Если в организации есть клиенты, то обязательно будут присутствовать претензии, аргументированные они или нет, не имеет смысла, с ними нужно работать, принимать их, обрабатывать и отвечать, в этой статье мы рассмотрим,
как правильно составит претензию от компании.
Как составить письмо – претензия от одной организации к другой
Письмо – претензия, представляет собой деловое письмо. Унифицированной формы оно не имеет, потому составляется произвольно в свободной форме, опираясь на правила деловой переписки.
Претензия – это выражение неудовлетворённости работой или продукцией компании. Для того, чтобы претензия состоялась, нужно чтобы оппонент что-то нарушил. Быть может, это предписания, правила, договор или закон. Юридическое лицо при составлении претензии, должно знать какие права были нарушены.
Составлять претензию нужно сразу, как только случилась неприятная ситуация. В этом случае, вероятность все исправить с минимальными потерями, еще велика. Необходимо подготовить фактический материал, судебное предписание, договор с оппонентом, обязывающее его что-то сделать. К претензии прилаживается все имеющиеся копии документов.
Написание письма – претензии, должно быть в официально – деловом стиле, вежливо, без угроз и грубостей. Возможно ваша проблема, это всего лишь незначительное недоразумение, и вы еще можете сохранить партнерские отношение с оппонентом.
Правильно составляем претензию
• Адресатом претензии, является руководитель организации – оппонента.
• Тема письма обязана быть информативной, а так же содержать номер и наименование документа, который является основой для претензии.
• Заголовок письма, достаточно прост ПРЕТЕНЗИЯ (прописными буквами, полужирно). Так же можно написать претензию в виде обращения к руководители, но в этом случае, но в этом случае, письмо могут не отнести к разделу претензий.
• Вступление, может дублировать основную часть. Текст можно начинать со слов:
Направляем претензию относительно…
Выражаем вам претензию в связи…
Предъявляем претензию в отношении…
После вступления излагаем проблему, ссылаясь на определенные документы.
• В заключении нужно указать свои требования. Например, дополнительная поставка продукции, возмещение убытков. При желании здесь можно указать, что вы готовы, при необходимости, отстаивать свои права в судебном порядке.
• Приложение в письме – претензии должно быть обязательно. Оно представляет собой, копии документов, которые указаны в письме: платежное поручение, оплаченный счет, договора, накладная, акт выполненных работ и тд. Законы не прикладываться к претензии.
• Подпись в составленной претензии ставит гендиректор.
• Исполнитель.
Составленную претензию, нужно распечатать на фирменном бланке организации и зарегистрировать как исходящее письмо. Затем, ставиться печать и подпись директора.
Правильно составленную претензию, нужно отправить в оригинальном виде. Использовать электронные письма и факсы запрещено. Лучше отвезти письмо лично. На вашем экземпляре претензии, обязаны проставить входящий номер. Так же, можно письмо-претензию, отправить заказным письмом с уведомлением. Не принять правильно составленную претензию от компании на фирменном бланке и подписанную руководителем организации, не имеют право.
Скачать образец письма-претензии:
Требование о соразмерном уменьшении стоимости туристической путевки (355)
Требование к службе быта о возмещении стоимости испорченной вещи (383)
Требование к магазину о замене товара (418)
