В современном деловом мире существуют определенные
правила ведения делопроизводства и оформления служебных документов. Когда вы составляете служебный документ, одно из основных требований к его тексту — лаконичность, объем письма, служебной записки, факса не должен превышать одной страницы формата А4. Составляя
текст служебного документа, избегайте излишних подробностей и повторений, сложные предложения разбивайте на более краткие и понятные. Объем таких служебных документов, как контракт и договор, не ограничивается.
Текст служебного документа должен состоять из юридически точных фраз, исключающих вольную трактовку. Чтобы этого добиться, соблюдайте порядок слов в предложении (подлежащее, сказуемое, дополнение или определение). Составляя документ, разбивайте его текст на смысловые абзацы. Не используйте в служебном документе резких, категоричных фраз, выдерживайте доброжелательный тон.
При оформлении служебного документа учитывайте, что текст должен состоять из двух основных частей:
1. введение, содержащее основания для составления данного документа;
2. основная часть с предложениями, претензиями, условиями, вариантами решения обсуждаемого вопроса.
В некоторых случаях рекомендуется начинать документ с основной части, так как начало письма привлекает наибольшее внимание адресата, а затем указывать причины составления служебного документа.
Разделы, пункты, подпункты являются основными частями объемных текстов и нумеруются арабскими цифрами. Обратите внимание, что абзацы внутри подпунктов нумеровать не нужно.
Текст служебного документа может быть представлен в виде таблицы (финансовый отчет и т. д.), анкеты (информация, основанная на определенном наборе показателей), формы установленного образца (контракт и т. д.)
Применяемые в организациях бланки с трафаретными текстами значительно упрощают процесс составления служебного документа и сокращают время документооборота за счет исключения процесса редактирования.
В распорядительных документах текст может составляться от первого лица единственного («приказываю», «прошу») или множественного числа («предлагаем»), а также от третьего лица единственного числа. Допускается применение определенно-личных и безличных предложений («предложенную смету утвердить»), отглагольных существительных («в связи с расширением», «по договоренности» и т. д.)
Подробно с
требованиями к служебным документам можно ознакомиться на специализированных сайтах, содержащих шаблоны и образцы заполнения различных бланков и форм.
Набираем в поисковике нужный запрос, находим
текст служебного документа — учимся оформлять и чувствуем себя в этом уверенно.
