Заполнение трудовых документом и их хранение всегда отличалось особой строгостью, но
новый порядок выдачи трудовой книжки в 2015 году, немного облегчит эту процедуру. Трудовая книга используется для подтверждения стажа человека. Восстанавливать такой документ в случае потери достаточно трудно. Раньше трудовая книжка выдавалась сотруднику только при его увольнении или при оформлении пенсии. А для предъявления сведений из этого документа, можно было взять копию в кадровой службе. В 2015 года вступают в силу изменения, когда оригинал трудового документа может быть выдан на руки.
Правила выдачи ТК
Трудовой кодекс является тем документом, в котором обозначены правила оформления трудового документа и его хранения. Согласно этому кодексу, порядок выдачи трудовой книжки состоял в получении этого документа только в день увольнения. С трудовым документом по заявлению работник мог получить оригиналы других документов. К примеру, можно было забрать, справку о зарплате, распоряжении об увольнении или назначении и др.
В процессе работы,
хранение трудовой книжки предполагалось в кадровой службе работодателя. Так как выдача трудовых документов была под запретом, то работник кадрового отдела, при необходимости, к примеру, если трудовую книжку надо было подать в Пенсионный фонд, выдавал сотруднику заверенную копию книжку или выписку.
В Трудовом кодексе расписан и особый случай, когда трудовой документ мог выдаваться сотруднику – перед отпуском, последний день которого считается датой увольнения.
Соответственно в последний день в организации, сотрудник должен получить все документы. В такой ситуации, соблюдался
порядок выдачи трудовой книжки, то в кадровой службе должна быть оставлена расписка. Кадровик все эти сведения обязан вносить в реестр по учету операций, проводимых с трудовыми книгами.
Утерянная или испорченная трудовая книжка
Кадровик является тем ответственным лицом, которое отвечает за хранение трудового документа. Если выдача трудовой книжки осуществляется незаконно, то ответственность ложится на работника кадров.
К примеру, если работник получил трудовую книжку, потерял ее или испортил в ней бланк, то кадровый работник обязан оформить дубликат книги. Для этого собираются все выписки с предыдущих мест деятельности этого сотрудника. Помимо этого, если проводится проверка, то выявляется факт неправильного хранения документов. В это влечет за собой выплату штрафов:
• Ответственному должностному лицу грозит штраф до 5 тыс. рублей
• Предприятию грозит штраф до 50 тыс. рублей.
Риск, который влечет за собой незаконная выдача трудовой книжки, выше желания пойти человеку на уступки. Поэтому нужно быть более предусмотрительным и оставлять книжки на предприятии, а не выдавать их на руки.
Изменения в законе о выдаче трудовых книжек
С текущего года в Трудовом кодексе начинают действовать поправки. Согласно этим изменениям, выдача трудовой книжки работниками кадровой службы сотрудникам может осуществляться на ограниченный срок, без нарушения закона.
Вступающие в силу поправки, снижают риск ответственности кадровиков за хранение и выдачу документов. Теперь кадровик может выдать оригинал документа законно, и не бояться последствий. Поэтому можно утверждать, что нововведения вводятся для защиты прав сотрудников и нанимателей.
С 1 января сего года, работники могут получить документ о своей трудовой деятельности на руки под свою ответственность или на определенный срок времени. Кадровый отдел в свою очередь должен оповестить работников о том,
как проводится выдача трудовой книжки. Теперь можно на законных основаниях представить трудовой документ в любую госструктуру.
С 2015 года трудовой документ может выдаваться работнику на руки, если он подает заявление для оформления социального страхования. Выдача трудовой книжки проводится после подачи заявления в указанные сроки, не превышающие три дня. Такой же срок дается работнику на возвращение книжки в отдел кадров, после того, как структура социального обеспечения вернет документ работнику. Такая схема, вероятнее всего будет касаться только особых случаев. К примеру, когда требуется оформления пенсии. В других случаях, схема выдачи трудового документа останется прежней. Будет выдаваться копия трудового документа, либо выписка.
В связи с активацией поправок в ТК, которые разрешают выдачу документов на руки, меняются акты в законодательстве, которые определяют порядок выдачи кадровых бумаг и их хранения. На данный момент неизвестно, как изменится ответственность за нарушение сроков выдачи документа работнику по его заявлению. Не оговаривается и ответственность за несвоевременный возврат книги в кадровую службу. Об этом станет известно позже.
