Как оформить личное дело сотрудника: для каждого работника заводится личное дело, состоящее из документов, которые собираются в течение его трудовой деятельности. Эти документы являются информацией о работнике, его трудовых заслугах и о студенческом периоде в институте. Все эти бумаги входят в перечень документов по личному персоналу, и оформить личное дело сотрудника нужно согласно утвержденным правилам.
В соответствии с президентским указом от 2005 года, каждое муниципальное и государственное учреждение должно оформить личное дело сотрудников. Для других компаний оформление личного дела проводится по усмотрению директората.
Как показывает опыт, формирование личных дел сотрудников является полезной практикой. Так как все данные хранится в одном месте, то по надобности она доступна для оперативного поиска по выдвинутому запросу.
Следующие документы понадобятся для формирования личного дела:
• Заявление о приеме;
• Договор о трудоустройстве;
• Персональный листок учета кадров;
• Резюме (личная информация о работнике);
• Копии дипломов;
• Приказ назначения на занимаемую позицию;
• Выписки из результатов тестирования;
• Характеристики;
• Рекомендательные письма;
• Лист с указанными обязанностями сотрудника;
• Аттестационный лист;
• Копия удостоверения личности;
• Заявления о смене позиции;
• Другие приказы;
• Данные о доходах;
• Трудовая книжка.
Формирование личного дела может дополняться дополнительными документами. Для государственных служащих список дополнительных бумаг можно найти в указе президента.
Как оформить личное дело сотрудника: формирование дела начинается по мере появления документов, которые складываются в порядке поступления. Личное дело сотрудника, находящегося на госслужбе, передается в архив. В отделе кадров, документы хранятся в течение 10 лет. При переходе сотрудника в другое ведомство, его лично дело направляется в новый отдел кадров. Личное дело сотрудника передается в архив в течение трех лет.
Так как материалы личного дела очень важны, формирование личного дела без описи, невозможно. Ее нумеруют вне других бумаг из личного дела. Перед тем, как дело будет направлено в архив, необходимо составить лист-заверитель, в котором указывается общее число листов из внутренней описи.
Оформить личное дело сотрудника нужно в обязательном порядке. Если за двенадцать месяцев, личных дел сотрудников собралось немного, при архивировании их группируют и прошивают в общее дело. При этом формируется внутренняя опись, в которую заносятся данные о каждом деле. Опись имеет следующий формат:
• ФИО работников
• Нумерация листов
Формирование личных дел сотрудников делается для облегчения условий их дальнейшего использования.
Оформлять общие личные дела не всегда целесообразно, поэтому рекомендуется оформить личное дело как самостоятельную структуру и также ее архивировать. Если архивируются дела гражданских служащих, то это делается по отдельности.
Инструкция по оформлению
Заголовок указывается состоит из ФИО работника (прописывается в именительном падеже)
Если в написании инициалов присутствуют варианты, например, вторая фамилия, то они также указываются в заголовке, в скобках.
При формировании общего личного дела, в заголовке прописываются только первые буквы фамилий сотрудников, чьи дела находятся в общей папке.
Последние даты по приказам проставляются таким же образом, как при заполнении приказов найма на работу или при увольнении. Некоторые службы в качестве крайних дат указывают даты назначения и увольнения. Однако данный вариант правильным не считается.
Документы, которые помечены более ранними датами на выявление крайних дат не влияют.
Личное дело сотрудника подлежит хранению в течение 75 лет. Период хранения личных дел у директората – постоянный. Когда личное дело перенаправляется в архив, на обложке указываются даты его хранения. На обложку не надо переносить номер статьи. Срок хранения дел от возраста служащих не зависит. Отсчет хранения начинается с момента увольнения сотрудника.
Каждое личное дело сотрудника должно иметь четкое зафиксированное количество листов.
В этой небольшой статье мы описали список главных документов, из которых формируется также по его хранению и архивированию, и теперь вы знаете, как оформить личное дело сотрудника.
Пошаговая видео-инструкция по оформлению личного дела:
