Подготовка к совещанию.
После проведения заседания необходимо составить протокол. Он считается основным документом, потому что он фиксирует сам факт заседания, какое на нем было принято решение и срок его выполнения. Данный документ в дальнейшем служит основанием для издания постановления или решения.
Подготовка собрания.
Собрание, как правило, проводиться в любом составе. В него могут входить не только члены коллегиального органа, но и руководители департамента или специалисты определенных структур подразделения. Чем тщательнее пройдет подготовка собрания, тем меньше времени уйдет на подготовку к совещанию и тем больше эффективных решений будет принято.
В ходе заседания составляются некоторые документы, которые впоследствии служат приложением к протоколу.
Первым из этого ряда документов считается повестка дня. Она, как правило, составляется секретарем. Затем она рассылается всем участникам процесса заседания и приглашенным на него лицам. В ней необходимо указать число и последовательность вопросов, которые подлежат обсуждению, дату и время заседания, фамилию докладчика или если их много, то нужно перечислить каждого из них и место проведения заседания. Форма данной повестки может быть разной. На первом примере показан образец более официальной повестки, а на второй подходит для оперативных заседаний.
Пример первый оформления протокола, касательно повестки дня.
Пример второй.
Так же в состав документов входит и проект по решению каждого из вопросов, которые были включены в данную повестку. Готовят эти проекты сами докладчики.
В ходе подготовки к собранию также готовиться явочный лист или лист регистрации участников, его пример показан в примере под номером тринадцать. Его необходимо составляет, когда участников собрания больше пятнадцати.
Типовые правила оформления протокола.
Порядок оформления протокола определен ГОСТом. В данном ГОСТе указаны правила оформления протокола, а именно его заголовок и заключительная часть, а также требования, предъявленные к тексту этого документа.
Заголовок.
В нем указывается полное название предприятия, протокол, ставится его номер и дата, а так де место, где он был составлен и заголовок текста.
Если предприятие имеет официальное сокращенное наименование, то его можно указать строкой ниже в скобках. Это показано на примере три.
Если предприятие имеет вышестоящую организацию, то ее название должно быть указано выше названия организации. Это показано на примере пять.
Пример 3
Пример 4
Пример 5
Датой протокола считается день проведения самого заседания. Если заседание длилось не один день, то в протоколе следует указать дату его начала и конца. Это показано на примере шесть.
Пример 6
Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.
В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».
Номером протокола считается порядковый номер самого заседания.
Заголовок к тексту указывает вид коллегиальной деятельности. Это показано на примере семь.
Пример 7
Реквизиты заголовка можно расположить продольно. Это показано на примере восемь. Или угловым способом. Это показано на примере девять.
Пример 8
Пример 9
Пример 13
В примере двадцать один показано правильное оформление протокола при полном варианте его оформлении.
Пример двадцать два показывает краткое оформление протокола.
Оформление выписки из протокола
Выписка из протокола-точная копия части текста самого протокола. Она подписывается секретарем. Ее пример заполнения указан в примере двадцать четыре.
Пример 24
