Система управления рабочим временем — это методика, которая необходима каждому, кто хочет успевать как можно больше. Она основана на правильном распределении времени, благодаря чему вы сможете намного повысить свою производительность и эффективность. Управление рабочим временем позволит вам делать намного больше и при этом тратить на работу гораздо меньше времени.
Правило шести «П»
Управление рабочим временем основывается на шести «П»: Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели.
Эффективное управление временем, или тайм-менеджмент, начинается с планирования. Оно должно стать обязательным ежедневным делом, и только после него вы будете приступать к работе. Поначалу планирование, возможно, займет немало времени, но эти затраты окупятся повышением вашей эффективности на 25% уже с первого дня, а впоследствии система управления рабочим временем позволит увеличить ее еще больше.
Планирование обязательно должно вестись на бумаге. Итогом планирования должен стать четкий список с иерархией дел по важности и срочности с указанием времени выполнения.
Правила расстановки приоритетов
Система управления рабочим временем — это не просто составление списка дел, но и их сортировка с помощью матрицы приоритетов, разработанной американским президентом Эйзенхауэром. По степени важности и по срочности каждое дело можно отнести к одной из четырех групп:
1) важное и срочное;
2) важное, но несрочное;
3) срочное, но неважное;
4) неважное и несрочное.
Управление рабочим временем сосредотачивается на двух первых группах. О делах двух последних категорий можно благополучно забыть.
Тайм-менеджмент требует в первую очередь определить главное. Для наглядного определения приоритетов можно использовать метод присвоения каждой задачи буквенного индекса: самое важное по своим результатам дело помечается «А», следующее — буквой «Б» и т.д. Управление рабочим временем требует не переходить к «Б», пока не выполнено «А». Внутри каждой группы цифры будут указывать степень срочности. Например, дело А1 — самое важное и срочное, А5 имеет приоритет перед Б1, а дела категории Д вы будете делать только при условии, что на них останется свободное время.
Закон принудительной эффективности
Управление рабочим временем невозможно без сосредоточенности и целенаправленности. Если вы будете хвататься то за одно, то за другое дело, эффективность вашего труда снизится в пять раз. Поэтому необходимо следовать закону принудительной эффективности, который гласит, что на всё времени никогда не хватит, но для самых важных дел время всегда найдется.
Эффективное управление временем подразумевает составление списка дел на завтра с вечера, чтобы утром вы точно знали, что будете сегодня делать и в каком порядке. В течение дня в список добавляются новые пункты с учетом приоритетности по отношению к другим задачам. Сделанные пункты нужно обязательно вычеркивать, чтобы вы могли наглядно оценить свою результативность.
Система управления рабочим временем подразумевает планирование от долгосрочного к краткосрочному и от глобального к частному. Большие задачи нужно делить на подзадачи и для каждой обязательно указывать сроки выполнения.
Итак, прежде чем начать что-то делать, займитесь планированием, на котором основано управление рабочим временем. Не забывать о необходимости тайм-менеджмента вам поможет правило 10/90: 10% времени, потраченного на планирование решения задачи, сэкономит 90% времени при ее выполнении. Такого замечательного результата поможет достичь
система управления рабочим временем.
