гарантировать, что то или иное начинание завершить успехом, но если не рискнуть и не попробовать, то этого никто так и не узнает. Поэтому не стоит отказываться от своих целей – даже самые успешные люди не раз сталкивались со страхами, опасениями и рисками, но они преодолевали себя и уверенно шли к успеху. Поэтому, то время, которое люди тратят на сомнения в собственных силах, могло бы быть затрачено на достижение цели.
18. Помощники и заместители. Часто человек уверен в том, что выполнить задачу качественно и быть уверенным в правильности ее выполнения можно только в том случае, если сделать все самостоятельно. Даже поговорка учит нас этому: хочешь сделать хорошо – сделай это сам. Однако на деле это не всегда так. Научиться организовывать других, выполнять задачи – это тоже сложное дело, но такая политика необходима, если вы хотите научиться управлять временем. Все самому сделать не получится – сутки не могут стать длиннее, а за ограниченное время человек просто не сможет выполнить работу и за бухгалтера, и за охранника, и за программиста, и так далее. Поэтому надо учиться использовать трудовые ресурсы других людей. Нет времени на генеральную уборку, так как на работе аврал? Попросите родственников помочь убраться дома. В то же время, если аврал заключается в том, что возникла загвоздка с подсчетом - обратитесь в отдел бухгалтерии за помощью. Используя помощников и заместителей можно сэкономить очень большой процент временных затрат.
19. Повышение эффективности совещаний. Этот пункт актуален для управленцев и начальников отделов. Не следует проводить совещания только потому, что они должны быть еженедельно, каждый вторник. Если отсутствует повестка дня, которая нуждается в обсуждении, не стоит отвлекать сотрудников и приостанавливать работу всего отдела, чтобы обсудить мелочи, не имеющие никакого значения. В то же время, если острая необходимость возникла обсудить новый заказ вечером в четверг – можно организовать сбор, и обговорить необходимую тему. Многие начальники на еженедельных совещаниях по нескольку часов готовы говорить общие факты, вместо того, чтобы потратить это время на достижение рабочих целей. Допустим, есть вопрос конкретно к дизайну рекламной вывески – не стоит собирать весь отдел маркетинга для обсуждения этой темы – пригласите дизайнера и веб разработчика в тихое кафе, и за чашечкой кофе обговорите нюансы, не отвлекая других подчиненных от плодотворного труда.
20. Установка приоритетных способов связи. В современное время количество способов общения с подчиненными, заказчиками и поставщиками растет на глазах. Это становится причиной того, что люди просто теряются: менеджер забывает, каким способом связывался с тем или иным покупателем, как направить ему нужную информацию: по электронной почте, по скайпу, через мобильное приложение или просто позвонить. Управление временем предполагает четко структурированную последовательность действий, в которой каждое звено цепи работает по установленной схеме. Поэтому начальнику необходимо выбрать конкретные способы коммуникаций с сотрудниками, покупателями, партнерами. Допустим, можно создать несколько электронных почтовых ящиков. На один будут приходить выполненные подчиненными проекты и задания, на другой – заказы от покупателей, а с помощью третьего можно вести общение с партнерами и контрагентами.
21. Использование экспериментов. В нашей стране, не смотря на современные технологии и постоянный прогресс, многие государственные предприятия все еще продолжают работать по советским стандартам. Создается впечатление, что они просто бояться нарушить хоть одну установку, чтобы не сбить весь рабочий процесс. На самом деле, именно благодаря экспериментальным подходам, многие современные компании постоянно повышают эффективность работы персонала, технологий, производственного процесса и так далее. Не стоит бояться чего-либо нового. Например, возьмем опыт крупной компьютерной компании, которая одна из первых ввела политику удаленной работы. Эффективность работы программистов и дизайнеров возросла в разы. И это всего лишь потому, что теперь они не привязаны к определенным часам, в которые нужно заставлять себя работать, а могут проснуться ночью и заняться внедрением инновационной идеи, которая пришла на ум. Все новое – это риск, но, как было указано выше, рисковать необходимо для того, чтобы совершенствоваться.
22. Регулярная работа над ошибками. Этот совет подойдет, как для руководителей, так и для домохозяек. Даже если сейчас вы выстроили определенную последовательность действий, которая кажется вам максимально эффективной, это не значит, что через время появится более подходящий вариант распределить свои дела. Поэтому организация деятельности по устаревшей схеме часто становиться причиной дополнительных временных затрат. В крупных компаниях каждую неделю проводят работу над ошибками, выявляя те моменты, в которых можно было бы организовать работу более продуктивно.
23. Использование чужого опыта. Существует всем знакомое выражение: зачем изобретать велосипед. Так вот, об этом и идет речь. Для того чтобы эффективно выстроить свой график, необходимо иметь представление о том, как решают эту задачу другие. Поэтому никогда не пренебрегайте советами, особенно от более успешных людей, которые достигли хороших результатов во временном планировании. Намного лучше воспользоваться опытом другого человека, чем самостоятельно набивать шишки и сталкиваться с проблемами, которые на самом деле уже давно решены.
24. Оценка результатов. Каждому человеку необходимо понимать, чего он достиг, выполняя то или иное задание. Например, руководитель введет новые правила работы и иначе распределит обязанности сотрудников с целью экономии времени и увеличения производительности труда. Тогда ему необходимо понимать, к чему приведет это нововведение, получит ли он желаемый результат. И здесь возникает вопрос – чем измерять успех? Критериями оценки всегда необходимо выбирать достижение целей и выполнение задуманного. Составив список целей на месяц, необходимо радом с каждой из них указать дату, когда планируется завершить ее выполнение. Если предполагаемый план соответствует действительности или даже выполняется быстрее – значит результат положительные, а вот затягивание сроков говорит о том, что изменения не принесли желаемого эффекта.
25. Здоровье – залог успеха. Для того чтобы правильно распределить свое время, не спешить, не нервничать и чувствовать себя бодрым, следует внимательно относиться к своему здоровью. Это касается и физического состояния, и психологического. Организму необходимо спать не менее семи часов ночью, правильно и регулярно питаться, не злоупотреблять сидячей работой, и так далее. Что касается психологического состояния, то эффективно работать сможет только тот человек, который не находится на грани нервного срыва, в стрессовом состоянии или в конфликте с собой. Для этого ему необходима комфортная обстановка дома и в коллективе, отдых в кругу друзей, общение с людьми, и периодическая смена обстановки. Например, одну неделю вы уделяли внимание бумажной работе, а следующую – займитесь работой с клиентами, съездите к поставщикам или потенциальным заказчикам, и так далее. Хорошим помощником в том,
как научиться правильно управлять временем является умение хвалить себя за каждое. Даже небольшое достижение, поощрять самого себя и мотивировать к большему.
