В настоящее время, наверное, самым главным вопросом, который непосредственно касается абсолютно всех на любом предприятии, является начисление, формирование и планирование заработной платы. Заработная плата для многих людей остается главным источником дохода и, по сути дела, является мерой статуса, ведь ее роль в становлении человека в социальном плане огромна.
Во многом заработная плата – это стимул производства, ее регулирование очень щепетильный и трудный процесс. В нашу задачу входит рассмотрение основных вопросов, определений и проблем в данной области, необходимо рассмотреть какой механизм регулирует данные отношения между работником и работодателем.
Создание методологии по расчету заработной платы
Группы предприятий или объединения с филиальной структурой, в которых появляются эпизоды непротиворечивости методологий расчета заработной платы, не показываются редкостью. Конечно, расчет заработной платы достаточно отчетливо регламентируется законодательством РФ, тем не менее, во многих предприятиях нет единого документа, описывающего методологию расчета заработной платы для всех филиалов или объединений группы компаний.
Использование методологии расчета зарплаты дает предприятию дополнительные преимущества:
1. санкционирует работникам предприятия избегать ввода повторяющих начислений или вычетов, потому что с содействием этого документа можно проконтролировать наличие того или иного вида расчета в программе;
2. уже в процессе создания методологии вы можете провести анализ текущего расчета заработной платы, выявить и скорректировать ошибки;
3. при открытии новых филиалов или включении новой организации в группу компаний данная методология поможет настроить расчет заработной платы в соответствии с общепринятыми правилами компании;
4. при делегировании или замещении данный документ поможет быстро ввести в работу нового сотрудника;
5. созданная методология по расчету зарплаты позволит эффективно провести автоматизацию расчета.
До тех пор, пока методология всей организации или группы компаний не будет собрана в единый документ, в котором будут исключены дублирующие расчеты, определен состав баз для зависимых расчетов, согласованы алгоритмы и убраны ошибки заменяемых систем, внедрить автоматизированную систему расчета заработной платы, действующей для всех юридических лиц или филиалов будет крайне затруднительно. Без этого документа также невозможно перенести данные по расчетам из старых баз данных, поскольку в результате получится множество неструктурированных видов расчетов.
Описание методологий расчета заработной платы организации или филиалов очень нужный, но, в то же время, трудозатратный процесс. Для создания методологии расчета заработной платы требуется не только собственно описание единой методологии, но и ее сверка с методологиями каждой компании в группе компаний и каждого филиала.
Прежде чем браться за составление единой методологии расчета заработной платы организации или группы компаний, необходимо знать, какие возможны расхождения, и понять причину их возникновения. В противном случае можно невольно создать новые расхождения и ошибки.
Расхождения возможны в следующих областях:
1. одинаковые по наименованию виды расчетов имеют разные алгоритмы расчета;
2. одинаковые по смыслу виды начислений по-разному облагаются налогами и взносами;
3.одинаковые зависимые виды расчетов имеют разные базы, на основании которых рассчитывается конечный результат;
4. база для расчета среднего заработка для больничных листов и отпускных содержит разные виды начислений;
5. одинаковые начисления по-разному отображаются в бухгалтерском учете.
Для создания единой методологии сначала необходимо все существующие виды расчетов всех организаций и филиалов свести к единому списку, объединив при этом схожие.
Для этого необходимо описать все начисления, удержания, состав баз, способы выплат в течение месяца для каждой компании и каждого филиала. Для этого следует составить простые таблицы с начислениями и удержаниями, а также указать состав баз для расчета среднего заработка и зависимых расчетов.
Например, таблица с начислениями будет содержать следующие колонки:
1. наименование;
2. алгоритм расчета;
3. код дохода НДФЛ;
4. взносы в ПФР, ФСС РФ, ФОМС;
5. учет для взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболений;
6. входимость в базу для расчета среднего заработка с отметкой месяца включения (месяц начисления, месяц выплаты и др.);
7. входимость в базу для расчета среднего заработка в особых случаях: для отпускных, больничных.
Если начисление входит в базу, то необходимо указать индексируется ли заработок, приводится ли к рабочим дням (для отпускных), а также каким месяцем учитывается;
а) если является пособием по соцстраху, то необходимо указать какое это пособие вид дохода (в натуральной форме доход или нет);
б) проводка, которая формируется на основании данного начисления. Если расчетная сумма по каким-либо правилам распределяется на несколько проводок, то необходимо описать алгоритм расчета сумм, а также по каким аналитикам различаются проводки.
Подобную таблицу, но с меньшим количеством колонок, составляем для удержаний:
1. наименование;
2. алгоритм расчета (формула);
3. является ли дополнительным страховым взносом на накопительную часть пенсии;
4. последовательность (очередность) расчета;
5. отображение в бухгалтерском учете - какие проводки формируются по данному удержанию.
Если в алгоритме расчета фигурирует база, от которой зависит соответствующий расчет, то составляем список таких видов расчетов и описываем состав их баз. Также отдельно описываем алгоритмы расчета авансов и межрасчетных выплат. В результате нам нужно получить такие таблицы и алгоритмы с каждой компании, входящей в группу компаний, и с каждого филиала. Далее их необходимо свести в единую таблицу с начислениями и удержаниями.
Сводить их можно по-разному, все зависит от количества таких таблиц и количества в них строк. У небольшой компании видов расчетов порядка 40-60. В этом случае виды расчетов проще разбить на группы: начисления за счет соцстраха, премии, надбавки, оклады.
Если в группе компаний имеется множество предприятий и филиалов с различными видами расчетов (производственное предприятие может содержать 200 различных начислений), то в этом случае без автоматизированного анализа справиться не возможно. Самый простой способ - использовать таблицу MS Excel. Ниже описан один из практических способов анализа видов начислений и расчетов и сведения их к единому списку. Можно пользоваться им, можно использовать другие системы и алгоритмы.
Итак, для того, чтобы провести сравнение видов начислений и удержаний, готовим пустую общую таблицу, отдельную для начислений и отдельную для удержаний. Переносим в них описанные начисления компаний и филиалов, отметив, к какой компании или какому филиалу относится расчет. Далее добавляем колонки с названием баз для зависимых расчетов, чтобы указать в них информацию о том, какой расчет в какую базу входит. По возможности переделываем колонки (добавляем дополнительные) так, чтобы с помощью "да" или "нет" указывать свойство расчета. Понятно, что ни алгоритм, ни отображение в бухгалтерском учете, с помощью "да" и "нет" не описать. Код дохода НДФЛ вводим числом. Далее подставляем 1 ("да") и 0 ("нет"). В последней колонке собираем получившиеся "1" и "0" в одну строку, а код дохода НДФЛ переносим в соседний столбец.
По полученному результату можно найти схожие начисления, отсортировав таблицу по данной колонке. Для того чтобы зрительно было проще определять схожие начисления, результат можно представить как число в двоичной системе исчислений и перевести его в десятеричное, что упростит поиск схожих видов расчетов (когда в строке только "1" и "0" и строка длинная, то различать числа сложно, что занимает больше времени, чем сравнение десятеричных чисел). Получив сгруппированные виды расчетов по схожим параметрам, можно проанализировать оставшиеся параметры: формируемые проводки, алгоритмы расчетов и т. д.
Например, оклад и премии имеют схожие параметры и будут иметь одинаковый "результат", и прежде чем группировать по параметрам, расчеты можно сгруппировать по типам расчетов, как было описано выше. Тогда не придется сравнивать оклады с премиями, что опять же упростит работу и сэкономит время.
В итоге мы должны получить таблицу с начислениями и удержаниями, в которых одинаковые виды расчетов свернуты, и указано в каких компаниях или филиалах они используются.
Как выше указывалось, одна из причин расхождения видов расчетов - это ошибки заменяемых систем. Поэтому следующий шаг - это анализ одинаковых видов расчетов, но отличных одним или несколькими параметрами. Чаще всего такие виды расчетов используются в одном только филиале или в одной только компании, а по другим организациям все параметры сходятся.
Вторая причина расхождений, на которую мы можем повлиять - это "так исторически сложилось". Возможно, пора отказываться от старых привычек и всем компаниям данные виды расчетов использовать одинаково.
Расхождения, связанные с коллективным договором, менять нельзя до тех пор, пока не будут унифицированы сами договоры.
Авансовые расчеты и межрасчетные выплаты по возможности тоже унифицируем, чтобы не настраивать алгоритмы под каждую компанию.
После того как все возможные начисления и удержания унифицированы, свернуты и получена единая таблица с начислениями и единая таблица с удержаниями группы компании или организации с обособленными филиалами, обязательно в таблицу добавляем колонки, в которых указываем как данное начисление называлось до того, как его объединили с другим подобным. Так мы получим таблицу соответствий новых видов расчетов.
Так мы получили документ, который можно назвать Методологией расчета заработной платы для группы компаний. Данный документ содержит описание всех видов расчетов во всех организациях, способ их обложения налогами, их особенности и расхождения по компаниям и филиалам. Данный документ упростит работу по включению новой организации или филиала в единую систему по расчету заработной платы.
Рассмотрим на примере, какие требования накладывает на методологию программа "1С:Зарплата и управление персоналом 8".
Например, при автоматизации расчета заработной платы очень часто выявляются ошибки учета. Эти ошибки учета не обязательно связаны с заменяемой системой - система умеет все правильно делать. Причина может заключаться в том, что с какого-то периода расчет заработной платы стал вестись в компании или филиале не совсем корректно. Понятно, что выявленные ошибки не нужно переносить в новую систему, но это нужно решать обязательно с владельцем процесса, т. к. бывает, что и ошибки допускаются осознано.
Программа "1С:Зарплата и управление персоналом 8" прекрасно подходит для ведения учета и расчета заработной платы в одной информационной базе нескольких юридических лиц и обособленных филиалов. Особенностью данного прикладного решения является то, что для хранения видов начислений и удержаний используются единые справочники без группировки по организациям, а настройка баз для расчета среднего заработка является общей для всех юридических лиц, внесенных в систему. Особенности автоматизированной системы накладывает некоторые требования к сбору и анализу видов расчетов:
если вид расчета чем-либо отличен от других расчетов, то его необходимо учитывать отдельно, отдельным элементом;
если вид расчета в текущем году учитывается иначе, чем в предыдущем, то нужны два вида расчета для каждого года.
Рассмотрим вариант, при котором можно не описывать и не сводить методологию к единому документу. В этом случае необходимо ввести в систему все виды расчетов за прошлые и текущий года каждой организации и каждого филиала. В данном случае мы сохраним особенность каждой организации, как в настройке расчета, так и в настройке баз для расчета среднего заработка или зависимого начисления. Но, вероятнее всего, со временем придется приводить методологию к единому виду, т. к. анализировать расчетные данные по группе компаний и по всем филиалам будет неудобно: сводный отчет, в котором фигурируют, например, 20 окладов, 20 месячных премий, 20 начислений за выслугу лет и т. д., довольно сложно анализируется.
При внедрении автоматизированной системы в группе компаний или в организации с обособленными филиалами, когда планируют использовать единую базу данных, необходимо будет разбираться с методологией расчета заработной платы, находить различия и учитывать их при переносе данных и настройке алгоритмов, баз и состава начислений для зависимых видов расчетов.
Однако это действительно нужная работа, поскольку создание в группе компаний или организации с филиалами единой методологии по расчету заработной платы несет в себе значительные преимущества, которые позволят упростить работу и вести безошибочный расчет заработной платы.
Планирование Фонда оплаты труда
Плановый фонд оплаты труда (ФОТ) представляет собой сумму средств, необходимых организации и ее подразделениям на оплату всех видов работ, выполняемых как промышленной, так непромышленной группами работающих. С 1 января 1991 г. предприятие самостоятельно устанавливает тарифы и оклады в соответствии с получаемой прибылью, расходуя на заработную плату ту часть прибыли, остающуюся в распоряжении организации, которая называется фондом потребления.
К средствам, направляемым на потребление, относятся:
расходы на оплату труда;
денежные выплаты и поощрения;
доходы, выплачиваемые по акциям (дивиденды).
В расходы на оплату труда включаются:
1). заработная плата, начисляемая за выполненную работу (проработанное время) по сдельным расценкам, тарифным став¬кам, окладам или среднему заработку;
2). стоимость продукции, выдаваемой в порядке натуральной оплаты;
3). надбавки, доплаты к тарифным ставкам и должностным окладам;
4). премии за производственные результаты;
5). оплата работы в выходные и праздничные дни;
6). оплата вечерних и ночных часов работы;
7). оплата по районным коэффициентам;
8). оплата по трудовым соглашениям другим организациям (несписочный состав).
В сумму денежных выплат включаются:
оплата выполнения особых заданий;
вознаграждения по итогам года;
материальная помощь;
сумма средств, направляемых на социальные нужды коллектива.
Первые три направления выплат входят в фонд заработной платы и в среднюю заработную плату. Доходы представляют со¬бой сумму, выплачиваемую в виде дивидендов или процентов по акциям трудового коллектива и вкладам членов коллектива в имущество организации.
Организации разрабатывают условия оплаты труда работников и тарифную систему, исходя из своих финансовых возможностей.
Регулятором является только устанавливаемый федеральным законом размер минимальной заработной платы. Все остальные условия оплаты - как тарифные, так и надтарифные - разрабатываются организациями самостоятельно на основе ныне действующих тарифных документов, сохранивших регламентирующую роль.
При планировании оплаты труда в организации необходимо знать плановую прибыль и определить сумму денежных средств, направляемых на оплату, которая учитывается в себестоимости продукции и составляет тарифную часть оплаты тру¬да. Тарифные условия оплаты труда разрабатываются в организации традиционным способом. Основными составляющими являются:
1. минимальная ставка оплаты работника в организации как основа для расчета системы тарифных ставок рабочих и должностных окладов служащих и специалистов;
2. тарифные ставки рабочих первого разряда, дифференцированные по тарифообразующим факторам (интенсивности и условиям труда, видам работ) и образующих вертикаль ставок перво¬го разряда;
3. тарифные ставки по разрядам рабочих, дифференцированные по сложности работ (квалификации рабочих) и образующих горизонталь ставок или тарифную сетку;
4. схемы должностных окладов руководителей, специалистов, служащих построенные с учетом сложности выполняемых должностных обязанностей.
Тарификация работ производится с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов, служащих.
Прежде всего, в организации, исходя из установленной месячной ставки, определяется часовая тарифная ставка рабочего первого разряда для сдельной и повременной оплаты труда, в зависимости от условий и тяжести труда.
Затем строится тарифная сетка для дифференциации по сложности труда - разрядам (горизонталь ставок), исходя из принятого в организации соотношения тарифных ставок по раз¬рядам и порядка абсолютного и относительного возрастания коэффициентов.
Разрядные сетки могут различаться характером изменения тарифных коэффициентов. Например, они могут быть с прогрессивным, постоянным и регрессивным, абсолютным и относительным возрастанием тарифных коэффициентов или др.
Предприятие самостоятельно принимает характер построения и диапазон (соотношение ставок крайних разрядов) тарифной сетки.
На основе тарифной сетки определяются тарифные ставки рабочих каждого разряда. При расчете оплаты труда необходимо учесть, что согласно Трудового кодекса РФ работа в праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере. Каждый час работы в ночное и вечернее время оплачивается в повышенном размере, но не ниже установленного законом.
Строение фонда заработной платы
Оклад специалистов и служащих на госпредприятиях определяется на основе применения единой тарифной сетки (ETC), предусматривающей 18 разрядов и тарифных коэффициентов, величина которых установлена постановлением от 27 февраля 1995 года.
В настоящее время в соответствии с постановлением РФ от 22.05.2007 г. и от 05.08.2008 г. вместо ETC введены новые системы оплаты труда на основе профессионально-квалификационных групп (ПКГ). Группы определяются согласно критериям, утвержденным приказом Минздравсоцразвития от 06.08.2007 г.:
1. в первую группу включаются профессии рабочих и должности служащих, не требующие наличия профессионального образования;
2. во вторую - профессии рабочих, должности служащих и руководителей подразделений, требующие наличия начального или среднего профессионально образования;
3. в третью - должности служащих, требующие высшего профессионального образования;
4. в четвертую - должности специалистов, к которым предъявляются требования о наличии ученой степени и (или) ученого звания.
Профессии и должности в ПКГ распределены по нескольким квалификационным уровням в зависимости от сложности выполняемых работ и уровня квалификации.
По каждому уровню и группе устанавливаются минимальные размеры окладов (ставок) с учетом требований к профессиональной подготовке и уровню квалификации, необходимых для осуществления соответствующей деятельности, с учетом сложности и объема выполняемой работы.
В новых системах оплаты труда кроме окладов (ставок) пред-полагаются выплаты стимулирующего и компенсирующего характера.
Стимулирующие выплаты осуществляются:
1. за интенсивность и высокие результаты работы;
2. качество выполняемых работ;
3. непрерывный стаж работы и выслугу лет;
4. премиальные выплаты по итогам года.
Компенсирующие выплаты осуществляются за работу:
1. в тяжелых условиях;
2. с вредными или опасными и иными особыми условиями труда;
3. в местах с особыми климатическими условиями;
4. в условиях, отклоняющихся от нормальных (работы раз личной квалификации, совмещение профессий, сверхурочная ра¬бота, работа в ночное время и др.);
5. за работу со сведениями, составляющими государственную
тайну и работу с цифрами.
Система оплаты труда устанавливается в организации с учетом:
единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих;
единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих;
государственных гарантий по оплате труда;
- перечня видов компенсационного и стимулирующего характера примерных положений об оплате труда работников.
Фонд оплаты труда работников учреждений формируется на календарный год, исходя из объема лимитов бюджетных обязательств федерального бюджета, средств бюджетов государственных внебюджетных фондов и средств, поступающих от принося¬щей доход деятельности.
Общий плановый фонд оплаты труда определяется как сумма по всем категориям и подразделениям. Такой метод прямого счета оплаты труда трудоемок и требует длительного времени.
Так как в современных условиях инфляция (ее темпы) в течение года меняется, то расчеты ФОТ на предприятии целесообразно проводить по месяцам, исходя из предыдущего месяца, с корректировкой на число рабочих дней (часов), праздничных дней и месячного коэффициента инфляции.
