Чтобы произвести хорошее впечатление на клиента, нужно придерживаться следующих правил, давайте рассмотрим, советы эксперта как правильно написать коммерческое предложение.
1. «Шапка». Чтобы правильно написать коммерческое предложение, возьмите фирменный бланк вашей организации, который должен содержать «шапку» - другими словами, вверху листа должен располагаться логотип компании, телефоны и адрес. В идеале «шапка» должна выглядеть полноцветной. Чтобы этого добиться, можно заказать в типографии бланки или воспользоваться цветным принтером. Не забудьте, что «шапка» должна быть на всех страницах коммерческого предложения.
2. Дата и номер регистрации предложения. Некоторые организации регистрируют все корреспонденцию (входящую и исходящую). Именно для этого служат 2 строки, которые находятся справа вверху на первой странице. Предложение регистрируется делопроизводителем на первой строке, делопроизводителем клиента – на второй.
3. Куда (факсы/телефоны, электронный адрес, почтовый адрес, наименование организации). Данные сведения размещаются в правом верхнем углу на первой странице. Правильно написанное коммерческое предложение должно содержать полный перечень контактных данных, даже если данное предложение является не первым.
4. Обращение. Кому (ФИО, должность). Полностью пишется имя, фамилия, отечество и должность человека, которому адресовано коммерческое предложение. В данном документе не принято обращаться к человеку несколько раз по имени и отчеству, поэтому они прописываются полностью, а не в качестве инициалов.
5. Выражение своего уважения. После того, как обращение будет написано, необходимо изложить краткий словесный реверанс. Если ваша переписка довольна продолжительна, следите за тем, чтобы слова вежливости не повторялись в каждом письме.
6. Повод написания. Чтобы написать коммерческое письмо необходим повод. К примеру, на встрече с клиентом, вы договорились выслать ему свое предложение, то так должно быть и написано. Чтобы клиент с начала чтения понимал, что получил предложение по своей просьбе.
7. Описание положения клиента. После нужно пересказать коротко – какие главные задачи интересуют клиента. Их опись позволит определить, на сколько правильно вы поняли требования клиента.
8. Описание предложений. Правильно написанное коммерческое письмо должно содержать краткое описание самого предложения, от технических подробностей следует отступить. Если они имеются в наличии, тогда их необходимо изложить в приложении.
9. Приложения. Все сведения, касающиеся технических характеристик, расчетов и подробностей, должны быть внесены в приложения и размещаться после самого предложения. Их число не ограниченно, однако информация должна быть умеренна и действительно интересна клиенту.
10. Сумма инвестиций. Предложение должно быть описано со всех сторон, его выгоды и преимущества. Если предложений несколько, необходимо вкратце их прокомментировать.
11. Срок действия предложения. Цена, сроки, условия поставки, все это может измениться. Поэтому, клиент должен осознавать, что ваше предложение – не бессрочно и предполагает точно оговоренные временные рамки.
12. Ваша компания, как деловой партнер (гарантии, истории и т.д.). Чтобы составить коммерческое предложение в правильном виде, не забудьте описать преимущество вашей фирмы, то есть то, что отличает вас от конкурентов.
13. Дата следующего контакта. В письме обозначьте, когда вы хотите вновь связаться с клиентом, уточните, каким именно будет этот контакт – «электронным», личным или телефонным. Предпочтительней самостоятельно напомнить о себе своему клиенту.
14. Дата. Каждое ваше предложение нужно датировать – это исключит недопонимания.
15. Подпись. После словесных реверансов, в конце предложения, ставиться подпись. Необходимо указать свое ФИО и должность.
16. Нумерация страниц. Если составленное коммерческое предложение имеет несколько страниц, все они должны нумероваться.
17. Оформление. Каждый абзац нужно начинать с новой строки. Можно увеличить интервал между абзацами. Чтобы текст смотрелся более привлекательным, надо использовать выравнивание «по ширине».
Не рекомендуется применять сложное форматирование или вычурные шрифты, лучше всего написать коммерческое предложение в умеренном стиле. Занимать оно должно не больше 2-х страниц, и каждая страница должна быть полностью заполнена. Желательно, чтобы письмо содержало несколько корпоративных элементов, перекликалось с оформленными буклетами, сайтами или рекламным материалом. Если эти советы эксперта как правильно написать коммерческое предложение, брать во внимание, то вы очень скоро добьетесь успехов!
Пример правильного коммерческого предложения:
