Многие виды работ связаны с поездками в командировку, но
отправить работника в командировку – сложная кадровая процедура. Обязательно нужно оформлять все по правилам. Нормативы оформления командировок меняются каждый год. Сейчас попробуем разобраться, как правильно оформить командировку сотруднику в 2017 году.
Командировка – это выезд сотрудника за пределы его местожительства, а это, прежде всего затраты, которые подлежат обязательному оформлению документально. Проезд, гостиница (аренда квартиры), питание, передвижение по населенному пункту. Бухгалтеру и кадровикам необходимо все эти затраты списать на расходы фирмы, для этого и нужно знать и правильно оформлять всю документацию для того, чтобы отправить в командировку сотрудника.
Итак, проясним несколько моментов:
• Точная формулировка слову командировка.
• Кого нельзя отправлять в командировку?
• Максимальное время нахождение сотрудника в командировке.
Командировка всегда связана с перемещение сотрудника, он может быть направлен в другой населенный пункт, другую страну, другой офис. Все перемещения вне пункта, где сотрудник принят на работу и работает постоянно, считаются командировкой. Не имеет значение, отправлен он в обособленный филиал или вообще для выполнения поручения руководителя в вопросах, не связанных с его прямой деятельностью.
Командировки бывают разные, короткие и длительные, постоянные и разовые. Часто работа сотрудников связана с постоянными разъездами, их жизнь постоянно протекает в пути и вне дома. По закону ТК РФ этим сотрудникам тоже обязаны компенсировать транспортные расходы, аренду жилья, питание, ГСМ. Что именно будет возмещать организации, в каком объеме, как часто прописывается в трудовом договоре или в приказе, который издает руководитель фирмы. Продолжительность командировки никак не лимитирована, она может быть даже несколько часов и до бесконечности.
Направить сотрудника командировку можно, но нужно оформить его в штат, внештатные сотрудники не направляются в официальные поездки. Но это не единственное условие.
Нельзя направлять:
• Беременные, естественно, не могут поехать в командировку официально.
• Лица, которым не исполнилось 18 лет (есть исключения, театральные студии, кинематограф, СМИ, спортивные деятели)
• Ученический договор, по которому могут направить сотрудника в командировку любой возрастной категории, если профессиональная деятельность связанная с подготовкой этого требует.
Есть нюансы и с женщинами, имеющими двух и более малолетних детей, не достигших возраста 3х лет. Такие женщины теоретически могут быть отправлены в командировку, но только с их письменного согласия, с заключением врача о возможности данного мероприятия. Больше того, обязанность руководства предоставить возможность отказаться от командировки под подпись. Такие же права предоставляются сотрудникам, на попечении которых находятся инвалиды, тяжело больные, несовершеннолетние лица с ограничением передвижения.
Отправить в командировку сотрудника инвалида, тоже не просто. Тут действует ряд ограничений. Нужно внимательно изучить его программу реабилитации, там может быть запрет на служебные поездки, нарушение этого пункта влекут за собой административную ответственность для работодателя.
Оформить командировку сотруднику, который является отцом одиночкой можно тоже только с его письменного согласия.
Возможно ли отправить в командировку внештатного сотрудника?
Отправить в командировку сотрудника, с которым, к примеру, заключен договор подряда, можно, конечно. Но это не будет считаться командировкой. Оплата в данном случае законом никак не регулируется, только обоюдная договоренность с руководством. Оплачивается по желанию, возможности руководителя. В случае, когда работодатель и сотрудник достигли договоренности, сотрудник обязан предоставить: документальное подтверждение затрат и доказать, что все понесенные затраты связны с профессиональной деятельностью.
Оплата командировки сотруднику, не стоящему на учете в кадрах, должна быть узаконена договором. Тогда ему не придется платить с нее налог на доходы физическим лицам, а работодатель будет убережен от оплаты в случае травм и страховых выплат. При
«придирках» трудового инспектора следует отстаивать свои права. Выполнение поручений начальства уже можно считать должностными обязанностями. Статья 67 ТК РФ гласит, что приступивший к работе человек автоматически считается имеющим трудовой договор, заключившим его. Чтобы не пришлось ничего доказывать, лучше заключите с сотрудником срочный договор, всем будет проще и спокойнее.
Оформление командировки в 2017 году: документы, приказ.
Существует точный перечень документов, с помощью которого нужно оформлять командировку сотрудникам.
•
№ Т_10а форма – служебное задание
•
Командировочное удостоверение в соответствии с формой Т_10а
•
Приказ о направлении в командировку, обязательно оформленный по формам (№ Т_9 или Т_9а)
Есть варианты, например, оформить с помощью № Т-10а служебное задание. Это делает сам руководитель лично. Обязательным считает указывать в таком задании:
• Фамилию, имя и отчество сотрудника;
• Место, где числится работник (цех, отдел, филиал);
• Место назначения, конечная точка отправления сотрудника;
• Кто оплачивает расходы (название ИП, ООО, ЗАО);
• Документальное основание для командировки.
Документы подписывает главное лицо фирмы, руководитель. И далее они передаются в кадровую службу, где готовится непосредственно служебное постановление с печатью.
Этот документ обязательно должен храниться в архиве фирмы не менее 5 лет. И уже после руководителя и кадровиков передается в бухгалтерию совместно с авансовым отчетом на сотрудника.
Чтобы сотрудник имел право на получение суточных, обязательно со служебным приказом выдавать сотруднику командировочное удостоверение. Только на его основании бухгалтерия сможет начислить деньги. Для оформления командировочного удостоверения так же предусмотрен типовой бланк №1. В данном удостоверении есть несколько разделов, где сотрудник обязан ставить отметки о каждом своем перемещении, и поставить печать предприятия того филиала, куда сотрудник направлен. Удостоверение оформлять каждый раз необходимости нет, случаи, когда его оформление не обязательно, прописаны в ТК РФ. К ним относятся заграничные командировки и филиалы заграничных фирм. Отправляя в командировку сотрудника по России, удостоверение оформлять обязательно.
Как оформить командировку сотруднику в 2017 году
Изучив все вышеперечисленное, станет понятно, как направлять сотрудника в командировку, не нарушая закона. Кадровые работники и бухгалтерия должны неукоснительно соблюдать все правила оформления и знать их максимально точно. Так же следить за обновлением законодательной базы.
Оформить командировку сотруднику просто, если действовать в рамках закона, оформлять все сопутствующие документы, знать перечень лиц с ограничениями и не пытаться сэкономить.
Фактический срок пребывания в командировке определяется только проездным документом с датами отбытия и прибытия. Отправляя сотрудника в командировку, необходимо предупредить его, что хранить билеты, чеки, либо другие бумаги, подтверждающие его убытие и прибытие, обязательно. Направлять в командировку сотрудника следует доверять только компетентным специалистам, которые ежегодно проходят повышение квалификации и не пренебрегают мелочами.
