Рабочий стол человека может стать гораздо более красноречивым рассказчиком при описании сотрудника. Ни одна комиссия и проверка выкладки не скажут, как именно человек работает. Если конечно в офисе не практикуется тотальная слежка. Достоинства и недостатки офисного работника сразу же становятся видны на его столе.
Рабочее место – лицо сотрудника, его визитная карточка. Если на столе порядок, значит и в мыслях полный порядок и никакого кавардака или неразберихи. Есть и обратная зависимость: как только наводишь порядок вокруг себя, то и мысли сразу структурируются. А начинать наводить порядок вокруг себя лучше со своего рабочего стола.
Экспериментальным путем доказано, что человек спокойнее и увереннее себя ощущает, сидя за столом, на котором вещи лежат в определенном порядке. И наоборот, человек ощущает беспокойство, испытывает повышение артериального давления и учащение пульса при сидении за столом с выраженным беспорядком. Получается, источником стресса является не объем работы или ее сложность, а само рабочее место человека.
Есть несколько признаков, по которым легко определить, нужно ли уже
наводить порядок на рабочем столе или еще рано. Первый и самый главный – вы не сразу находите нужную вещь, будь то документ или ручка.
Как любое пространство вокруг нас, рабочий стол можно разделить на несколько зон, которым мы по-разному уделяем свое внимание. Все дело в том, что человек способен удерживать в активном внимании только один объект. Это может быть предмет или мысль, или же какое-то действие. В активной зоне может быть расположен монитор или планшет, телефон, рабочая тетрадь или любой другой объект, с которым работа идет в данный момент. Именно этот предмет должен быть центром стола. Это значительно облегчает задачу. В этой центральной зоне не должно быть лишних предметов, всего то, что может начать отвлекать от главного действия, от работы. Поэтому не стоит на монитор крепить всевозможные стикеры или магнитики. Во-первых, это небезопасно (в случае с магнитами), а во-вторых, мелкие, менее важные предметы забирают внимание на себя, отвлекают от работы.
У человека есть
зона пассивного внимания. В его фокусе может быть до семи предметов или дел одновременно. В этой зоне могут быть и наклейки с разными напоминаниями, и часы, телефонный справочник, всевозможные документы или справки – все то, что может потребоваться достаточно срочно при выполнении основной работы.
Последняя зона – внимание удаленное. Она дальше всего расположена от рабочей центральной зоны. И сюда как раз лучше всего расположить те вещи и предметы, которые в работе реже всего используются. Всевозможные картинки, баннеры, плакаты и документы
«непервой» важности должны располагаться на стене за рабочим столом или на специальном стенде, или в лотке с документами. Последний предмет крайне важен на рабочем столе человека, который часто работает с большими объемами документов.
Рабочий стол важно содержать в чистоте и порядке, но это не значит, что нужно тут же бросаться все выкидывать и прятать в стол. Существуют
правила поддержания порядка на рабочем месте. Они достаточно просты и понятны, и помогут любому человеку научиться наводить порядок на рабочем столе быстро и легко.
• Самое главное убрать из рабочей зоны (зоны номер один) все, что может отвлечь от работы. В зоне повышенного внимания должно остаться только то, с чем непосредственно вы собираетесь работать.
• Во второй зоне должно быть не более семи дополнительных, вспомогательных предметов и никаких отвлекающих внимание
«бантиков». Даже мотивационных фото.
• Для всего остального должно быть отдельное место: полка, доска, стена.
• Приучитесь в конце каждого рабочего дня наводить порядок в главной рабочей зоне. В остальных зонах порядок стоит наводить в конце рабочей недели. Это должно стать правилом.
• Вся документация должна быть отсортирована и разложена по папкам. Лотки с вертикальным расположением папок намного удобнее для систематизации.
• Все документы должны быть разложены по степени срочности исполнения заданий. В соответствии со срочностью документы должны располагаться в разных зонах внимания. Нелишним будет завести папку
«кайрос» (в переводе означает удобный момент или случай). Это документы с временной привязкой. Например, отдать документы, когда зайдет сотрудник службы доставки. Или: в обед занести в бухгалтерию.
• Стикеры на рабочем столе нужны и даже необходимы. На них можно перечислить количество необходимого объема работы, степень важности дел и очередность их выполнения. Но не стоит увлекаться разноцветными
«напоминалками». Они могут перегрузить рабочее место и начать мешать.
• Заведите специальную подставку под все канцтовары. Но не стоит перегружать органайзер запасными ручками или карандашами.
• Оргтехника бывает нужная и лишняя. Провода и прочие девайсы могут отвлекать от работы. Поэтому постарайтесь держать на столе только то, чем пользуетесь каждый день.
• Корзина для мусора – важный элемент любого рабочего места. И пользоваться ею нужно регулярно, чтобы на столе не скапливались лишние бумаги или стикеры с пометками
«исполнено».
Если вам удалось хотя бы несколько недель проработать, следуя этим простым правилам, задача выполнена – эффективность вашей работы стала выше, а рабочее место уже больше никогда не будет напоминать свалку забытых вещей.
