Такое качество, как медлительность при выполнении задач, которые встают перед руководителями предприятий, может привести к глобальной проблеме, поэтому каждому руководителю необходимо знать,
как справиться с медлительностью. Как показывает практика, из-за медлительности планы часто остаются нереализованными и много времени тратится впустую. Медлительность может перерасти с привычный стиль работы руководителя и погубить его карьеру. Поэтому он должен найти методы борьбы со своей медлительностью, и это является одной из его главных задач.
С трудом можно найти уверенного в себе человека, который не начнет медлить перед выполнением того или иного задания. Чаще всего руководители сначала выполняют второстепенные задачи, а главные откладывают на неопределенный срок. При получении задания, вместо того, чтобы сразу же взяться за его исполнение, люди начинают срочно убирать свой рабочий стол или даже включать телевизор. А портфель, в котором находится бумажка с заданием, открывается в последнюю очередь.
Медлительность – это враг на пути достижения успеха. Ведь успеха достигают тем, кто стремится к нему и совершает определенные действия для его достижения. Почему люди часто откладывают дела на неопределенный срок? Потому что они путают важные далее со второстепенными. Важные задания редко бывают срочными, но они превращаются в такие, если заниматься ими накануне их сдачи, то справиться с медлительностью, в таком случае не удаться. То есть, если, руководители будут заниматься только текущими делами, а важные будут откладывать, то рабочая неделя будет состоять из сплошных кризисов.
Причины медлительности
Как правило, медлительность в работе у руководителя проявляется тогда, когда сталкивается с неприятным или сложным делом. Такое дело порождает нерешительность и неопределенность. Но такие задачи важно решать эффективно, и поэтому к таким проблемам нужно относиться очень внимательно. Чтобы их избежать, нужно рассмотреть, как ведет себя руководитель, получая ответственное задание, чтобы посоветовать ему, как вести в такой ситуации.
Получая задание, руководитель может столкнуться с тем, что ему неприятно. Это ощущение заставляет человека отложить бумажку подальше и надеяться, что все решится само собой, и на нее вообще не нужно будет реагировать. Но, как правило, отложенные бумажки всегда имеют отрицательные последствия, и предвидеть их, нет никакой возможности. Поэтому, перед тем, как отложить бумажку в ящик, нужно задуматься о том, во что может вылиться отсрочка. А еще в этот момент важно задуматься с тем, как можно справиться с медлительностью.
Если дело кажется неприятным, то важно проанализировать его суть. Нужно просто сформулировать, почему это дело неприятное, и после определения, желательно провести атаку именно на самом неприятном участке. Неприятную задачу можно разбить на несколько частей, каждой из которых можно посвятить в день всего лишь десять минут. К примеру, вам нужно подготовить презентацию на тему продаж в будущем году. Если такой доклад написать сразу, то, вероятно, это будет сделано, в ночь перед презентацией. Но как справиться с медлительностью в данном случае? Написанием доклада можно взяться на скучном совещании. Основные тезисы доклада можно набросать в блокнот, а потом на их основе, можно спокойно составить доклад, никуда не спеша.
При получении, так называемой неприятной работы, всегда нужно помнить о
принципе 80 на 20. Практика говорит о том, что этот принцип доказывает свою эффективность в большинстве случаев. То есть, всего 20 процентов изделий приносит 80 процентов прибыли, 20 процентов потребителей посылают 80 процентов жалоб и т.д. А вы 80 процентов своего времени тратите на выполнении всего 20 процентов своих дел.
Если проанализировать свою работу с точки зрения данного принципа, то можно обнаружить, что всего некоторые виды заданий доставляют определенные хлопоты и заставляют руководителей медлить с их выполнением. Если выработать привычку и заняться выполнением неприятного задания в первую очередь, то служебную задолженность можно сократить в разы. Неприятными делами лучше заниматься с утра, а когда дело будет закончено, можно повысить свою самооценку и продолжать работать с чувством исполненного долга.
При выполнении неприятных задач, полезно установить для себя крайний срок их исполнения. Когда будет установлен конкретный срок выполнения задачи, то и медлительность будет преодолена. Однако при этом нужно выполнить два условия.
• Крайний срок выполнения задания должен быть реальным, чтобы было достаточно времени справиться с задачей
• Дата окончания выполнения задания должна находиться перед глазами. Ее можно зафиксировать на бумажке и положить под стекло рабочего глаза или повесить на стену перед столом.
Можно также этой датой поделиться с коллегами, и чтобы не показаться хвастуном, выполнить его в указанные сроки.
Но, если вам совсем неприятно выполнять какое-либо задание, то определите для себя премию за его успешное выполнение. В качестве премии себе можно выписать приятную прогулку, вечер в кругу друзей, пикник и др. Но и тут нужно соблюдать два условия.
• Не выдавать себе премию, если сроки выполнения нарушены
• Не позволять сторонним причинам лишать себя назначенной премии
Такие приятные бонусы делают жизнь руководителя более приятной и помогают бороться с медлительностью.
Часто, руководители не спешат браться за выполнение заданий, потому, что они кажутся сложными. В таком случае задачу нужно разбить на небольшие части, и начать их выполнение с конца. Удобство такой разбивки состоит в том, что свою деятельность можно распланировать заранее, и каждый день находить немного времени, для того, чтобы выполнить простые задачи и не наносить ущерб своим ежедневным обязанностям. Вот тут и можно использовать метод «десяти минут». Например, вам нужно подготовить материла, на написание, которого, обычно уходит тридцать часов времени. Доклад можно разделить на минизадачи и выполнять их каждый день по 10 минут. Тогда вы сможете ускорить выполнение всей работы и
справиться с медлительностью.
Если этот метод принят к сведению, то нужно воспользоваться еще двумя советами:
• Определите степень важности каждого задания, чтобы в первую очередь сделать самое важное
• При выполнении подзадач, желательно проводить их анализ после их выполнения. Так можно быстрее достичь конечной цели.
Часто руководители оправдывают свою медлительность отсутствием вдохновения. Но оно приходит к тому, кто не сидит, сложа руки. Если сидеть сутки напролет и ждать вдохновения, то работа никогда не выполнится.
Одной из самых сложных причин медлительности является растерянность. Такое чувство лишает руководителя уверенности и порождает множество неприятных моментов. Одним из таких моментов является стремление руководителей быть всегда правыми. Таким образом, они лишаются права на ошибку.
Чтобы застраховаться от ошибок, руководитель начинает собирать информацию, проводит консультации и совещание, и исполнения дела откладывается. Но есть такое правило – существует время на обсуждение и существует время действовать. Вот в этом случае и можно начать бороться со своей медлительностью. Начинать действовать нужно тогда, когда новая информация не может улучшить качество предстоящего решения. Коррективы можно вносить по ходу дела, а вот бесконечное обсуждение проблем не приведет к успеху.
Нерешительность может проявиться у руководителя, если он стремиться к совершенству и поэтому не может
побороть медлительность. Соискатели, которые оттачивают только первую главу своей диссертации, никогда не могут защитить диплом. Руководители, которые требуют от своих подчиненных и от себя совершенства, не могут достичь его. Руководитель должен выработать привычку принимать то решение, на которое он способен на данный момент времени.
Часто, такое ощущение как нерешительность может вызвать у начальника опасение, о том, будут проблемы. Случиться может все, но если в такие моменты не действовать, то результаты будут плохими. Если все возможные проблемы четко сформулировать, а также обдумать пути, которые устранять проблемы, то среагировать на появление трудностей будет намного легче, так же как и
справиться с собственной медлительностью.
Чаще всего случается так, что большинство опасений и потенциальных проблем бывают напрасными. Все это игра воображения с ней нужно бороться. Список тревог нужно записать, в него также можно включить список потенциальных преград. Иногда этот список можно доставать и отмечать, то, что в действительности случилось, и то, что существовало только в воображении. Этот список поможет в будущем при выполнении новых задач.
Что способствует медлительности
Нами управляют привычки, так же компьютер управляет программами. Это относится и к медлительности, и победить ее можно только, если сменить свои привычки. Но прежде нужно знать, какие привычки способствуют медлительности. Для этого нужно составить список дел, которые делаются на работе не сразу. Изучение этого списка позволит найти определенные закономерности и возможно побороть медлительность.
Побороть медлительность поможет своеобразная игра. К примеру, вы можете начать соревноваться сами с собой – сколько задач, которые обычно откладываются, вы сможете решить за один день и какие резервы вы сможете найти для их выполнения. Такая игра в будущем сможет перерасти в привычку. И в один день вы сможете обнаружить, что работать стало намного легче и интереснее. Рабочее время будет использоваться более интенсивно, а напряженность спадет.
Еще одним союзником медлительности является инерция. Когда начинается новое дело, то каждый человек должен преодолеть инерцию покоя. Это правило является универсальным, поэтому необходимо помнить, что продолжить уже начатое намного легче, чем начинать все сначала. Специалисты советуют, если вы беретесь за сложное и неприятное дело, начинайте с самого легкого, и постепенно продвигайтесь к самому сложному.
Бороться с медлительностью можно проявив свою твердость — не дайте ей овладеть вами. Очень результативным средством для профилактики является планирование личного рабочего времени руководителя на каждый день.
Стойкость является одним из лучших способов борьбы с медлительностью. Не дайте ей собой овладеть. Для профилактики можно планировать свой рабочий день и делать это каждый день. И если, вам удалось побороть с медлительность, то теперь вам надо помочь сделать это своим подчиненным. Вы можете порекомендовать им методы, которые были опробованы вами на практике. Может также помочь делегирование прав подчиненных, вовлечение их в процесс управления и др.
Не забывайте, что борьба с медлительностью не является очередной выдумкой специалистов. Это необходимость для работников руководящих должностей, которые стремятся к повышению эффективности своей работоспособности и тогда вопрос о том,
как справиться с медлительностью отпадет сам с собой.
