Делопроизводство: как правильно прошить (сшить) документы

Всем давно известен факт, что нет ни чего не именного и все, рано или поздно меняет свой привычный ход. Так и произошло 3 года тому назад, когда огласили новую новость, что при регистрации ИП больше не нужно производить сшивку бумаг. Раньше требовалось прошивать все бумаги, если они содержали более одного листа.

Как верно сшить документы для регистрации ИП

Указом законодательной палаты сшивка документов была отменена, а новых указаний по этому поводу не последовало. Сейчас точно не сказано, как правильно прошить документы. Далеко не все владеют достоверной информацией о произошедшей смене и в настоящее время почти все фининспекторы постоянно вынуждены объяснять данную информацию.

Отмену сшивания объясняют тем, что после подачи документов, их обязательно сканируют, а в подшитом виде, это сделать очень проблематично.

Но сшивать документы нитками больше не требуют, хотя просят скреплять документы скрепками или скреплять степлером. Так как само заявление на открытие ИП содержит несколько листов.

В обязанности инспектора не входит правильное оформление всех листов для регистрации ИП. Он может сложить их, как получилось в данный момент. Если не правильно прошить документы, вы получите их на руки, но вам в последующем будет не возможно работать с ними. И их все равно придется переделывать. Поэтому лучше не полениться и главное сшить документы степлером, которые имеют более одного листа. А потом уже скрепить весь пакет канцелярской скрепкой. Помните, что использование степлера и скрепок не запрещено и лучше их обязательно использовать.

Вы вправе предоставить требуемый пакет документов в любом удобном для вас виде. Если вы до сих пор задаетесь вопросом: «Как правильно (сшить) документы», то ответ тут однозначный. Прошивать документы, как этого требовал закон больше не нужно. Но это сделать лучше, для того, что б все документы шли в правильном порядке и не были утеряны. Главное, что вы должны соблюсти – это все правила делопроизводство. Так как наличие всех документов – строго обязательно.

Общие требования к прошивке документов на регистрацию ИП

Если вы решили прошить документы, то вы должны понимать, что это только ваша инициатива, так как единого стандарта нет.

Существует лишь перечень условий, которые обычно предъявляет каждая отдельная организация. И именно их она с вас и спросит.

Итак, какие документы необходимы для подачи на регистрацию ИП. Необходимо собрать следующие документы:

• Заполненное заявление по форме Р;
• Копия всех страниц документа удостоверяющего личность гражданина РФ;
• Квитанция об оплате государственной пошлины.

Если вы собрали все документы, то прежде чем начать их сшивку убедитесь еще раз, что все сделано верно. Любая сшивка должна иметь свою логическую нить оформления. Закончив сбор всех бумаг, проверьте, что все скобки и скрепки убраны, а страницы пронумерованы в правильном порядке. Если нет ни какой ошибки, то можно начинать сшивать документ. Будет лучше, если вы подготовите опись всех сшиваемых бумаг – это поможет вам ни чего не спутать и точно сложить в нужном порядке.

Помните, что на последней странице необходимо поставить печать и оставить свою подпись, запомните, первый лист, подлежит нумерации, так же как и остальные листы.

Прежде чем прошить документы, еще раз проверьте правильность заполнения бумаг.

Помните, что заявление, которое имеет большое количество страниц – начинает нумерацию с 1 страницы, и дальше все документы продолжают нумерацию по сквозному принципу нумерации.

Важно соблюсти правила делопроизводство и соблюсти последовательность расположения документов. Все дополнительные проверки, помогут вам избежать переделки документов в будущем.

К прошитым документам прикрепляется специальная бумага, на которой указывается количество пронумерованных листов, а так же ставиться подпись человека, который непосредственно зарегистрировал данные документы.

Способы сшить документ

Чтобы правильно прошить документы, вам нужно будет иметь следующий материал:

1. Дырокол или канцелярское шило. Главное требование, что бы при проколе – все дырки были одинакового размера и имели аккуратный вид. Если сшивается всего несколько страниц, то можно обойтись и иглой;
2. Жгут или плотные нити. Как мы уже говорили выше, нет определенных требований и правил, которые предъявляются к нитям или шнурам. Это может быть и обыкновенная черная нить, а так же льняной тросик. Главное, что бы было сделано аккуратно и хорошо держалось;
3. Клей. При этом можно использовать как современный клей-карандаш, так и старый проверенный ПВА или канцелярский клей;
4. Ручкой, ножницами и бумагой для отметки общего количества страниц.

Для сшива всегда используется только левый край документа, в зависимости от толщины документа делается два или три прокола, которые последовательно соединяются нитью или жгутом. Если документ имеет большую толщину, то сначала он может просто сшиваться в несколько слоев, которые затем будут сшиты между собой.

Главное условие, что бы начало и конец нитки или жгута, выходили с задней стороны документа. После чего они должны крепко связываться и заклеиваться бумагой – стикером, на которой должно быть указано общее количество страниц и количество пронумерованных страниц: «Прошито и пронумеровано _ листов».

После чего документ заверяется вашей подписью, и он полностью готов к сдаче.

И главное помнить и понимать, что любой, даже самый маленький недочет, допущенный вами при оформлении бумаг. Может сыграть с вами злую шутку – вам могут отказать в оформлении ИП. И возможно, все придется начинать сначала, согласитесь, малоприятная процедура. При этом не учитываются ошибки, которые может допустить инспектор в ходе сборки пакета документов.