Наверное, любой гражданин нашей страны сталкивался с вопросом,
как правильно оформить трудовую книжку, независимо от того, нанимал ли он сотрудников на работу или же сам устраивался в компанию.
Трудовая книжка – обязательный документ для любого работающего человека, который ведется на протяжении всей его трудовой деятельности. Именно на основе этого документа можно делать выводы о том, сколько человек работал, чем занимался, где обучался и по каким причинам покинул то или иное место работы. Всеми вопросами по оформлению, ведению записей и содержанию трудовой книжки занимается отдел кадров той компании, где работает человек в данный момент.
Актуальность вопроса о том, как правильно оформить трудовую книжку, очень велика как ранее, так и в современном мире, ведь именно на основе этого документа производится подсчет пенсионных выплат, которые будет получать человек, по окончанию трудовой деятельности.
Как оформляется первая трудовая книжка.
С этим вопросом сталкивается каждый работодатель, который принимает на работу молодого человека, который поступает на службу впервые. Ведь именно на первом месте работы оформляется и выдается данный документ.
Первый шаг при оформлении трудовой книжки – внесение данных на титульный лист. Здесь в обязательном порядке должны присутствовать следующие данные:
• Фамилия, имя и отчество будущего работника, а также его дату рождения, согласно тем данным, которые записаны в паспорте гражданина;
• Данные об образовании и специальности, которые должны быть подтверждены документом о полученном образовании;
• Дата, когда была заполнена трудовая книжка;
• Фамилии, имена и отчества работников отдела кадров и их подписи;
• Фамилия, имя и отчество будущего работника, заверенные его подписью;
• Печать, которая заверяет титульный лист и оформление трудовой в данной компании.
После этого необходимо перейти к внесению данных, касательных непосредственно приема на работу в компанию. Согласно требованиям, все записи, которые вы будете производить в трудовой книжке, должны быть сделаны однотипной ручкой – шариковой или гелевой. Также идентичным должен быть и цвет пасты – он может быть черным или синим, в крайнем случае, фиолетовым. Обязательный и общепринятый формат внесения дат – арабские цифры, а почерк, которым будут делаться записи – должен быть понятным, разборчивым и аккуратным. Не допускается запись в трудовой книжке с использованием сокращений – слова должны быть написаны полностью.
Что нужно, чтобы правильно оформить трудовую книжку.
При заполнении данного документа нужно внимательно и тщательно заполнять каждую строку, исправления в трудовой книжке не желательны, так как это официальный документ. Если в организации предусмотрена печать, на которой присутствует название организации и адрес, тогда ее необходимо поставить на странице, которая должна быть заполнена сведениями о работе. Если же такой печати нет, то сведения об организации вносятся в книжку вручную. После этого
запись в трудовой книжке выполняется в следующей последовательности:
• Порядковый номер вносимой информации;
• Дата, когда была сделана запись;
• Сведения о том, что человек был принят на работу, или, возможно, переведен на другую должность или же уволен, с указанием всей информации;
• После этого, сотрудник должен подписаться в специальной графе, в качестве подтверждения внесенных работодателем данных;
• Далее необходимо указать номер документа и его наименование, который является основой для внесения этой записи.
Для того чтобы
правильно оформить трудовую книжку, будет нужно внести также и все имеющиеся сведения о том, какие награды или звания были получены человеком, на основании представленных им документов, подтверждающих факт получения. Рядом с каждой наградой, необходимо указать, когда и кем, был награжден сотрудник, так же как и при указании звания, требуется информация о том, кем оно было назначено. Независимо от того, получал ли сотрудник какие-либо денежные награждения за свои заслуги – эту информацию трудовая книжка не содержит, и вносить её не надо.
Бывают ситуации, когда в разделе трудовой книжки недостаточно места для внесения той или иной информации. В таком случае необходимо вклеить дополнительный лист-вкладыш, но продолжение раздела на страничках, которые предназначены для другой информации, запрещено.
Как внести коррективы в трудовую книжку.
Для того чтобы
правильно оформить трудовую книжку, следует учесть, что если вам потребуется подкорректировать или исправить какие-либо неточности, то делать это нужно только в определенном формате. Недопустимо стирать записи, которые являются неверными. Не разрешается использовать корректор и закрашивать ложную информацию. Также не допускается подтверждение исправления путем написания фразы «
Исправлено верно», или прочими выражениями такого рода. Изменения допускаются только на том рабочем месте, которое было последним, а в том случае, если присутствует ошибка на титульной страницы трудовой книжки, то ложная информация должна быть зачеркнута одной чертой. Причем зачеркивание должно быть выполнено так, чтобы можно было прочесть исправленную информацию. После этого откорректированная информация вводится над зачеркнутой строкой. Для того чтобы правильно оформить трудовую книжку после внесения в неё изменений, необходимо на внутренней части обложки указать те документы, на основе которых были внесены коррективы, а также заверить, путем подписания работодателем и печатью. Исправить те ошибки, которые были допущены на предыдущих местах работы, можно только после того, как будет получен официальный документ с предприятия, где работал человек. Работодатель не имеет права на внесение откорректированных данных до того момента, пока прежняя информация не будет признана неправильной.
Как правильно вклеить листок-вкладыш.
Многие задаются вопросом – как правильно оформить трудовую книжку в ситуации, когда место для записи информации в каком-либо разделе просто отсутствует, а сделать запись необходимо. Ответ простой – необходимо вклеить специальный листик, именуемый вкладышем, который должен соответствовать определенным требованиям:
• Вклеить данный листок необходимо именно в тот самый раздел, в котором необходимо сделать записи, или же в конце трудовой книжки;
• После того, как вы вклеите вкладыш, в самой трудовой необходимо отметить то, что был выдан такой листок, а также проставить его номер и серию;
• Просто листок вкладыш, без трудовой книжки, действительным не является.
Как оформить трудовую книжку – дубликат.
Если работник сообщает вам о том, что его трудовая книжка была утеряна, то вам необходимо не просто заново завести трудовую книжку, а сделать её дубликат. Для получения такого дубликата, необходимо подать заявление в отдел кадров, который, в свою очередь, в течение пятнадцати дней обязуется его предоставить. В новой трудовой книжке должна иметься достоверная информация о том, сколько составляет трудовой стаж работника, до того, как он был принят на нынешнее место работы. А также данные о его прежних работах, званиях и наградах, которые были указаны в утерянном документе.
Завести трудовую книжку–дубликат можно еще и в том случае, если в оригинале была внесена ошибочная информация касательно перевода или увольнения сотрудника. В такой ситуации все прежние записи должны быть перенесены в новую трудовую книжку, кроме той, которая являлась некорректной. После внесения всех необходимых данных, на титульном листе необходимо поставить печать «Дубликат», если таковая имеется в наличии. Если же нет, то запись делается от руки.
Любая запись о том, что трудовой договор был расторгнут, может быть сделана только работодателем с основного места работы, ту информацию, которая касается других рабочих мест, он корректировать не имеет права, даже если это работа по совместительству. Хотя, зачастую, все временные работы и работы по совместительству, оформляются при помощи трудовых договоров, а такие данные в трудовую книгу не вносятся.
Как оформить трудовую книжку при переводе на другую постоянную работу.
Если сотрудник увольняется с одной должности на предприятии по причине перехода на другую, то в третьей графе трудовой книжки вам потребуется сделать соответствующую пометку. В первую очередь указывается, на каких основаниях был выполнен перевод сотрудника на другую должность: по согласию работника или по его просьбе. Далее необходимо указать новое место работы сотрудника и его должность, а также сделать пометку о том, что он был принят на работу по средствам перевода с другой должности.
В том случае, если сотрудник увольняется потому, что переходит на работу на другой должности в другой организации, трудовая книжка должна содержать информацию о причине его увольнения или перевода, а также название организации, куда перешел сотрудник. Эта информация должна быть закреплена ссылкой на пункт ТКРФ.
Как и когда трудовая книжка выдается сотруднику на руки.
Человек может получить свою трудовую книжку в тот день, когда будет уволен с работы на предприятии. Если же по каким-либо обстоятельствам человек не смог явиться за своей трудовой книжкой или отказался от того, чтобы забрать её с места работы, необходимо отправить ему уведомление, которое проинформирует о том, что работник должен либо лично забрать свою трудовую, либо дать согласие на передачу её почтовым отправлением. После того, как уведомление было отправлено сотруднику, организация больше не несет ответственность за то, что трудовая книжка задерживается. После того, как работник повторно обратиться за документом. Он будет предоставлен ему не дольше, чем через три дня.
Если же задержка выдачи трудовой происходит по причинам, которые зависят от работодателя, то организация обязана выплатить сотруднику деньги за все те дни, которые трудовая удерживалась. В таком варианте, работа человека на данную организацию признается законченной только тогда, когда трудовая будет получена сотрудником на руки. Этот день должен быть также отмечен в трудовой книжке, как новая дата увольнения и должна быть произведена необходимая запись. Та запись об увольнении, которая была отмечена в книжке сроком до того, как документ был отдан на руки, признается недействительной.
Если работник организации скончался, то выдать его трудовую книжку необходимо родственникам лично, под расписку. Также, если родственники предоставят необходимое заявление – книжка может быть переслана по почте.
Как применяются штампы и печати.
Для того чтобы
оформить трудовую книжку, в любом случае понадобиться определенная печать. Часто в организациях могут поставить слишком много штампов и печатей, или, наоборот, проигнорировать необходимость оттиска. Без печати, запись в трудовой не имеет никакого смысла. Любые сведения – об увольнении, переводе и принятии на работу должны подтверждаться штампом. Если ранее для этих целей можно было использовать печать, которая находится в отделе кадров, то сейчас, по новым требованиям, использование такой печати признано недействительным.
Как завести трудовую книжку ИП.
Отличие в заполнение трудовой книжки для ИП заключается в нескольких особенностях. Например, если сотрудник увольняется из какой-либо организации, то пометка в трудовой книжке делается через пять дней после заявления. Индивидуальный предприниматель должен вносить все изменения, которые касаются деятельности его работников, в тот же день, независимо от того, будь это смена должности, увольнение или прием на службу.
Когда предприниматель будет заполнять графу о наградах, изначально необходимо указать полное название своего индивидуального предприятия, как заголовок. После записи присваивается порядковый номер, и только потом дается информация о награждениях и тех документах, которые могут подтвердить этот факт. Увольнение сотрудников происходит по приказу, что также должно быть указано в трудовой книжке путем внесения соответствующей записи. Дата и запись, которые ИП будет вносить в трудовую книжку сотрудника, должны совпадать с теми данными, которые присутствуют в приказе. Для того, чтобы трудовая была оформлена надлежащим образом мало того, чтобы просто указать причину увольнения сотрудника. Необходимо также сослаться на статью кодекса, которая предусматривает такую причину для увольнения.
В том случае, если предприниматель оформляет на работу человека, для которого это рабочее место является первым – ему необходимо самостоятельно сделать трудовую книжку такому сотруднику. В свою очередь новичок должен оплатить ИП ту сумму, которую он затратит на изготовление и оформление его трудового документа. Эти деньги молодой сотрудник может внести в кассу или же они будут удержаны из его заработной платы, но только в том случае, если он сам даст на это письменное разрешение. При оформлении трудовой книжки, ИП должен полностью написать наименование своего предприятия, например: «
Индивидуальный предприниматель Иванов Сергей Викторович». Если у вас возникнут какие-либо дополнительные вопросы о том, как оформить трудовую книжку, существует ряд специальной литературы, а также в комментариях ниже, которые помогут найти ответы на все интересующие вопросы.
